Zorg

Paramedici: behandeldossiers en de WGBO vernietigen

24 juli 2026 · 9 min lezen · DeSnipperaar

Een dietist, logopedist of podotherapeut houdt van elke client een behandeldossier bij: een intake, behandelplan, voortgangsnotities, een verwijzing en soms correspondentie met de huisarts. Dat zijn gevoelige gezondheidsgegevens die onder de WGBO vallen, met een bewaartermijn van twintig jaar. Een kleine praktijk heeft vaak geen groot archief, maar wel een kast met oude mappen en een computer vol dossiers. Deze gids laat zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: het behandeldossier bewaart u twintig jaar vanaf de laatste wijziging, de facturatie valt onder de fiscale zeven jaar. Verwijzingen en correspondentie met de huisarts horen bij het dossier en volgen dezelfde termijn. Wat na afloop weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat, of het nu papier of een datadrager is.

Twee kaders: WGBO en AVG

Bij een paramedische praktijk lopen twee regels door elkaar. De WGBO verplicht u het behandeldossier twintig jaar te bewaren, zodat een client of een collega-behandelaar later nog kan nagaan wat er is gebeurd. Die termijn is een ondergrens: korter bewaren mag niet. Daarnaast geldt de AVG, die vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig. De AVG vormt de bovengrens voor alles wat niet onder een wettelijke bewaarplicht valt.

Het gevolg is dat u de gegevens per soort behandelt. Het behandeldossier houdt u aan tot de WGBO-termijn voorbij is. Losse afspraaknotities, een verlopen wachtlijstformulier of een concept dat nooit in het dossier belandde, hebben geen eigen bewaarplicht en ruimt u eerder op. De achtergrond van de twintigjaarstermijn staat in de WGBO-bewaartermijn van 20 jaar voor patientendossiers.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de WGBO-termijn vanaf de laatste wijziging in het dossier en de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Behandeldossier en behandelplan	WGBO	20 jaar
Verwijzing en correspondentie huisarts	Onderdeel van het dossier	20 jaar
Facturatie en administratie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Afspraken en no-show notities	Doelgebonden	zo kort mogelijk
Digitale dossiers en datadragers	Volgen het dossier	tot vernietiging drager
Correspondentie en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van uw beroepsnormen. Bij twijfel over een specifiek dossier raadpleegt u uw beroepsvereniging of privacyadviseur. Een volledig overzicht per documentsoort vindt u in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

De kleine praktijk zonder groot archief

Veel paramedische praktijken zijn klein. Een solopraktijk aan huis of een maatschap met een paar behandelkamers heeft geen archiefruimte met dozen tot aan het plafond. Toch verzamelt zich in de loop van de jaren een verrassende hoeveelheid gevoelige gegevens: mappen met afgesloten dossiers, uitgeprinte verwijzingen, oude agenda's en een computer waar niets ooit echt van af gaat. Juist omdat het weinig lijkt, blijft het vaak liggen.

Dat is het risico. Een dossier van een dietist of logopedist bevat gezondheidsgegevens en dat zijn bijzondere persoonsgegevens met extra bescherming. Een map die na een verhuizing in een gewone papierbak belandt, of een oude laptop die u weggeeft, kan een meldplichtig datalek worden. De omvang van de praktijk verandert niets aan de gevoeligheid van de inhoud. Behandel afgesloten dossiers daarom als vertrouwelijk materiaal, ook als het maar een halve kast is.

Verwijzingen en correspondentie met de huisarts

Een paramedisch dossier staat zelden op zichzelf. Er zit een verwijzing van de huisarts in, een terugkoppeling na de behandeling, soms een brief van een medisch specialist. Die correspondentie hoort bij het behandeldossier en valt onder dezelfde bewaartermijn van twintig jaar. U mag ze dus niet apart eerder weggooien, maar u moet ze ook niet los laten rondslingeren in een aparte map die niemand beheert.

