Zorg

Tandtechnische labs: patientgegevens vernietigen

29 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een tandtechnisch lab werkt in opdracht van tandartsen en verwerkt daarbij patientgegevens. Op de opdrachtbon staat een naam, soms een geboortedatum, de behandelend tandarts en gegevens over het werkstuk. Daarbij komen gebitsafdrukken, scans en gipsmodellen die aan een patient te koppelen zijn. Een deel valt onder de fiscale bewaarplicht, een deel is gebonden aan het werkstuk en de nazorg. Een ander deel hoort zo kort mogelijk bewaard te worden. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Kort gezegd houdt u de opdrachtbon met patientgegevens aan zolang die nodig is voor het werkstuk en de garantie, terwijl de facturatie onder de fiscale zeven jaar valt. Afdrukken, scans en modellen bewaart u niet langer dan nodig voor de fabricage en een eventuele herfabricage. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

De rol van verwerker richting de tandarts

Een tandtechnisch lab bepaalt niet zelf het doel van de behandeling. U werkt in opdracht van de tandarts, die verwerkingsverantwoordelijke blijft voor het patientendossier. Voor de gegevens die u ontvangt bent u meestal verwerker. Dat onderscheid bepaalt wie waarvoor aansprakelijk is en welke afspraken u vastlegt.

Leg die afspraken vast in een verwerkersovereenkomst met elke tandartspraktijk waarvoor u werkt. Daarin staat welke gegevens u verwerkt, hoe lang u ze bewaart en hoe u ze vernietigt als het werkstuk klaar is. De tandarts zelf werkt onder de WGBO, met een bewaartermijn van twintig jaar voor het dossier. Uw termijn is een andere. U bewaart alleen zolang het werkstuk en de nazorg dat vragen. Hoe de praktijk zelf haar archief inricht, leest u bij de tandartspraktijk en het WGBO-archief.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf de oplevering van het werkstuk.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Facturatie en administratie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Opdrachtbon met patientgegevens	Doelgebonden aan het werkstuk	zolang nodig
Gebitsafdrukken en scans	Zo beperkt mogelijk	tot werkstuk en herfabricage
Koppeling patient en werkstuk	Opslagbeperking	zo kort mogelijk
Garantie- en nazorgdossier	Doelgebonden	duur van de garantie
Correspondentie en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van de afspraken met de tandarts. Bij twijfel volgt u de verwerkersovereenkomst en de aanwijzing van de praktijk. Voor de fiscale kant geldt de bewaarplicht van zeven jaar op de facturatie. Andere zorgverleners kennen vergelijkbare vragen, van de tandartspraktijk tot de apotheek met medicatiedossiers.

Gebitsafdrukken, scans en gipsmodellen

Een gebitsafdruk, een intraorale scan of een gipsmodel lijkt technisch materiaal, maar zodra het aan een patient te koppelen is, is het een persoonsgegeven. Een digitale scan met een patientnummer of naam valt net zo goed onder de AVG als de opdrachtbon zelf. Bewaar dit materiaal niet langer dan nodig voor de fabricage en een eventuele herfabricage binnen de garantie.

Zodra het werkstuk is opgeleverd en de garantie is verlopen, vervalt de grond om de koppeling te bewaren. Fysieke modellen met een naam erop ruimt u vertrouwelijk op, digitale scans verwijdert u van de werkstations en back-ups. Zo voorkomt u dat u jarenlang een archief van herleidbare afdrukken beheert dat u niet meer nodig heeft.

De koppeling tussen patient en werkstuk

Het gevoelige zit vaak niet in een los gegeven, maar in de koppeling. Een werkstuk zonder naam is anoniem, maar zodra de opdrachtbon, de scan en de factuur samen te lezen zijn, ontstaat een herleidbaar geheel over de mond en de behandeling van een persoon. Behandel die koppeling daarom als het kernpunt van uw privacybeleid.

