Zorg

Tandartsdossier in de praktijk: WGBO, KNMT en archief op orde

4 maart 2026 · 6 min lezen · DeSnipperaar

De tandartspraktijk werkt met een combinatie van papieren statuskaarten, digitale behandel­dossiers, röntgenbeelden, parostatussen, behandel­plannen en verwijs­correspondentie. Voor elk van die onderdelen gelden wettelijke en beroeps­regels over bewaren en vernietigen. De WGBO vormt het wettelijk kader, de KNMT vult dat in met richtlijnen voor de praktijk. Dit artikel brengt de elementen samen tot een werkbaar archief­beleid.

WGBO als fundament

Artikel 7:454 van het Burgerlijk Wetboek (de WGBO) bepaalt dat de zorgverlener het patiëntendossier ten minste twintig jaar bewaart vanaf het laatste contact, of zoveel langer als goed hulpverlenerschap vereist. Voor minderjarigen begint de termijn doorgaans te lopen vanaf het 18e levensjaar. De termijn is in 2020 verlengd van vijftien naar twintig jaar; oude dossiers die al op 1 januari 2020 bestonden volgen de oude termijn tenzij de nieuwe gunstiger uitpakt voor de patiënt.

Voor uitgebreide uitleg zie ons artikel WGBO 20 jaar patiëntendossiers.

KNMT-richtlijn dossiervorming

De Koninklijke Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde (KNMT) heeft een richtlijn Patiëntendossier die de WGBO praktisch invult voor de mondzorg. Kernpunten:

• Elk dossier bevat: identificatie­gegevens, medische anamnese, behandel­historie, röntgen­beelden met motivatie, behandel­plannen en informed consent, verwijzingen.
• Aantekeningen zijn toegankelijk voor collega's in waarneming of overname.
• Patiënt heeft recht op inzage, kopie en correctie.
• Bij overdracht van de praktijk gaat het dossier mee of blijft het beschikbaar voor de patiënt.

Bijzondere categorieën

Gezondheids­gegevens vallen onder bijzondere categorieën van artikel 9 AVG. Dat betekent: verwerking alleen op basis van een specifieke grondslag (doorgaans de uitvoering van de behandelings­overeenkomst), strenge beveiliging, beperkte toegang en een helder intern autorisatie­model. Bij datalek is de meldplicht vaak direct van toepassing vanwege de gevoeligheid.

Het mondzorgdossier is tegelijk een medisch document, een juridisch bewijsstuk en een AVG-gevoelige verzameling. Elk van die drie rollen vraagt om zorgvuldig bewaren en zorgvuldig vernietigen.

Röntgenbeelden en parostatus

Röntgenbeelden maken onderdeel uit van het dossier en delen de bewaartermijn van twintig jaar. Digitale beelden staan in het praktijk­managementsysteem; oudere analoge opnames (periapical-kaartjes, panoramix-foto's op film) liggen nog altijd in kastjes bij praktijken die tussen 2005 en 2015 zijn gedigitaliseerd.

De parostatus is een herhalings­meting die zich uitstrekt over jaren. De volledige historie hoort in het dossier, omdat het verloop klinische relevantie heeft. Pas na het verstrijken van de twintig­jaars­termijn na laatste contact komt vernietiging aan de orde.

Wanneer mag vernietigen?

Drie situaties vragen om actieve vernietiging:

1. Termijn verstreken. Twintig jaar na laatste contact (of vanaf 18e levensjaar) mag het dossier weg, tenzij de patiënt daarna weer is behandeld (nieuwe termijn) of een langere termijn gerechtvaardigd is uit goed hulpverlenerschap.
2. Patiënt vraagt om vernietiging. Artikel 7:455 BW geeft de patiënt het recht op vernietiging van (delen van) het dossier. De zorgverlener vernietigt binnen drie maanden, tenzij een ander bewaart een aanmerkelijk belang bij bewaring heeft.
3. Praktijk beëindigt. Bij praktijk­beëindiging gaan dossiers over naar opvolger of naar een bewaarder­regeling, wat overblijft wordt conform richtlijn vernietigd.

Praktisch vernietigingsproces

Het archief van een tandartspraktijk is vaak een mix van papier (oude statuskaarten, röntgenfilm­zakjes, verwijs­brieven, afdrukken van digitale dossiers) en digitale data (praktijk­managementsysteem, back-ups, scans). De papieren kant wordt het best aangepakt via een jaarlijkse opruimronde waarbij alles buiten termijn wordt geïnventariseerd, gebundeld en vernietigd. Zie onze vergelijking mobiele shredding versus offsite voor de keuze tussen vernietiging op locatie of op afstand.

Mobiele vernietiging op de praktijk

Voor tandartspraktijken is mobiele vernietiging op locatie vrijwel altijd de juiste keuze. Dossiers vallen onder beroepsgeheim; ze mogen het pand niet intact verlaten. Bij DeSnipperaar komt de vernietigings­wagen naar de praktijk. Papieren statuskaarten, röntgenfilm, verwijsbrieven en afdrukken gaan ter plekke in de shredder op DIN 66399 P-5. Je medewerker of praktijk­houder kijkt mee door het zijraam. Na afloop ontvang je een certificaat op naam van de praktijk. Geen contract, geen minimum, goed inpasbaar in een middagplanning.

Digitale kant

Voor de digitale kant geldt dezelfde logica, maar met andere technieken. Back-uptapes en oude harde schijven die patiënten­gegevens bevatten horen aan het einde van hun leven aantoonbaar vernietigd te worden op H-4 of E-4 niveau. Zie ook onze artikelen over SSD vernietigen en harde schijf wissen versus vernietigen.

Samengevat

• WGBO: twintig jaar vanaf laatste contact of vanaf 18e levensjaar.
• KNMT-richtlijn vult praktisch in wat in het dossier hoort.
• Bijzondere categorie AVG art. 9; strikte beveiliging en toegangs­beperking.
• Röntgenbeelden en parostatus delen de dossiertermijn.
• Mobiele vernietiging op de praktijk voorkomt dat dossiers tijdens transport verloren gaan.

Meer branchespecifieke informatie vind je op onze pagina voor zorgverleners en praktijken.