Stockage d'archives.
Hors de chez vous. En sécurité.
Une armoire pleine de dossiers confidentiels occupe une place que vous pourriez mieux utiliser. Nous enlevons ces archives et les conservons pour vous.
Vous récupérez de l'espace et vous savez exactement où se trouve chaque dossier.
Le Cycle de Vie d'un Dossier
Un dossier traverse toujours les mêmes trois phases. La plupart des entreprises confient la phase 1 et la phase 3 à deux prestataires différents. Résultat, personne ne suit le moment où une caisse aurait dû être détruite. C'est précisément là que naissent les amendes, car le RGPD ne vous oblige pas seulement à conserver, il vous oblige aussi à effacer à temps.
Actif
Le dossier est en usage et reste dans vos bureaux. Nous n'intervenons pas, vous en avez besoin tous les jours.
Obligation de conservation
Le dossier est clôturé mais ne peut pas encore partir. Le fisc demande 7 ans, les dossiers du personnel parfois davantage. Il occupe de la place et ne rapporte rien. C'est ici que le stockage entre en jeu.
Destruction
La durée est écoulée. À partir de ce moment, conserver n'est plus une précaution mais un risque. Nous détruisons selon DIN 66399 P-5 et vous recevez le certificat.
Comme vos caisses sont déjà enregistrées chez nous, nous savons caisse par caisse quand la phase 3 commence. Vous recevez un signal avant l'échéance, vous donnez votre accord et la caisse passe au broyeur. Fini la salle d'archives qui se remplit discrètement de documents qui ne devraient plus exister.
Ce que Coûte le Stockage d'Archives
Nous facturons par caisse de stockage et par mois. Une caisse de stockage est la caisse scellée qui repose sur nos rayonnages. Elle contient environ 6 boîtes d'archives ou classeurs ordinaires. La prise en charge est gratuite, caisses, codes-barres et traitement complet compris. Vous ne payez donc que les mois pendant lesquels vos archives sont chez nous. Tous les montants hors TVA de 21%.
La caisse de stockage. Dimensions extérieures 60 × 40 × 30 cm, soit environ 70 litres, 15 kg maximum une fois remplie. Elle contient environ 6 boîtes d'archives ou classeurs standard. C'est la même unité que le carton de nos tarifs de destruction, pour que conservation et destruction se calculent sur le même format.
Compter en caisses de stockage. Vous savez sans doute combien de boîtes d'archives ou de classeurs vous avez, pas combien de caisses de stockage cela représente. Divisez par 6 et arrondissez au supérieur. 40 boîtes d'archives font donc 7 caisses de stockage. Nous livrons les caisses à l'avance, vous les remplissez et les scellez vous-même. Ce que vous mettez à l'intérieur, boîtes ou classeurs, nous est indifférent.
Stockage par caisse de stockage
Caisse de stockage scellée d'environ 70 litres. Enregistrée sous un numéro de caisse avec une date de destruction fixée.
- 5 caisses de stockage (± 30 boîtes d'archives) : € 45 par mois
- 7 caisses de stockage (± 40 boîtes d'archives) : € 63 par mois
- 17 caisses de stockage (± 100 boîtes d'archives) : € 153 par mois
- 40 caisses de stockage (± 240 boîtes d'archives) : € 360 par mois
- Enregistrement et surveillance de la durée de conservation compris
- Résiliable chaque mois, sans contrat annuel
- Moins de caisses signifie un prix mensuel plus bas
Prise en charge et tournées
Nous livrons les caisses de stockage, nous les enlevons sous scellé et nous les traitons entièrement. Chaque caisse reçoit un code-barres et entre au registre avec une description et une date de destruction. Nous ne facturons rien pour cela.
- Prise en charge gratuite, quel que soit le nombre de caisses
- Les caisses de stockage elles-mêmes sont gratuites
- Code-barres et enregistrement par caisse compris
- Bon de prise en charge avec tous les numéros de caisse
- 1 ajout gratuit par an de nouvelles caisses, à partir de 5 caisses de stockage
- 1 consultation gratuite par an de vos caisses, à partir de 5 caisses de stockage
Destruction après stockage
La caisse est déjà chez nous, la tournée d'enlèvement disparaît donc. Cela représente la moitié du prix par rapport à un enlèvement suivi d'une destruction. Même unité, pour que vous puissiez comparer les deux.
- Uniquement après votre accord écrit
- Numéros de caisse sur le certificat
- Certificat de Destruction compris
Consultation et retour
| Opération | Tarif | Délai |
|---|---|---|
| Première consultation par année civile (à partir de 5 caisses de stockage) | Gratuit | 2 jours ouvrés |
| Chaque consultation suivante | € 60 par envoi + € 7,50 par caisse de stockage | 2 jours ouvrés |
| Consultation numérique d'un dossier (scan sur demande) | € 7,50 par dossier | 1 jour ouvré |
| Consultation urgente (le jour ouvré même) | € 45 par dossier | Le jour ouvré même |
| Sortie définitive d'une caisse de stockage sans destruction | Gratuit | À la prochaine tournée |
Un envoi peut contenir plusieurs caisses. Si vous demandez 3 caisses de stockage en une fois en dehors de votre consultation gratuite, cela fait € 60 plus 3 × € 7,50, soit € 82,50. Faire scanner des dossiers isolés revient généralement moins cher que faire venir une caisse entière.
