Numérisation d'Archives.
Vous Gardez le Contenu. Pas le Papier.
Des armoires pleines de dossiers que vous devez conserver et que vous ouvrez rarement. Nous les numérisons, vous vérifiez l'archive numérique et ce n'est qu'ensuite que le papier passe au broyeur.
Nous examinons d'abord une boîte représentative. Vous savez ensuite ce que cela coûte et combien de temps cela prend.
De la Boîte à l'Archive Consultable
Cinq étapes. La quatrième est la plus importante, car c'est vous qui décidez et non nous.
Enlèvement
Nous enlevons les boîtes et enregistrons chacune sous son propre numéro. Vous signez la remise.
Préparation et numérisation
Agrafes, trombones et pliures retirés. Numérisation à 300 dpi en couleur, recto verso, avec reconnaissance de texte.
Classement et contrôle
Chaque document reçoit un type et les données correspondantes. Ce qui est incertain est vérifié par une personne.
Vous vérifiez et approuvez
Vous examinez l'archive numérique. Sans votre accord exprès, nous ne détruisons rien.
Destruction avec certificat
Le papier reste ensuite trente jours. Après quoi nous le détruisons et vous recevez le certificat.
Le Résultat
Un PDF consultable par document
Couche de texte en néerlandais et en anglais, vous retrouvez donc un dossier par un nom ou un montant plutôt que par un numéro de boîte.
Votre propre structure
Nous utilisons vos catégories, pas une arborescence figée qu'il faudrait apprendre.
Un index par boîte
Un CSV avec le numéro de document, le type, les données et l'origine, pour voir d'où vient chaque pièce.
Trente jours pour le récupérer
Ensuite nous supprimons notre copie et le confirmons par écrit. Nous ne conservons pas vos archives plus longtemps que nécessaire.
En Quoi Cela Diffère d'une Simple Numérisation
Un prestataire de numérisation livre des fichiers et renvoie les boîtes. Vous vous retrouvez avec le même papier et une facture de plus. Nous assurons nous-mêmes la destruction, le parcours ne s'arrête donc pas à mi-chemin. Et comme nous détruisons ensuite, nous avons tout intérêt à ce que l'archive numérique soit juste avant que le papier ne disparaisse.
- La destruction et le certificat sont compris dans le prix par page
- Le papier reste trente jours après votre accord, une erreur reste donc réparable
- Une nouvelle numérisation après une erreur de notre part est gratuite
- Le traitement a lieu au sein de l'Union européenne
Tarifs par Page
Trois tarifs, selon ce que nous devons faire des archives. Le prix découle d'un échantillon et non d'un compteur de pages, car l'état du papier détermine le travail.
Numérisation, reconnaissance de texte et un PDF consultable par document.
Tout ce que contient Base, plus le classement dans vos catégories et les données par document.
Archives difficiles, documents reliés, formats mélangés ou indexation plus fine.
Minimum € 295 par projet. Une boîte d'archives standard contient environ 2.250 pages, comptez donc environ € 495 par boîte en version classée et consultable, destruction des originaux comprise. La destruction seule coûte € 30 par boîte. Tous les prix hors TVA de 21%.
Quand Cela Vaut la Peine
- Un déménagement de bureau où les archives ne peuvent pas suivre
- Des dossiers du personnel à conserver des années et rarement consultés
- Un cabinet comptable avec des dossiers par client et par exercice
- Un cabinet ou un établissement de soins qui veut consulter les dossiers en numérique
- Un local d'archives que vous préféreriez utiliser comme espace de travail
Questions Fréquentes
Qui décide si le papier est détruit?
Vous. Nous ne détruisons qu'après votre accord exprès, que nous enregistrons avec l'horodatage, l'utilisateur et les documents concernés. Aucun processus automatique ne peut donner cet accord.
Et si l'archive numérique s'avère incomplète?
C'est pourquoi le papier reste trente jours après votre accord. Pendant ce délai, nous corrigeons gratuitement tout défaut à partir de l'original.
Combien de temps cela prend-il?
Cela dépend de l'état des archives. La préparation prend le plus de temps, pas la numérisation elle-même. Après l'échantillon, vous saurez à quoi vous en tenir.
Où mes documents sont-ils traités?
Au sein de l'Union européenne. Les prestataires auxquels nous faisons appel sont nommés dans l'accord de sous-traitance.
Que devient l'archive numérique ensuite?
Vous pouvez la télécharger pendant trente jours. Ensuite nous supprimons notre copie et le confirmons par écrit. Nous ne proposons pas encore de stockage numérique de longue durée.
Puis-je faire uniquement détruire?
Oui, et cela revient bien moins cher. Voyez la destruction d'archives à partir de € 30 par boîte.
Ce Service Est Nouveau
Nous acceptons un nombre limité de projets à la fois et planifions chaque projet individuellement. Joignez une photo d'une boîte de vos archives à votre demande et nous vous dirons sous un jour ouvré si nous pouvons le faire et à quel prix.
Numériser Vos Archives?
Demandez un devis avec le nombre de boîtes et une photo d'une boîte représentative. Vous saurez sous un jour ouvré ce que cela coûte.