Zorg

Verpleeghuizen: clientdossiers van bewoners vernietigen

29 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een verpleeghuis beheert de meest gevoelige gegevens die er zijn: het zorgdossier van elke bewoner, zorgplannen, medicatieoverzichten en medische aantekeningen. Een deel valt onder de lange bewaartermijn van de WGBO, een deel onder de fiscale bewaarplicht en een deel hoort zo kort mogelijk bewaard te worden. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer een dossier weg mag na overlijden of vertrek van een bewoner en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen met een certificaat.

Het snelle antwoord: de medische gegevens in het zorgdossier vallen onder de WGBO en blijven in beginsel twintig jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging. De administratie valt onder de fiscale zeven jaar. Zorgplannen en losse aantekeningen zonder blijvende medische waarde ruimt u eerder op. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

Twee kaders: WGBO en AVG

Bij een verpleeghuis lopen twee dingen door elkaar. De WGBO verplicht u om medische gegevens lang te bewaren, in beginsel twintig jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier. Daarnaast geldt de AVG, die vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig. De WGBO bepaalt de ondergrens voor wat u moet bewaren, de AVG de bovengrens voor wat u niet te lang mag houden.

Behandel het dossier daarom per onderdeel. Een medicatieoverzicht of een medische aantekening heeft een andere status dan een zorgplan zonder blijvende medische waarde of een concept. Als u dat onderscheid maakt, bewaart u precies wat moet en ruimt u de rest op tijd op. De hoofdlijn van alle termijnen staat in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de WGBO-termijn vanaf de laatste wijziging, de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Medisch zorgdossier	WGBO	20 jaar
Medicatie- en behandelgegevens	Onderdeel zorgdossier	20 jaar (WGBO)
Administratie en facturatie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Zorgplan zonder medische waarde	Doelgebonden	zo kort mogelijk
Personeelsdossier medewerker	Apart kader	eigen termijnen
Correspondentie en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van de WGBO en uw eigen protocol. Bij twijfel raadpleegt u uw behandelaar of privacyadviseur. De uitzonderingen op de twintig jaar staan in de WGBO-bewaartermijn van 20 jaar.

Medicatie en medische gegevens onder de WGBO

Het hart van een clientdossier is medisch. Medicatieoverzichten, behandelafspraken, aantekeningen van de arts of verpleegkundige en de gezondheidsgeschiedenis van de bewoner zijn bijzondere persoonsgegevens. Voor dit deel geldt de WGBO-termijn van in beginsel twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Zolang die termijn loopt, houdt u het medische dossier compleet en veilig.

Een langere bewaring kan nodig zijn als goed hulpverlenerschap daarom vraagt, bijvoorbeeld bij een aandoening die voor nazorg van belang blijft. Een kortere bewaring kan als de bewoner daarom vraagt en er geen zwaarwegend belang tegen is. Leg zulke afwegingen vast, zodat u later kunt uitleggen waarom een dossier langer of korter is bewaard. Een heldere vastlegging voorkomt discussie op het moment dat het dossier daadwerkelijk aan vernietiging toe is.

Dossiers na overlijden of vertrek van een bewoner

Overlijden of verhuizing naar een andere instelling beeindigt de zorg, maar niet de bewaartermijn. Het medische deel van het dossier blijft in beginsel twintig jaar bewaard, ook als de bewoner er niet meer is. Ruim een dossier dus niet op zodra een kamer leegkomt. Nabestaanden kunnen onder voorwaarden nog inzage vragen. Een dossier kan van belang zijn bij een klacht of een medische vraag.

Houd daarom een duidelijke scheiding aan tussen actieve en afgesloten dossiers. Zet afgesloten dossiers apart met de datum waarop de termijn afloopt, zodat u ze op het juiste moment kunt vernietigen. Deze aanpak is vergelijkbaar met die bij thuiszorg en het vernietigen van clientdossiers, waar dezelfde WGBO-logica geldt.

Zorgdossier en personeelsdossier apart houden

In een verpleeghuis liggen twee soorten dossiers dicht bij elkaar: het zorgdossier van de bewoner en het personeelsdossier van de medewerker. Ze hebben eigen grondslagen en eigen termijnen en horen niet op een hoop. Het zorgdossier volgt de WGBO, het personeelsdossier volgt de regels rond arbeid en fiscaliteit. Houd ze fysiek en digitaal gescheiden, zodat u het ene kunt vernietigen zonder het andere te raken. Het verschil tussen personeelsdossier en patientdossier is voor een zorginstelling een terugkerend aandachtspunt.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits de dossiers in medisch zorgdossier, administratie, zorgplan en personeelsdossier.
2. Houd het medische deel aan volgens de WGBO-termijn van twintig jaar.
3. Zet afgesloten dossiers apart met de datum waarop de termijn afloopt.
4. Ruim zorgplannen en concepten op zodra ze geen blijvende waarde hebben.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Zorgdossiers laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze medische en identiteitsgegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Digitale dossiers en datadragers horen er nadrukkelijk bij: een oude server, een back-up of een computer uit het elektronisch clientdossier bevat dezelfde gevoelige gegevens als het papier en verdient dezelfde zorg.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u aantoonbaar heeft vernietigd. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Dossiers opruimen bij overlijden of vertrek. De WGBO-termijn loopt gewoon door.
• Zorgdossier en personeelsdossier vermengen. Ze hebben eigen grondslagen en termijnen.
• Digitale dossiers vergeten. Een oude server of back-up bevat dezelfde medische gegevens.
• Onversnipperd weggooien. Een zorgdossier op straat is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een verpleeghuis het zorgdossier van een bewoner bewaren?

De medische gegevens in het zorgdossier vallen onder de WGBO en blijven in beginsel twintig jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging. De administratie valt onder de fiscale zeven jaar. Losse aantekeningen zonder blijvende medische waarde ruimt u eerder op.

Mag ik het dossier vernietigen zodra een bewoner overlijdt of vertrekt?

Nee. Overlijden of vertrek beeindigt de zorg, maar niet de WGBO-termijn. Het medische deel blijft in beginsel twintig jaar bewaard. Nabestaanden kunnen soms nog inzage vragen, dus houd het dossier compleet tot de termijn is verstreken.

Horen zorgdossier en personeelsdossier bij elkaar?

Nee. Het zorgdossier van een bewoner en het personeelsdossier van een medewerker hebben eigen grondslagen en termijnen. Houd ze gescheiden, zodat u het ene kunt vernietigen zonder het andere te raken.

Hoe vernietig ik zorgdossiers AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.

Conclusie

Een verpleeghuis werkt met medische en identiteitsgegevens van elke bewoner, tussen de WGBO en de AVG in. Houd het medische zorgdossier aan volgens de twintig jaar van de WGBO, bewaar de administratie zeven jaar en ruim zorgplannen zonder blijvende waarde eerder op. Een dossier verdwijnt niet bij overlijden of vertrek, maar loopt de termijn uit. Houd zorgdossier en personeelsdossier gescheiden en vergeet de digitale datadragers niet. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan beide kaders en beschermt u de gegevens van uw bewoners.

Lees ook: kraamzorg: clientdossiers vernietigen, verloskundigen: clientdossiers en WGBO vernietigen, tandtechnische labs: patientgegevens vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Clientdossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.