Zorg

Arbodiensten: medische en verzuimdossiers vernietigen

24 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een arbodienst en bedrijfsarts verwerken de meest gevoelige gegevens die er op de werkvloer bestaan: medische informatie, verzuimoorzaken, re-integratieadviezen en onderzoeksuitslagen van werknemers. Een deel valt onder een medische bewaarplicht bij de bedrijfsarts, een deel onder de doelbinding van de AVG bij de werkgever en de scheiding tussen die twee is wettelijk streng. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: het medisch dossier bij de bedrijfsarts kent een eigen medische termijn van vaak rond vijftien jaar. De niet-medische verzuimgegevens die de werkgever bijhoudt, ruimt u eerder op, doorgaans binnen twee jaar na het einde van het dienstverband. Wat weg mag verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

Twee werelden: medisch dossier en personeelsdossier

Bij een arbodienst lopen twee soorten dossiers naast elkaar en ze mogen elkaar niet raken. De bedrijfsarts houdt een medisch dossier bij met klachten, diagnoses, behandeladviezen en onderzoeksuitslagen. Dat dossier is vertrouwelijk en valt onder het medisch beroepsgeheim. De werkgever houdt daarnaast een verzuimdossier bij, maar mag daarin alleen niet-medische gegevens vastleggen, zoals de datum van de ziekmelding, de verwachte duur en afspraken over werkhervatting. De oorzaak van het verzuim of een diagnose hoort daar nooit in thuis.

Deze scheiding is geen vormkwestie. Zij beschermt de werknemer tegen een werkgever die anders inzicht zou krijgen in gevoelige gezondheidsinformatie. Houd de twee dossiers daarom fysiek en digitaal gescheiden, met eigen toegangsrechten en eigen bewaartermijnen. Hoe die scheiding in een zorgorganisatie uitpakt tussen het personeelsdossier en het patientdossier laat zien hoe streng die grens is. Wie de dossiers vermengt, loopt tegen een datalek aan zodra een van beide op de verkeerde plek belandt.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt sterk per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de meeste termijnen vanaf het einde van het dienstverband of vanaf de afronding van de re-integratie.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Medisch dossier bedrijfsarts	Medische bewaarplicht	vaak 15 jaar
Verzuim- en re-integratiedossier (werkgever)	Doelbinding AVG	tot 2 jaar na dienstverband
Arbeidsongevallen en meldingen	Arbowet	volgens wettelijke termijn
Gezondheidsonderzoek gevaarlijke stoffen	Arbowet	tot 40 jaar
Persoonsgegevens werknemer	Zolang nodig	doelgebonden
Correspondentie en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van de geldende regels. Voor de niet-medische verzuimgegevens die u als werkgever bewaart, sluit de lijn aan bij die van het personeelsdossier onder de AVG. De medische bewaartermijn van de bedrijfsarts sluit aan bij de lange lijn van de WGBO-bewaartermijn voor patientendossiers. Twijfelt u over een specifiek onderdeel, raadpleeg dan uw functionaris gegevensbescherming.

Bijzondere persoonsgegevens: gezondheid van werknemers

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en genieten de zwaarste bescherming onder de AVG. Alles wat de bedrijfsarts vastlegt over de gezondheid van een werknemer valt hieronder, net als een uitslag van een arbeidsgezondheidskundig onderzoek of een advies over belastbaarheid. Voor het verwerken van deze gegevens gelden strikte voorwaarden en voor het bewaren ervan geldt opslagbeperking. Dat betekent dat u ze niet langer aanhoudt dan het doel vraagt.

In de praktijk zit het risico vaak in de losse stukken. Een uitgeprint spreekuurverslag, een kopie van een onderzoeksuitslag of een oud re-integratieverslag op papier is even gevoelig als het dossier zelf. Behandel die stukken daarom met dezelfde zorg als het hoofddossier en ruim ze op zodra ze hun doel hebben gediend. Een bijzonder geval zijn gegevens uit onderzoek naar blootstelling aan gevaarlijke stoffen, die de Arbowet juist heel lang laat bewaren, tot wel veertig jaar.

