Home › Kennisbank › Audit-ready archief afsluiten
Praktijk

Audit-ready: uw archief afsluiten voor jaarafsluiting

· 7 min lezen · DeSnipperaar

Elk jaar komt het moment waarop de accountant aanbelt. Kast open, kast dicht, waar ligt het inkoopboek van het vorige boekjaar, en waarom zit er nog een doos uit 2014 achter het rek? Een goed georganiseerd archief maakt de jaarafsluiting sneller, goedkoper en minder stressvol. Een slecht georganiseerd archief kost u uren zoektijd en zadelt u op met overlegwerk met de accountant dat u ook anders had kunnen besteden. Dit artikel geeft een ritme en checklist om uw archief jaarlijks audit-proof af te sluiten.

Doelgroep: administrateurs, kantoormanagers, MKB-ondernemers, controllers.

Waarom een jaarlijks ritueel?

Zonder vast moment groeit uw archief onbegrensd. Papierdozen hopen op, HDD's blijven in kasten liggen, usb-sticks verdwijnen onder bureaus. De AVG (art. 5) eist opslagbeperking. De fiscale wet (AWR art. 52) eist dat relevante documenten beschikbaar blijven. Een jaarlijks ritme verzoent beide: u weet altijd welk materiaal wettelijk nog nodig is en welk materiaal weg kan. Het materiaal dat weg kan, komt in aanmerking voor archiefvernietiging.

Een archief zonder jaarlijks vernietigingsmoment wordt een systeem zonder controle. U bewaart te lang, u weet niet wat er ligt, en u loopt AVG-risico.

De jaarcyclus in vijf fasen

Fase 1: inventarisatie (januari)

Na het jaareinde loopt u door het archief. Wat staat er? Per dooslabel noteert u boekjaar, inhoudstype en bewaartermijn. Hebt u geen labels? Begin er nu mee. Een doos zonder label is een doos die u niet kunt opruimen.

Handige categorieen bij inventarisatie:

Fase 2: bewaartermijntoets (januari/februari)

Per doos bepaalt u of de bewaartermijn is afgelopen. Twee kolommen op een lijst: ‘mag weg’ en ‘blijft’. Laat een tweede paar ogen de lijst tekenen, bij voorkeur iemand met beslissingsbevoegdheid (financieel manager, DPO).

Fase 3: jaarafsluiting boekhouding (februari/maart)

Uw accountant sluit het vorige boekjaar af. Het nieuwste jaar gaat nu het archief in. Pas als de jaarrekening definitief is, mag u aannemen dat niemand meer terug hoeft naar een document uit dat jaar. Hierna kunt u de oudste set (boekjaar X-8 nu X-1 + 7) definitief vernietigen.

Fase 4: vernietigingsmoment (maart/april)

Plan een mobiele vernietigingsronde. Dozen van ‘mag weg’-lijst verzamelen, operator laat zien, shredder draait, certificaat eruit. Zie mobiele vs offsite shredding.

Fase 5: administratie en labels (april)

Certificaat opslaan in AVG-dossier. Bewaarregister bijwerken. Vrijgekomen archiefplekken gereserveerd voor het volgende boekjaar.

Checklist voor de accountantscontrole

De accountant kijkt niet alleen naar cijfers maar ook naar uw administratieve proces. Zorg dat u klaar hebt:

  1. Grootboek, balans, winst-en-verliesrekening van het afgelopen jaar
  2. Debiteuren- en crediteurenkaarten
  3. Bankafschriften en kasstukken
  4. Loonaangiften en loonstaten
  5. Contracten van nieuwe relaties
  6. Afschriften voorraadtellingen
  7. Vernietigingscertificaten (bewijs dat oude boekjaren weg zijn)
  8. Bijgewerkt verwerkingsregister
  9. Eventuele datalek-meldingen van het afgelopen jaar

Een complete map spaart uren overlegtijd bij de audit.

Jaarafsluiting achter de rug, tijd om op te ruimen?

Wij halen uw oudste boekjaar op, vernietigen het op onze eigen vestiging en leveren het certificaat voor uw AVG-dossier. Binnen 35 km van Amsterdam zonder ophaalkosten.

Vraag een offerte aan

ISO-audit en NEN 7510

Als uw organisatie ISO 27001 of NEN 7510 (zorg) aanhoudt, is archiefbeheer onderdeel van de jaarlijkse audit. Auditor kijkt naar:

  • Zijn bewaartermijnen vastgelegd in procedures?
  • Worden ze nageleefd?
  • Is vernietiging gedocumenteerd?
  • Is er een verwerkersovereenkomst met vernietigingspartij?
  • Worden datadragers op een gecontroleerde manier afgevoerd?

Bij een NEN 7510-audit voor zorginstellingen is vernietiging van medische gegevens een expliciet item. Zie WGBO 20 jaar.

Het pre-auditweekend

In de week voor de audit doen veel organisaties een opruimronde. Wat vaak gebeurt: kast wordt leeggehaald, gevonden dozen direct verscheurd in een kantoorshredder. Fout. Reden: geen certificaat, geen documentatie, geen audit-trail.

Beter: plan de vernietiging professioneel met certificaat, liefst minimaal een maand voor de audit. Dan kunt u bij de audit aantonen: ‘Op 15 februari hebben we boekjaar 2018 vernietigd, certificaat X, volgens DIN 66399 P-5.’

Digitale kant

De audit checkt vaak ook digitale archiefpraktijk:

Elk van deze opruimacties kan in dezelfde ophaalronde als papier, mits u een dienst kiest die beide doet.

Wat te doen als u achterloopt?

Hebt u jaren overgeslagen en ligt er een enorme achterstand? Geen paniek. Werkwijze:

  1. Inventariseer globaal wat er ligt. Niet per document, per doos is voldoende.
  2. Markeer alle dozen ouder dan 8 jaar als ‘te beoordelen’.
  3. Plan een eenmalige grote opruimronde met ophaal in één keer.
  4. Na de schoonmaak: introduceer het jaarritme.

Geen schaamte voor een eenmalige grote actie. Beter nu dan nog langer uitstellen.

Samenwerking met accountant en DPO

Plan een jaargesprek: accountant, DPO, administrateur. Bespreek:

  • Welke termijnen veranderden in wetgeving?
  • Welke nieuwe verwerkingen zijn er?
  • Hoe loopt het verwerkingsregister?
  • Welke dossiers gaan de komende 12 maanden aflopen?
  • Wanneer plannen we de volgende vernietigingsronde?

Een uur jaarlijks gesprek bespaart tientallen uren nazorg.

Een jaarafsluiting is het moment om oude dossiers in een keer op te ruimen. Zie eenmalig papier vernietigen voor bedrijven.

Jaarlijks ritme opzetten? Bel ons of vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Wij plannen vaste vernietigingsmomenten in, inclusief remindersysteem.