Deux tournées gratuites par an à partir de 5 caisses de stockage. Une fois par année civile, nous ajoutons de nouvelles caisses sans frais, vous pouvez donc compléter vos archives sans frais d'enlèvement. Une fois par année civile, vous consultez vos caisses sans frais. Les deux valent par client et non par caisse. Ce que vous n'utilisez pas expire à la fin de l'année. Si vous avez moins de 5 caisses de stockage chez nous, les tarifs de tournée habituels du tableau ci-dessus s'appliquent.
Exemple de calcul sur trois ans. Un client avec 40 boîtes d'archives a besoin de 7 caisses de stockage. La prise en charge est gratuite, le stockage coûte € 63 par mois, soit € 2.268 sur trois ans. Si la durée de conservation se termine ensuite sur 2 caisses de stockage, leur destruction coûte € 30 et le prix mensuel descend à € 45.
Quatre Raisons de les Sortir de vos Bureaux
Le RGPD fonctionne dans les deux sens
Vous devez conserver certains documents pendant des années. Dès que ce délai expire, vous êtes tenu de les détruire. Les garder trop longtemps constitue en soi une infraction, même sans fuite. Chez nous, la date d'échéance est enregistrée pour chaque caisse, vous pouvez donc prouver que vous en assurez le suivi.
Moins de papier, moins de risque
Chaque dossier encore présent dans vos bureaux compte en cas de fuite de données ou de demande d'accès. Ce qui n'est pas dans vos locaux ne peut pas y tomber entre de mauvaises mains.
Retrouvé en un jour ouvré
Si votre comptable ou l'administration fiscale réclame un dossier précis, nous le retrouvons par son numéro de caisse. Pas d'après-midi passé à fouiller une armoire.
Aucun investissement en espace d'archivage
Pas de mètres carrés supplémentaires à louer, pas de rayonnages à acheter qui resteront à moitié vides. Vous payez par caisse et uniquement tant qu'elle est chez nous.
Comment Nous Conservons Vos Archives
Enregistré caisse par caisse
À la prise en charge, chaque caisse reçoit un numéro unique, une description et une date de destruction. Le récapitulatif vous montre exactement ce qui se trouve où.
Enlevé sous scellé
Le même enlèvement sous scellé que pour la destruction. De votre site au lieu de stockage sans arrêt intermédiaire, avec signature à la réception.
Consultation quand il le faut
Besoin d'un dossier pour un contrôle ou un litige ? Nous le scannons et vous l'envoyons par e-mail sous 1 jour ouvré, ou nous vous rapportons la caisse.
Durée de conservation surveillée
Nous suivons caisse par caisse la fin de la durée et nous vous prévenons à l'avance. La destruction n'a lieu qu'après votre accord écrit.
Clôture avec certificat
Au bout du parcours se trouve le même Certificat de Destruction que vous connaissez déjà, avec la date et les numéros de caisse.
Aucun préavis par caisse
Vous payez pour ce qui est stocké. Si une partie des archives part plus tôt, le prix mensuel baisse dès le mois suivant.
Le Stockage d'Archives en Bref
Combien de temps dois-je conserver mon administration ?
La durée de conservation fiscale de base est de 7 ans. Pour les données relatives aux biens immobiliers, elle est de 10 ans. Les dossiers du personnel ont leurs propres durées, les déclarations d'impôt sur les salaires par exemple 5 ans après le départ du salarié. Nous consignons caisse par caisse la durée applicable, vous n'avez donc pas à y penser. Pour en savoir plus, consultez notre base de connaissances sur les durées de conservation.
Pourquoi ne pas tout garder par sécurité ?
Parce que le RGPD l'interdit. Conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire est une infraction en soi, même sans aucune fuite. De plus, chaque dossier que vous détenez encore devient localisable lors d'une fuite de données ou d'une demande d'accès. Ce qui a disparu ne peut pas fuiter.
Puis-je prendre le stockage et la destruction séparément ?
Oui. Si vous voulez uniquement détruire, c'est notre destruction d'archives habituelle. Si vous voulez uniquement conserver, c'est possible aussi, même si la combinaison revient moins cher parce que la tournée d'enlèvement finale disparaît.
Que se passe-t-il si j'arrête le stockage ?
Vous décidez mois par mois. En cas de résiliation, vous récupérez physiquement vos caisses au tarif de retour, ou nous les détruisons avec certificat. Nous ne retenons rien et il n'y a aucune indemnité de sortie.
Pouvez-vous aussi numériser au lieu de conserver ?
Pour une partie de vos archives, scanner puis détruire revient moins cher qu'un stockage de plusieurs années. Tous les documents ne s'y prêtent pas, certaines pièces doivent être conservées en original. Lors du devis, nous regardons avec vous quelles caisses se prêtent à cette solution.
Demander le Stockage d'Archives
Dites-nous combien de boîtes d'archives vous souhaitez faire conserver et nous calculons le nombre de caisses de stockage et le prix mensuel. Vous savez ce que cela coûte sous un jour ouvré.
Récupérer de la Place dans vos Archives ?
Demandez un devis de stockage sur la base du nombre de caisses. Nous calculons pour vous ce que coûte la conservation par rapport à une destruction immédiate.