Archiefopslag.
De Deur Uit. Veilig Bewaard.
Een kast vol vertrouwelijke dossiers neemt ruimte in die u beter kunt gebruiken. Wij halen dat archief op en bewaren het voor u.
U wint ruimte terug en u weet precies waar elk dossier staat.
De Levensloop van een Dossier
Een dossier doorloopt altijd dezelfde drie fasen. De meeste bedrijven regelen fase 1 en fase 3 bij twee verschillende partijen, waardoor niemand bijhoudt wanneer een doos eigenlijk vernietigd had moeten worden. Dat is precies waar boetes ontstaan, want de AVG verplicht u niet alleen tot bewaren maar ook tot tijdig wissen.
Actief
Het dossier is in gebruik en staat bij u op kantoor. Wij doen hier niets, u heeft het dagelijks nodig.
Bewaarplicht
Het dossier is afgesloten maar mag nog niet weg. De fiscus vraagt 7 jaar, personeelsdossiers soms langer. Het neemt ruimte in en levert niets op. Hier komt de opslag in beeld.
Vernietigen
De termijn is verlopen. Vanaf dat moment is bewaren geen zorgvuldigheid meer maar een risico. Wij vernietigen op DIN 66399 P-5 en u krijgt het certificaat.
Omdat uw dozen bij ons al geregistreerd staan, weten wij per doos wanneer fase 3 begint. U krijgt een seintje voordat de termijn verloopt, u geeft akkoord en de doos gaat door de shredder. Geen archiefruimte die stilletjes volloopt met materiaal dat er niet meer mag zijn.
Wat Archiefopslag Kost
Wij rekenen per opslagdoos per maand. Een opslagdoos is de verzegelde doos die bij ons in de stelling staat. Daar passen ongeveer 6 gewone archiefdozen of ordnermappen in. Inname is kosteloos, inclusief de dozen, de barcodes en de volledige verwerking. U betaalt dus alleen voor de maanden dat uw archief bij ons staat. Alle bedragen exclusief 21% btw.
De opslagdoos. Buitenmaat 60 × 40 × 30 cm, dat is ongeveer 70 liter, maximaal 15 kg gevuld. Daar passen ongeveer 6 standaard archiefdozen of ordnermappen in. Het is dezelfde eenheid als de doos in onze vernietigingstarieven, zodat opslaan en vernietigen op dezelfde maat rekenen.
Rekenen met opslagdozen. U weet waarschijnlijk hoeveel archiefdozen of ordners u heeft, niet hoeveel opslagdozen dat worden. Deel door 6 en rond naar boven af. 40 archiefdozen zijn dus 7 opslagdozen. Wij leveren de opslagdozen vooraf, u pakt ze zelf in en verzegelt ze. Wat u er binnenin aan dozen of mappen in zet, maakt ons niet uit.
Opslag per opslagdoos
Verzegelde opslagdoos van ongeveer 70 liter. Geregistreerd op doosnummer met vastgelegde vernietigingsdatum.
- 5 opslagdozen (± 30 archiefdozen): € 45 per maand
- 7 opslagdozen (± 40 archiefdozen): € 63 per maand
- 17 opslagdozen (± 100 archiefdozen): € 153 per maand
- 40 opslagdozen (± 240 archiefdozen): € 360 per maand
- Registratie en bewaking bewaartermijn inbegrepen
- Maandelijks opzegbaar, geen jaarcontract
- Minder dozen betekent lagere maandprijs
Inname en ritten
Wij leveren de opslagdozen, halen ze verzegeld op en verwerken ze compleet. Elke doos krijgt een barcode en komt in het register te staan met een omschrijving en een vernietigingsdatum. Daar rekenen wij niets voor.
- Inname kosteloos, ongeacht het aantal dozen
- De opslagdozen zelf kosteloos
- Barcode en registratie per doos inbegrepen
- Innamebon met alle doosnummers
- 1x per jaar gratis bijplaatsen van nieuwe dozen, vanaf 5 opslagdozen
- 1x per jaar gratis opvragen van uw dozen, vanaf 5 opslagdozen
Vernietigen na opslag
De doos staat al bij ons, dus de ophaalrit vervalt. Dat scheelt de helft ten opzichte van ophalen en vernietigen los. Zelfde eenheid, zodat u de twee kunt vergelijken.
- Pas na uw schriftelijke akkoord
- Doosnummers op het certificaat
- Certificaat van Vernietiging inbegrepen
Opvragen en retour
| Handeling | Tarief | Levertijd |
|---|---|---|
| Eerste opvraging per kalenderjaar (vanaf 5 opslagdozen) | Kosteloos | 2 werkdagen |
| Elke volgende opvraging | € 60 per zending + € 7,50 per opslagdoos | 2 werkdagen |
| Dossier digitaal opvragen (scan op verzoek) | € 7,50 per dossier | 1 werkdag |
| Spoed opvragen (zelfde werkdag) | € 45 per dossier | Zelfde werkdag |
| Opslagdoos definitief uitboeken zonder vernietiging | Kosteloos | Bij eerstvolgende rit |
Een zending kan meerdere dozen bevatten. Vraagt u 3 opslagdozen tegelijk op buiten uw gratis opvraging, dan is dat € 60 plus 3 × € 7,50, samen € 82,50. Losse dossiers laten scannen is meestal goedkoper dan een hele doos laten komen.
