Zorg

Verloskundigen: clientdossiers en WGBO vernietigen

29 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een verloskundigenpraktijk werkt met de meest gevoelige gegevens die er zijn. Het zwangerschaps- en bevallingsdossier bevat medische aantekeningen, echobeelden, uitslagen en de verslaglegging van een kwetsbare periode. Ook een kleine praktijk bouwt zo in stilte een fors archief op. Deze gids laat zien hoe lang u die dossiers volgens de WGBO bewaart, hoe u omgaat met echos en overdracht en hoe u het geheel uiteindelijk vertrouwelijk en aantoonbaar laat vernietigen.

Kort samengevat houdt u het clientdossier twintig jaar aan volgens de WGBO, waarbij die termijn bij een kind wordt gerekend vanaf de leeftijd waarop het meerderjarig wordt. Echobeelden en medische gegevens horen bij het dossier en volgen dezelfde termijn. De facturatie bewaart u zeven jaar. Wat u daarna niet meer nodig heeft, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

De WGBO als uitgangspunt

Voor een verloskundige is de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst leidend. De WGBO verplicht u om het clientdossier twintig jaar te bewaren, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Het gaat om een zorgvuldig gekozen ondergrens, want de gegevens kunnen jaren later nog van belang zijn voor de gezondheid van moeder of kind. U bepaalt dus niet zelf een kortere termijn, maar u ruimt ook niet later op dan nodig.

De achtergrond bij deze termijn en de manier waarop u die berekent, staat uitgebreid beschreven in de WGBO en de 20 jaar bewaartermijn voor patientendossiers. Het uitgangspunt is voor elke zorgverlener gelijk. De verloskundige praktijk verschilt vooral in de aard van de gegevens en in de bijzondere positie van het kind.

Het dossier van het kind telt anders

Bij een verloskundige gaat het bijna altijd om zorg rond de geboorte, dus om gegevens die deels een kind betreffen. De WGBO houdt daar rekening mee. Voor het dossier van een minderjarige wordt de termijn van twintig jaar niet gerekend vanaf de behandeling, maar vanaf het moment dat het kind meerderjarig wordt. In de praktijk betekent dit dat een dossier rond een geboorte veel langer bewaard blijft dan twintig jaar vanaf de bevalling.

Dat maakt uw archief lang levend. Het is verstandig om per dossier vast te leggen wanneer de termijn afloopt, zodat u niet te vroeg vernietigt en niet eindeloos alles blijft bewaren. Een heldere registratie van einddatums voorkomt dat een klein archief ongemerkt uitgroeit tot een kast vol gevoelige gegevens zonder overzicht.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de zorgtermijn vanaf de laatste wijziging in het dossier of, bij een kind, vanaf de meerderjarigheid.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Zwangerschaps- en bevallingsdossier	WGBO	20 jaar
Echobeelden en uitslagen	Onderdeel van het dossier	20 jaar
Dossier van een kind	WGBO, vanaf meerderjarigheid	20 jaar na 18e
Overdrachtsberichten ziekenhuis en kraamzorg	Onderdeel van het dossier	20 jaar
Facturatie en administratie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Losse aantekeningen en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van uw beroepsnormen. De aanpak komt overeen met wat andere zorgverleners hanteren, zoals te lezen is bij de fysiotherapie en het vernietigen van clientdossiers en bij het tandartsdossier onder de WGBO. Bij twijfel over een individueel dossier raadpleegt u uw beroepsvereniging of privacyadviseur.

Echobeelden en medische gegevens

Echobeelden zijn meer dan een plaatje. Ze zijn onderdeel van het medisch dossier en tellen mee in de bewaartermijn van twintig jaar. Datzelfde geldt voor uitslagen, bloedwaarden en aantekeningen over het verloop van de zwangerschap. Het zijn gezondheidsgegevens en dus bijzondere persoonsgegevens, de categorie die de AVG het zwaarst beschermt. U bewaart ze niet losser dan de rest van het dossier en u ruimt ze niet eerder op.

