Archief Digitaliseren.
U Houdt de Inhoud. Niet het Papier.
Kasten vol dossiers die u moet bewaren maar zelden inziet. Wij scannen ze, u controleert het digitale archief en pas daarna gaat het papier door de shredder.
Eerst kijken wij naar een representatieve doos. Daarna weet u wat het kost en hoe lang het duurt.
Van Doos naar Doorzoekbaar Archief
Vijf stappen. De vierde is de belangrijkste, want daar beslist u en niet wij.
Ophalen
Wij halen de dozen op en registreren elke doos op een eigen nummer. U tekent voor de overdracht.
Voorbereiden en scannen
Nietjes, clips en vouwen eruit. Scannen op 300 dpi in kleur, dubbelzijdig, met tekstherkenning.
Indelen en controleren
Elk document krijgt een soort en de bijbehorende gegevens. Wat onzeker is bekijkt een mens.
U controleert en keurt goed
U bekijkt het digitale archief. Zonder uw uitdrukkelijke akkoord vernietigen wij niets.
Vernietigen met certificaat
Het papier blijft daarna nog dertig dagen staan. Daarna vernietigen wij het en krijgt u het certificaat.
Het Resultaat
Doorzoekbare PDF per document
Tekstlaag in Nederlands en Engels, dus u vindt een dossier op een naam of een bedrag in plaats van op een doosnummer.
Uw eigen indeling
Wij gebruiken uw categorieen, geen vaste boomstructuur die u daarna moet leren.
Index per doos
Een CSV met documentnummer, soort, gegevens en herkomst, zodat u ziet wat waar vandaan komt.
Dertig dagen om op te halen
Daarna verwijderen wij onze kopie en bevestigen dat schriftelijk. Wij bewaren uw archief niet langer dan nodig.
Waarom Dit Anders Is Dan Alleen Scannen
Een scanbureau levert bestanden en stuurt de dozen terug. Dan staat u met hetzelfde papier en een extra rekening. Wij doen de vernietiging zelf, dus het traject stopt niet halverwege. En omdat wij daarna vernietigen, hebben wij er belang bij dat het digitale archief klopt voordat het papier weg is.
- Vernietiging en certificaat zitten in de paginaprijs
- Het papier blijft dertig dagen staan na uw goedkeuring, zodat een fout herstelbaar blijft
- Opnieuw scannen na een fout van ons is kosteloos
- Verwerking gebeurt binnen de Europese Unie
Tarieven per Pagina
Drie tarieven, afhankelijk van hoeveel wij met het archief moeten doen. De prijs volgt uit een steekproef en niet uit een paginateller, want de staat van het papier bepaalt het werk.
Scannen, tekstherkenning en een doorzoekbare PDF per document.
Alles uit Basis, plus indeling in uw categorieen en gegevens per document.
Bewerkelijk archief, ingebonden werk, gemengde formaten of diepere indexering.
Minimum € 295 per project. In een standaard archiefdoos zitten ongeveer 2.250 paginas, dus reken op ongeveer € 495 per doos ingedeeld en doorzoekbaar, inclusief het vernietigen van de originelen. Alleen vernietigen kost € 30 per doos. Alle prijzen exclusief 21% btw.
Wanneer Dit Loont
- Een kantoorverhuizing waarbij het archief niet mee kan
- Personeelsdossiers die jaren bewaard moeten blijven maar zelden ingezien worden
- Een accountantspraktijk met dossiers per klant en per jaar
- Een praktijk of zorginstelling die dossiers digitaal wil kunnen opzoeken
- Een archiefruimte die u liever als werkruimte gebruikt
Veelgestelde Vragen
Wie bepaalt of het papier vernietigd wordt?
U. Wij vernietigen pas na uw uitdrukkelijke goedkeuring en leggen die vast met tijdstip, gebruiker en de betreffende documenten. Geen enkel automatisch proces mag die goedkeuring geven.
Wat als het digitale archief onvolledig blijkt?
Daarom blijft het papier na uw goedkeuring nog dertig dagen staan. Binnen die termijn herstellen wij een gebrek kosteloos uit het origineel.
Hoe lang duurt het?
Dat hangt af van de staat van het archief. Voorbereiding kost de meeste tijd, niet het scannen zelf. Na de steekproef weet u waar u aan toe bent.
Waar worden mijn documenten verwerkt?
Binnen de Europese Unie. De partijen die wij daarbij inschakelen staan met naam in de verwerkersovereenkomst.
Wat gebeurt er na afloop met het digitale archief?
U kunt het dertig dagen downloaden. Daarna verwijderen wij onze kopie en bevestigen dat schriftelijk. Wij bieden voorlopig geen langdurige digitale opslag aan.
Kan ik ook alleen laten vernietigen?
Ja, en dat is veel goedkoper. Kijk dan bij archiefvernietiging vanaf € 30 per doos.
Deze Dienst Is Nieuw
Wij nemen een beperkt aantal projecten tegelijk aan en plannen per project. Stuur een foto van een doos uit uw archief mee met uw aanvraag, dan weten wij binnen een werkdag of wij het kunnen doen en wat het kost.
Archief Digitaliseren?
Vraag een offerte aan met het aantal dozen en een foto van een representatieve doos. U hoort binnen een werkdag wat het kost.