Twee gratis ritten per jaar vanaf 5 opslagdozen. Eenmaal per kalenderjaar plaatsen wij nieuwe dozen kosteloos bij, dus u kunt uw archief aanvullen zonder ophaalkosten. Eenmaal per kalenderjaar vraagt u uw dozen kosteloos op. Beide gelden per klant en niet per doos. Wat u niet gebruikt vervalt aan het eind van het jaar. Staan er minder dan 5 opslagdozen bij ons, dan gelden de gewone rittarieven uit de tabel hierboven.
Rekenvoorbeeld over drie jaar. Een klant met 40 archiefdozen heeft 7 opslagdozen nodig. Inname is kosteloos, opslag kost € 63 per maand, samen € 2.268 over drie jaar. Loopt daarna op 2 opslagdozen de bewaartermijn af, dan kost het vernietigen daarvan € 30 en daalt de maandprijs naar € 45.
Vier Redenen om het Uit Huis te Doen
De AVG werkt twee kanten op
U moet bepaalde stukken jaren bewaren. Zodra die termijn voorbij is moet u ze juist vernietigen. Te lang bewaren is een overtreding op zich, ook als er niets uitlekt. Bij ons ligt per doos vast wanneer de termijn afloopt, dus u kunt aantonen dat u het bijhoudt.
Minder papier is minder risico
Elk dossier dat nog op kantoor ligt telt mee bij een datalek of een inzageverzoek. Wat niet in uw pand staat, kan daar ook niet in verkeerde handen vallen.
Terugvinden binnen een werkdag
Vraagt uw accountant of de Belastingdienst om één dossier, dan zoeken wij het op doosnummer op. Geen middag zoeken in een volle archiefkast.
Geen investering in archiefruimte
Geen extra vierkante meters huren, geen stellingen kopen die halfvol blijven staan. U betaalt per doos en alleen zolang de doos er staat.
Hoe Wij Uw Archief Bewaren
Per doos geregistreerd
Elke doos krijgt bij inname een uniek nummer, een omschrijving en een vernietigingsdatum. U ziet in het overzicht precies wat waar staat.
Verzegeld opgehaald
Dezelfde verzegelde ophaal als bij vernietiging. Van uw locatie naar de opslag zonder tussenstops, met tekenen voor ontvangst.
Opvragen wanneer nodig
Een dossier terug nodig voor een controle of een geschil? Wij scannen het en mailen het binnen 1 werkdag, of brengen de doos fysiek terug.
Bewaartermijn bewaakt
Wij houden per doos bij wanneer de termijn afloopt en melden dat vooraf. Vernietigen gebeurt pas na uw schriftelijke akkoord.
Afsluiten met certificaat
Aan het eind van de rit staat hetzelfde Certificaat van Vernietiging dat u van ons gewend bent, met datum en doosnummers.
Geen opzegtermijn per doos
U betaalt voor wat er staat. Gaat een deel van het archief eerder weg, dan daalt de maandprijs mee vanaf de volgende maand.
Archiefopslag in het Kort
Hoe lang moet ik mijn administratie eigenlijk bewaren?
De fiscale basisbewaartermijn is 7 jaar. Voor gegevens over onroerend goed geldt 10 jaar. Personeelsdossiers kennen eigen termijnen, loonbelastingverklaringen bijvoorbeeld 5 jaar na uitdiensttreding. Wij leggen per doos vast welke termijn van toepassing is, zodat u er zelf niet op hoeft te letten. Lees meer in onze kennisbank over bewaartermijnen.
Waarom niet gewoon alles bewaren voor de zekerheid?
Omdat de AVG dat verbiedt. Persoonsgegevens langer bewaren dan noodzakelijk is een overtreding op zich, ook als er niets lekt. Bovendien geldt elk dossier dat u nog heeft als vindbaar bij een datalek of een inzageverzoek. Wat weg is, kan niet lekken.
Kan ik opslag en vernietiging los afnemen?
Ja. Wilt u alleen vernietigen, dan is dat de gewone archiefvernietiging. Wilt u alleen bewaren, dan kan dat ook, al is de combinatie voordeliger omdat de ophaalrit aan het eind vervalt.
Wat gebeurt er als ik stop met de opslag?
U kiest per maand. Bij opzeggen krijgt u uw dozen fysiek terug tegen het retourtarief, of wij vernietigen ze met certificaat. Wij houden niets vast en er is geen afkoopsom.
Kunt u ook digitaliseren in plaats van bewaren?
Voor een deel van uw archief is scannen en daarna vernietigen goedkoper dan jarenlang opslaan. Niet elk document mag dat, sommige stukken moeten in origineel bewaard blijven. Wij kijken bij de offerte mee welke dozen zich daarvoor lenen.
Archiefopslag Aanvragen
Vertel ons hoeveel archiefdozen u wilt laten bewaren, dan rekenen wij het aantal opslagdozen en de maandprijs voor u uit. U hoort binnen 1 werkdag wat het kost.
Archiefruimte Terugwinnen?
Vraag een opslagofferte aan op basis van het aantal dozen. Wij rekenen voor wat opslaan kost tegenover direct vernietigen.