Zorg

GGZ-instellingen: clientdossiers vernietigen

24 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een GGZ-instelling verwerkt de meest gevoelige gegevens die er zijn. Diagnoses, behandelplannen, gespreksverslagen, medicatie en soms crisis- en risicotaxaties. Deze gegevens vallen onder een lange wettelijke bewaartermijn, maar ze mogen ook niet eindeloos blijven liggen. Deze gids laat zien hoe lang u een clientdossier bewaart, wat het recht van de client op vernietiging betekent en hoe u het dossier daarna vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord. De WGBO schrijft een bewaartermijn van 20 jaar voor, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Een client kan bovendien om vernietiging vragen. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat, of het nu om papier of om een digitale datadrager gaat.

Twee kaders die naast elkaar gelden

Bij een GGZ-instelling lopen twee regimes door elkaar. De WGBO verplicht u om een dossier bij te houden en dat 20 jaar te bewaren, zodat een client en de behandelaar op de behandelgeschiedenis kunnen terugvallen. Daarnaast geldt de AVG, die vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig en om bijzondere persoonsgegevens extra te beschermen. De WGBO bepaalt de ondergrens voor wat u moet bewaren, de AVG de bovengrens voor wat u niet te lang mag houden.

Die 20 jaar is geen vrijblijvende richtlijn. In de WGBO-bewaartermijn van 20 jaar voor patientendossiers leest u hoe de termijn precies wordt geteld en wanneer goed hulpverlenerschap vraagt om langer te bewaren. Voor de GGZ is het startpunt de laatste wijziging in het dossier, niet de eerste afspraak. Zolang een behandeltraject loopt, blijft de teller dus stilstaan.

Bewaartermijnen per onderdeel

Een clientdossier is geen homogeen geheel. De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de WGBO-termijn vanaf de laatste wijziging en de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Behandeldossier	WGBO-bewaarplicht	20 jaar vanaf laatste wijziging
Financiele administratie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Verwijzingen en correspondentie	Onderdeel van het dossier	volgt het dossier
Personeelsdossier behandelaar	Eigen termijnen	los van het clientdossier
Digitale dossiers en back-ups	Zelfde termijn als origineel	daarna wissen of vernietigen
Concepten en kladversies	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van uw eigen beleid of juridisch advies. Houd het clientdossier en het personeelsdossier van de behandelaar strikt uit elkaar. Ze kennen andere termijnen en andere grondslagen en horen niet in hetzelfde archief door elkaar te lopen.

Het recht van de client op vernietiging

Naast de bewaarplicht bestaat er een recht dat in de GGZ vaak speelt. Een client kan vragen om vernietiging van het dossier. Dat verzoek honoreert u in beginsel binnen drie maanden, tenzij een wettelijk voorschrift zich ertegen verzet of een ander een zwaarwegend belang heeft bij het behoud van de gegevens. Denk bij dat laatste aan een lopende klacht of een juridische procedure.

Een vernietigingsverzoek is dus geen formaliteit die u wegzet in een la. U beoordeelt het per geval, legt uw afweging vast en voert het uit als er geen beletsel is. Voert u het uit, dan geldt hetzelfde als bij een gewone opschoning. Het dossier verdwijnt vertrouwelijk en u houdt bewijs van de vernietiging, zodat u later kunt aantonen dat u het verzoek zorgvuldig heeft afgehandeld.

Leg intern vast wie zo'n verzoek in behandeling neemt en binnen welke termijn. Zo voorkomt u dat een verzoek tussen wal en schip valt op een drukke afdeling. Een client die om vernietiging vraagt, verwacht een duidelijk antwoord en een instelling die aantoonbaar in control is, kan dat antwoord ook geven.

Bijzondere persoonsgegevens en extra zorgvuldigheid

Gegevens over de geestelijke gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Ze genieten binnen de AVG een verzwaarde bescherming, omdat een lek grote gevolgen kan hebben voor iemands leven, werk en relaties. Dat vraagt om extra zorgvuldigheid in elke fase. Beperk wie toegang heeft, bewaar niet meer dan nodig en behandel de gegevens ook aan het eind van de rit met dezelfde zorg als tijdens de behandeling.

Concreet betekent dit dat u een oud clientdossier niet bij het gewone oud papier gooit en een afgeschreven server met dossiers niet zomaar bij het grofvuil zet. De weg naar vernietiging hoort net zo gesloten te zijn als de kast waarin het dossier stond. Wie aantoonbaar wil vernietigen voor de AVG, regelt die keten van begin tot eind.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Bepaal de laatste wijziging per dossier en tel daar de 20 jaar vanaf.
2. Scheid client- en personeelsdossiers en houd de fiscale administratie apart.
3. Beoordeel vernietigingsverzoeken per geval en leg uw afweging vast.
4. Neem digitale datadragers mee in de opschoning, ook back-ups en oude servers.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Clientdossiers laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze gezondheidsgegevens van de meest gevoelige soort bevatten. Het papier en de datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Een oude behandelcomputer, een losse harde schijf of een back-up met dossiers hoort er net zo goed bij als de papieren mappen.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG en de client dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• De 20 jaar vanaf de eerste afspraak tellen. De termijn loopt vanaf de laatste wijziging.
• Vernietigingsverzoeken laten liggen. Een client heeft recht op een beoordeling binnen drie maanden.
• Digitale datadragers vergeten. Een oude server met dossiers is net zo gevoelig als de papieren map.
• Client- en personeelsdossiers door elkaar bewaren. Ze kennen andere termijnen en grondslagen.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een GGZ-instelling een clientdossier bewaren?

De WGBO schrijft een bewaartermijn van 20 jaar voor, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. In sommige gevallen bewaart u langer als goed hulpverlenerschap dat vraagt. De financiele administratie kent een eigen fiscale termijn van zeven jaar.

Kan een client vragen om vernietiging van het dossier?

Ja. Een client heeft het recht om vernietiging van het dossier te vragen en die verzoeken worden in beginsel binnen drie maanden gehonoreerd. Alleen als een wettelijk voorschrift of een zwaarwegend belang van een ander zich ertegen verzet, mag u het weigeren.

Zijn behandelgegevens bijzondere persoonsgegevens?

Ja. Gegevens over de geestelijke gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en vragen om extra zorgvuldigheid. Beperk de toegang, bewaar niet langer dan nodig en laat vernietigen op een manier die bij de gevoeligheid past.

Hoe vernietig ik clientdossiers en datadragers AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papieren dossiers en digitale datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging. De handeling noteert u in uw verwerkingsregister als bewijs.

Conclusie

Een GGZ-instelling werkt met de meest gevoelige gegevens die er zijn, tussen een lange wettelijke bewaarplicht en de AVG in. Houd de WGBO-termijn van 20 jaar aan vanaf de laatste wijziging, beoordeel vernietigingsverzoeken van clienten binnen drie maanden en behandel behandelgegevens als de bijzondere persoonsgegevens die ze zijn. Neem digitale datadragers mee in elke opschoning. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan beide kaders en beschermt u de mensen achter de dossiers.

Lees ook: arbodiensten: medische dossiers vernietigen, thuiszorg: clientdossiers vernietigen, paramedici: behandeldossiers en de WGBO vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Clientdossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.