Let ook op de digitale kant. Beelden en gegevens staan vaak op een praktijkcomputer, een back-up of een oude harde schijf. Een datadrager met echobeelden en medische gegevens vraagt om dezelfde zorg als het papier. Wanneer een apparaat wordt vervangen, hoort de oude drager vertrouwelijk vernietigd te worden en niet zomaar in een la of bij het afval te belanden.

Overdracht naar ziekenhuis en kraamzorg

Verloskundige zorg is zelden een gesloten geheel. U draagt over naar een ziekenhuis bij een medische indicatie en u werkt samen met de kraamzorg na de bevalling. Bij die overdracht deelt u gericht wat nodig is voor de zorg. Het overdrachtsbericht dat u zelf opstelt of ontvangt, hoort bij uw dossier en volgt dezelfde termijn.

Waak wel voor dubbele stapels. Het is niet nodig om elke kopie en elk tussenbericht eindeloos te bewaren als de kern al in het dossier staat. Overtollige kopieen en losse uitdraaien ruimt u vertrouwelijk op zodra ze hun doel hebben gediend. Zo houdt u een dossier dat compleet is zonder dat uw archief onnodig vol raakt met gevoelige gegevens.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Leg per dossier de einddatum vast, met aandacht voor de langere termijn bij een kind.
2. Houd echos en medische gegevens bij het dossier en behandel ze even zorgvuldig.
3. Ruim overtollige overdrachtskopieen op zodra ze hun doel hebben gediend.
4. Scheid de administratie met haar fiscale termijn van zeven jaar.
5. Verzamel wat weg mag in een afgesloten bak, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Verloskundige dossiers laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze gezondheidsgegevens van moeder en kind bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten blijft. Zo voorkomt u dat gevoelige gegevens onderweg alsnog zichtbaar worden. Ook een oude praktijkcomputer of back-up met echobeelden hoort in dit traject thuis.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld, precies zoals beschreven bij aantoonbaar vernietigen voor de AVG. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Te vroeg vernietigen. Bij een kind loopt de termijn door tot lang na de bevalling.
• Echobeelden apart en losser behandelen. Ze horen bij het dossier en zijn even gevoelig.
• Datadragers vergeten. Een oude praktijkcomputer bevat vaak nog complete dossiers.
• Overdrachtskopieen blijven bewaren. Ruim dubbele uitdraaien op zodra ze hun doel hebben gediend.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een verloskundige het clientdossier bewaren?

De WGBO schrijft een bewaartermijn van twintig jaar voor. Voor het dossier van een kind wordt die termijn gerekend vanaf de leeftijd waarop het meerderjarig wordt, zodat het dossier in de praktijk langer bewaard blijft. De facturatie valt daarnaast onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Vallen echobeelden en medische gegevens ook onder de bewaartermijn?

Ja. Echobeelden, uitslagen en medische aantekeningen horen bij het clientdossier en volgen dezelfde termijn van twintig jaar. Het zijn gezondheidsgegevens en dus bijzondere persoonsgegevens die om extra zorg vragen.

Wat gebeurt er met gegevens bij overdracht naar ziekenhuis of kraamzorg?

U deelt gericht wat nodig is voor de zorg en blijft zelf verantwoordelijk voor uw eigen dossier. Bewaar geen dubbele stapels overdrachtsberichten die u niet nodig heeft en ruim overtollige kopieen vertrouwelijk op.

Hoe vernietig ik verloskundige dossiers AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee tot de vernietiging en u noteert het in uw verwerkingsregister als bewijs.

Conclusie

Een verloskundigenpraktijk beheert de gevoeligste gegevens rond zwangerschap en geboorte, van echobeelden tot overdrachtsberichten. De WGBO vraagt een bewaartermijn van twintig jaar, die bij een kind pas gaat lopen vanaf de meerderjarigheid. Houd echos en medische gegevens bij het dossier, ruim overtollige overdrachtskopieen op tijd op en bewaar de administratie zeven jaar. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo beschermt u de gegevens van moeder en kind en voldoet u aantoonbaar aan de WGBO en de AVG.

Lees ook: verpleeghuizen: clientdossiers vernietigen, kraamzorg: clientdossiers vernietigen, tandtechnische labs: patientgegevens vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Verloskundige dossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.