Houd de correspondentie daarom bij het dossier waar ze bij hoort. Wat u dubbel heeft, bijvoorbeeld een uitdraai naast het digitale origineel, ruimt u wel op zodra u het niet meer nodig heeft. Als het dossier na twintig jaar weg mag, gaat de bijbehorende correspondentie in dezelfde vertrouwelijke vernietiging mee. Zo houdt u het dossier compleet zolang het moet en volledig weg zodra het mag.

Digitale dossiers en datadragers

De meeste praktijken werken met een elektronisch dossier. Een digitaal dossier valt onder precies dezelfde termijn als een papieren dossier, dus ook daar geldt twintig jaar. Het verschil zit in het opruimen. Een bestand verwijderen uit uw dossiersysteem is niet hetzelfde als vernietigen: op een oude praktijkcomputer, een externe schijf of een vergeten back-up kunnen dezelfde gegevens nog jaren terug te halen zijn.

Neem een afgeschreven computer, laptop of back-updrager met dossiergegevens daarom mee in de vernietiging in plaats van hem weg te geven of op te slaan. Een gewiste schijf is niet leeg, alleen onzichtbaar gemaakt. Fysieke vernietiging van de datadrager is de enige manier om zeker te weten dat de gegevens onleesbaar zijn. Zowel het papier als de datadragers laat u op hetzelfde moment ophalen en vernietigen, zodat er geen restant achterblijft.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits de gegevens in behandeldossier, administratie en losse notities.
2. Houd het dossier aan tot twintig jaar na de laatste wijziging.
3. Houd verwijzingen en correspondentie bij het dossier waar ze bij horen.
4. Neem datadragers mee en vertrouw niet op wissen alleen.
5. Verzamel wat weg mag in een afgesloten bak, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Behandeldossiers laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze gezondheidsgegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten van uw praktijk tot de versnipperaar gesloten is. Ook een oude praktijkcomputer of back-up met dossiergegevens hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging daarnaast in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Dossiers te vroeg weggooien. De WGBO-termijn van twintig jaar is een ondergrens.
• Verwijzingen los behandelen. Ze horen bij het dossier en volgen dezelfde termijn.
• Vertrouwen op wissen alleen. Een gewiste schijf is niet hetzelfde als een vernietigde schijf.
• Onversnipperd weggooien. Een behandeldossier op straat is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een paramedische praktijk het behandeldossier bewaren?

Het behandeldossier valt onder de WGBO en kent een bewaartermijn van twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. De facturatie valt daarnaast onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Pas na afloop van de termijn mag u het dossier vernietigen.

Vallen verwijzingen en correspondentie met de huisarts ook onder de 20 jaar?

Ja. Een verwijzing, een brief aan of van de huisarts en overige correspondentie die bij de behandeling hoort, maken deel uit van het behandeldossier. Ze volgen dezelfde bewaartermijn van twintig jaar en gaan daarna mee in dezelfde vertrouwelijke vernietiging.

Hoe ga ik om met digitale dossiers en oude datadragers?

Een digitaal dossier valt onder dezelfde termijn als een papieren dossier. Een oude praktijkcomputer, laptop of back-up met dossiergegevens hoort fysiek vernietigd te worden, niet alleen gewist. Neem de datadrager mee in de vernietiging en noteer dat in uw register.

Hoe vernietig ik behandeldossiers AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging. De vernietiging noteert u in uw verwerkingsregister als bewijs richting de AVG.

Conclusie

Een paramedische praktijk werkt met gezondheidsgegevens van elke client, tussen de WGBO en de AVG in. Houd het behandeldossier twintig jaar aan, reken vanaf de laatste wijziging en houd verwijzingen en correspondentie bij het dossier waar ze bij horen. Ook een klein archief en een oude praktijkcomputer verdienen dezelfde zorg als een grote kast vol mappen. Wat na afloop weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan beide kaders en beschermt u de gegevens van uw clienten.

Lees ook: arbodiensten: medische dossiers vernietigen, thuiszorg: clientdossiers vernietigen, ggz-instellingen: clientdossiers vernietigen en fysiotherapie: clientdossier vernietigen na de WGBO-termijn.

---

Behandeldossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.