Houd de administratie die u fiscaal moet bewaren gescheiden van de behandelinhoudelijke gegevens die weg mogen. Zo bewaart u de factuur zeven jaar zonder dat u de bijbehorende afdruk of scan even lang aanhoudt. Wat u niet meer nodig heeft voor het werkstuk, koppelt u los en ruimt u op.

Digitale bestanden, scanners en back-ups

Veel labs werken digitaal met intraorale scans, CAD-bestanden en de aansturing van freesmachines en printers. Die bestanden staan op werkstations, op een server en soms in een clouddienst van de leverancier. Elk van die plekken kan patientgegevens bevatten die u ooit weer moet kunnen opruimen.

Breng daarom in kaart waar de bestanden staan en wie erbij kan. Spreek met uw softwareleverancier af hoe lang bestanden bewaard blijven en hoe ze worden verwijderd als u daarom vraagt. Een oude scanner of computer die u afdankt, hoort niet zomaar bij het elektronisch afval. De schijf kan nog scans en namen bevatten en verdient dezelfde vertrouwelijke behandeling als papier.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits de gegevens in administratie, opdrachtbon, afdrukken en scans en nazorg.
2. Leg de rol van verwerker vast in een verwerkersovereenkomst per praktijk.
3. Bewaar afdrukken, scans en modellen alleen zolang het werkstuk en de garantie dat vragen.
4. Houd de fiscale administratie zeven jaar aan, los van de behandelinhoud.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Patientgegevens laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze herleidbaar zijn tot de mond en de behandeling van een persoon. Papier, gipsmodellen met een naam erop en datadragers met scans gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude werkstationschijf of back-up met scans hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG en richting de tandarts dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Zijn de werkbonnen en patientkaarten door hun termijn heen? U kunt ze bij ons documenten laten vernietigen in een verzegelde container.

Veelgemaakte fouten

• Afdrukken en scans eindeloos bewaren. Na oplevering en de garantie vervalt de grond.
• De koppeling laten zitten. Losse gegevens zijn minder gevoelig dan een herleidbaar geheel.
• Geen verwerkersovereenkomst met de praktijk. Zonder afspraken is onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
• Gipsmodellen met naam bij het gewone afval. Een herleidbaar model op straat is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Is een tandtechnisch lab verwerker of verwerkingsverantwoordelijke?

Een tandtechnisch lab werkt in opdracht van de tandarts en is voor de patientgegevens meestal verwerker. De tandarts blijft verwerkingsverantwoordelijke voor het dossier. Leg de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst per praktijk.

Hoe lang bewaart een tandtechnisch lab opdrachtbonnen met patientgegevens?

De opdrachtbon met patientgegevens houdt u aan zolang die nodig is voor het werkstuk en de garantie, daarna ruimt u de koppeling op. De facturatie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Mag ik gebitsafdrukken en scans bewaren nadat het werkstuk klaar is?

Bewaar afdrukken en scans niet langer dan nodig voor het werkstuk en een eventuele herfabricage binnen de garantie. Een digitale scan is een persoonsgegeven zodra die aan een patient te koppelen is. Ruim op wat u niet meer nodig heeft.

Hoe vernietig ik patientgegevens AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier, gipsmodellen met een naam en datadragers met scans gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het register.

Conclusie

Een tandtechnisch lab verwerkt herleidbare gegevens over de mond en de behandeling van elke patient, in opdracht van de tandarts. Leg uw rol als verwerker vast in een verwerkersovereenkomst, bewaar de administratie zeven jaar en houd afdrukken, scans en modellen alleen zolang het werkstuk en de garantie dat vragen. Koppel los wat u niet meer nodig heeft en laat het vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo beschermt u de patient en de tandarts voor wie u werkt.

Lees ook: verpleeghuizen: clientdossiers vernietigen, kraamzorg: clientdossiers vernietigen, verloskundigen: clientdossiers en WGBO vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Patientgegevens laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.