Home › Kennisbank › WGBO 20 jaar patientendossiers
Zorg

WGBO 20 jaar patientendossiers: de praktijk voor huisartsen en tandartsen

· 8 min lezen · DeSnipperaar

Sinds 1 januari 2020 geldt voor medische dossiers een bewaartermijn van 20 jaar. Dat staat in artikel 7:454 BW, onderdeel van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). De termijn is verlengd van 15 naar 20 jaar om beter aan te sluiten bij de gemiddelde duur van zorg- en aansprakelijkheidsvragen. Voor huisartsen, tandartsen, fysiotherapeuten en specialisten betekent het concreet: elk dossier dat je opent blijft twintig jaar na de laatste mutatie bij je. Dit artikel gaat in op wat dat praktisch betekent en hoe je compliant vernietigt als de termijn afloopt.

Doelgroep: huisartsen, tandartsen, fysiotherapeuten, specialisten, praktijkmanagers en functionarissen gegevensbescherming in de zorg.

De kern van artikel 7:454 BW

Letterlijk bepaalt de wet dat de hulpverlener het dossier ‘gedurende twintig jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier heeft plaatsgevonden, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit’ bewaart.

Twee dingen vallen op. Eerste: de klok begint bij de laatste wijziging, niet bij aanvang van de behandeling. Een dossier van een patient die sinds 2015 komt en in 2024 nog een consult had, blijft tot 2044 bewaard. Tweede: ‘zoveel langer als redelijkerwijs’ opent de deur naar langere bewaring voor specifieke gevallen, bijvoorbeeld bij erfelijke aandoeningen waar familieleden nog informatie nodig kunnen hebben.

Uitzonderingen en varianten

Eerder vernietigen dan 20 jaar is tuchtrechtelijk en civielrechtelijk risicovol. Langer bewaren is onder AVG alleen toegestaan als er een specifieke grondslag is.

EPD en papier: gemengde archieven

De meeste praktijken werken met een Elektronisch Patienten Dossier (EPD) zoals Promedico, Medicom, Mira, Exquise of OmniHis. Maar er ligt vrijwel altijd nog een gedeeltelijk papieren archief:

Voor het papieren deel geldt hetzelfde regime als voor het digitale: 20 jaar bewaren, daarna vernietigen. Een hybride aanpak is alleen werkbaar als duidelijk is welke kant het ‘brondocument’ heeft. Brondocumenten in papier met digitale kopie: papier mag weg zodra digitale archivering onveranderbaar en leesbaar is (conform AVG art. 32).

Wat vernietigen als de 20 jaar om zijn?

Vanaf 2040 begint de eerste golf dossiers onder het nieuwe regime af te lopen. Voor 2025 gaat het nog om dossiers uit 2005 die 15 jaar onder het oude regime vielen, maar in 2020 de nieuwe 20-jaar toepassing kregen als er iets aan gewijzigd werd.

Concreet vernietig je:

Voor papier is DIN 66399 P-5 de standaard in de zorg, omdat patientendossiers onder bijzondere categorie AVG art. 9 vallen.

Certificering en de rol van de FG

Elke vernietigingsronde vraagt om een certificaat dat in het praktijk-AVG-dossier komt. De Functionaris Gegevensbescherming (FG, verplicht bij grotere zorgorganisaties, aanbevolen bij kleinere) gebruikt dit bij audits en eventuele vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens of de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd.

Minimaal op het certificaat:

  1. Aantal eenheden per type (dossierkaarten, foto's, tapes, schijven)
  2. Methode (mobiele shredder, desintegrator)
  3. DIN 66399 niveau (P-5, E-5, F-5 bij beeldmateriaal)
  4. Datum en locatie van vernietiging
  5. Namen van uitvoerder en getuige (praktijkmanager, arts, FG)
  6. Uniek opdrachtnummer

Praktijkverhuizing, fusie of archiefsluiting?

Wij vernietigen patientendossiers op je locatie tot DIN 66399 P-5, inclusief rontgenfoto's, CD's en oude EPD-schijven. Certificaat per opdracht, spoed binnen 24 uur mogelijk.

Vraag een offerte aan

Praktijkstopzetting en overdracht

Als een arts met pensioen gaat of de praktijk overdraagt, blijft de bewaarplicht gelden. Er zijn twee opties:

  1. Overdracht aan opvolger: de nieuwe arts neemt het dossier over onder geheimhouding. Patient heeft recht op inzage en kan bezwaar maken. Leg de overdracht vast in een verwerkersovereenkomst.
  2. Externe archiefdienst: gespecialiseerde archiefbeheerders slaan dossiers op tot aan het einde van de termijn. Vernietiging volgt dan in beheer van die dienst. Check of zij DIN 66399 P-5 en certificering bieden.

Wat niet mag: dossiers bij de arts thuis opslaan. De locatie moet toegangscontrole, brandwerende kluis en logging hebben.

De samenloop met AVG

WGBO specifieke bewaartermijn gaat boven AVG opslagbeperking. Zolang de 20 jaar lopen, is bewaren niet alleen toegestaan maar verplicht. Zodra de termijn afloopt komt AVG art. 5 weer in het vizier en is vernietigen de standaard.

Patienten kunnen binnen de termijn wel om eerdere vernietiging vragen (art. 7:455 BW). De arts mag dat verzoek weigeren als ‘een aanmerkelijk belang van een ander dan de patient’ zich ertegen verzet (bijvoorbeeld nog lopende aansprakelijkheidsclaim). In de meeste gevallen wordt het verzoek ingewilligd en volgt vernietiging volgens P-5.

De praktische kalender

Een goede praktijk plant een vernietigingsmoment per jaar, bij voorkeur in januari of februari. Dan is het rustig en kun je de dossiers uit het jaar 20 geleden minus 1 (dus in 2026 de dossiers die in 2005 de laatste mutatie hadden) verwijderen uit het archief, een controlelijst maken, en in een mobiele shredderronde laten vernietigen.

Jaarlijkse vernietiging van zorgarchief plannen? Bel ons of vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. We denken gratis mee over classificatie, DIN-niveau en planning.