De rol van verwerker richting de werkgever

Een arbodienst werkt in opdracht van de werkgever, maar dat maakt de dienst niet automatisch verwerker. Voor de zuiver medische taken van de bedrijfsarts is de arbodienst vaak zelf verwerkingsverantwoordelijke, omdat de bedrijfsarts een eigen wettelijke en medische verantwoordelijkheid draagt. Voor de administratieve verzuimbegeleiding die de arbodienst namens de werkgever uitvoert, kan wel een verwerkersrol gelden. Het is dus geen zwart-witvraag, maar een verdeling per taak.

Leg die rolverdeling schriftelijk vast. Waar de arbodienst als verwerker optreedt, hoort een verwerkersovereenkomst met afspraken over beveiliging, bewaartermijnen en vernietiging. Loop daarvoor de checklist voor de verwerkersovereenkomst langs. Zo weet iedereen wie waarvoor verantwoordelijk is en wie aan het einde van de rit de gegevens vernietigt en dat aantoont.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Scheid de dossiers in een medisch dossier en een niet-medisch verzuimdossier.
2. Beperk het werkgeversdossier tot niet-medische gegevens over verzuim en re-integratie.
3. Houd het medisch dossier onder beheer van de bedrijfsarts met eigen toegang.
4. Leg de rolverdeling vast in een verwerkersovereenkomst waar die van toepassing is.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Medische en verzuimdossiers laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze de meest gevoelige persoonsgegevens van een werknemer bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude praktijkcomputer, een back-up of een archiefkast met spreekuurverslagen hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Medische gegevens in het werkgeversdossier. Een diagnose of verzuimoorzaak hoort daar nooit in.
• Verzuimdossiers eindeloos bewaren. Na twee jaar vervalt doorgaans het doel.
• Losse spreekuurverslagen als gewoon papier behandelen. Die zijn even gevoelig als het dossier.
• De rolverdeling niet vastleggen. Zonder afspraken is onduidelijk wie vernietigt.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang bewaart een arbodienst medische en verzuimdossiers?

Het medisch dossier bij de bedrijfsarts kent een eigen medische bewaartermijn, vaak rond vijftien jaar. De niet-medische verzuimgegevens die de werkgever bewaart houdt u korter aan, doorgaans tot twee jaar na het einde van het dienstverband. Bewaar niets langer dan het doel vraagt.

Mag de werkgever het medische dossier van de bedrijfsarts inzien?

Nee. Het medisch dossier valt onder het beroepsgeheim van de bedrijfsarts en is niet toegankelijk voor de werkgever. De werkgever ontvangt alleen niet-medische informatie die nodig is voor de verzuimbegeleiding, zoals afspraken over werkhervatting.

Is een arbodienst verwerker of verwerkingsverantwoordelijke?

Dat hangt af van de taak. Voor de medische taken van de bedrijfsarts is de arbodienst vaak zelf verantwoordelijke. Voor administratieve verzuimbegeleiding namens de werkgever kan een verwerkersrol gelden. Leg die rolverdeling schriftelijk vast.

Hoe vernietig ik arbo- en verzuimdossiers AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.

Conclusie

Een arbodienst werkt met de meest gevoelige gegevens van een werknemer, tussen een medische bewaarplicht en de AVG in. Houd het medisch dossier van de bedrijfsarts strikt gescheiden van het verzuimdossier van de werkgever, bewaar elk onderdeel niet langer dan zijn eigen termijn en leg de rolverdeling vast in een verwerkersovereenkomst. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo beschermt u de gezondheidsgegevens van uw werknemers en voldoet u aan beide kaders.

Lees ook: thuiszorg: clientdossiers vernietigen, ggz-instellingen: clientdossiers vernietigen, paramedici: behandeldossiers en de WGBO vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Arbodossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.