Zorg

Kraamzorg: clientdossiers van moeder en kind vernietigen

29 juli 2026 · 9 min lezen · DeSnipperaar

Een kraamverzorgende komt de eerste dagen na een bevalling bij het gezin thuis en legt onderweg veel vast. Het dossier van de moeder, de gegevens van de pasgeborene, het zorgplan en de overdracht naar de verloskundige en het consultatiebureau. Dat zijn gezondheidsgegevens en dus bijzondere persoonsgegevens, met een lange bewaartermijn onder de WGBO. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: het kraamdossier valt onder de WGBO-bewaartermijn van in beginsel twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. De facturatie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Werkaantekeningen zonder blijvende waarde ruimt u direct op. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

Twee kaders: WGBO en AVG

Bij kraamzorg lopen twee kaders door elkaar. De WGBO regelt de zorgrelatie en schrijft voor dat u een dossier bijhoudt en dat gedurende een lange termijn bewaart. Daarnaast geldt de AVG, die vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig. De WGBO bepaalt de ondergrens voor wat u moet bewaren, de AVG de bovengrens voor wat u daarna niet te lang mag houden.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en genieten extra bescherming. Een kraamdossier bevat gegevens over de gezondheid van moeder en kind, over de bevalling en over het verloop van de kraamperiode. Behandel dat dossier daarom met dezelfde zorg als andere medische dossiers, van de eerste notitie tot de uiteindelijke vernietiging. De hoofdlijn van de bewaarplicht staat in de WGBO-bewaartermijn van 20 jaar.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de WGBO-termijn vanaf de laatste wijziging in het dossier.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Kraamdossier moeder en kind	WGBO-bewaarplicht	20 jaar
Zorgplan en overdracht	Onderdeel van het dossier	20 jaar
Facturatie en administratie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Toestemming en identiteitsgegevens	Zo beperkt mogelijk	alleen wat nodig is
Werkaantekeningen en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van uw eigen kwaliteitsbeleid. Bij twijfel raadpleegt u uw branchevereniging of privacyadviseur. Een breder overzicht van termijnen vindt u in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

Dossiers van moeder en pasgeborene

In een kraamdossier lopen de gegevens van twee personen samen. De moeder is uw client, maar u legt ook gegevens vast over de pasgeborene. Voor het kind kan de bewaartermijn anders uitpakken dan voor de moeder, omdat de termijn bij een minderjarige langer kan doorlopen. Houd de gegevens daarom herkenbaar geordend, zodat u later per persoon kunt beoordelen wat weg mag en wat nog onder de bewaarplicht valt.

Dat onderscheid voorkomt dat u een heel dossier te vroeg vernietigt of juist te lang bewaart. Wat u niet meer nodig heeft en niet onder de WGBO valt, zoals losse werkbladen na de overdracht, ruimt u tijdig op. Wat wel onder de bewaarplicht valt, houdt u veilig aan tot de termijn is verstreken.

Overdracht naar verloskundige en consultatiebureau

Kraamzorg staat niet op zichzelf. U werkt samen met de verloskundige en draagt aan het einde van de kraamperiode over aan het consultatiebureau. Bij die overdracht deelt u gegevens die de vervolgzorg nodig heeft. Werkkopieen die u tijdens de kraamweek gebruikte, hebben na de overdracht vaak geen doel meer en horen dan niet langer rond te slingeren.

Beoordeel na elke afronding welke stukken naar het dossier gaan en welke losse kopieen weg kunnen. Een dubbele set aantekeningen die u nergens meer voor gebruikt, bewaart u niet voor de zekerheid. Zonder doel vervalt de grond om die gegevens te houden.

Papier onderweg naar de client thuis

Kraamzorg is zorg aan huis. Papier reist mee in een tas of in de auto, van planningen tot werkbladen en overdrachtsformulieren. Juist onderweg is het risico op verlies het grootst. Houd de keten daarom gesloten. Neem stukken na afloop weer mee terug en bewaar niets bij de kraamverzorgende thuis of langdurig in de auto.

Deze aanpak past bij andere vormen van zorg die bij mensen thuis plaatsvinden. De werkwijze is vergelijkbaar met die bij thuiszorg en clientdossiers en met de manier waarop een praktijk voor fysiotherapie een clientdossier vernietigt. Verzamel wat weg mag op een vaste plek en laat het in een keer vertrouwelijk vernietigen.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits het dossier in gegevens van de moeder en van de pasgeborene.
2. Beoordeel per persoon of de WGBO-termijn is verstreken.
3. Ruim werkkopieen op zodra de overdracht is afgerond.
4. Houd de keten gesloten voor papier dat mee naar huis is geweest.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Kraamdossiers laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze gezondheidsgegevens van moeder en kind bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten van huis tot vernietiger gesloten is. Ook een oude laptop of back-up met dossiergegevens hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Het hele dossier over een kam scheren. Moeder en kind kunnen een andere termijn hebben.
• Werkkopieen laten rondslingeren. Na de overdracht vervalt vaak het doel.
• Papier thuis of in de auto bewaren. Onderweg is het risico op verlies het grootst.
• Onversnipperd weggooien. Een kraamdossier op straat is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een kraamzorgorganisatie het clientdossier bewaren?

Het kraamdossier valt onder de WGBO en kent in beginsel een bewaartermijn van twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Bij een pasgeborene kan de termijn langer doorlopen. De facturatie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Vallen kraamzorggegevens onder bijzondere persoonsgegevens?

Ja. Gegevens over de gezondheid van moeder en kind zijn gezondheidsgegevens en daarmee bijzondere persoonsgegevens. Die genieten extra bescherming en vragen om zorgvuldige opslag en om vertrouwelijke vernietiging.

Wat doe ik met papier dat mee naar de client thuis is geweest?

Neem werkbladen en losse aantekeningen na afloop weer mee terug en houd de keten gesloten. Bewaar niets bij de kraamverzorgende thuis of in de auto en laat wat weg mag vertrouwelijk vernietigen.

Hoe vernietig ik kraamdossiers AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.

Conclusie

Een kraamzorgorganisatie werkt met gezondheidsgegevens van moeder en pasgeborene, tussen de WGBO en de AVG in. Houd het dossier aan volgens de WGBO-termijn, bewaar de administratie zeven jaar en beoordeel per persoon wat weg mag. Werkkopieen ruimt u op na de overdracht en papier dat mee naar huis is geweest houdt u in een gesloten keten. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan beide kaders en beschermt u de gegevens van het gezin.

Lees ook: verpleeghuizen: clientdossiers vernietigen, verloskundigen: clientdossiers en de WGBO, tandtechnische labs: patientgegevens vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Kraamdossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.