Zorg

Zorginstelling: personeelsdossier versus patiëntdossier

7 januari 2026 · 6 min lezen · DeSnipperaar

Een zorg­instelling beheert twee grote typen archieven die uiterlijk op elkaar kunnen lijken maar juridisch fundamenteel verschillen. Patiëntdossiers vallen onder de WGBO met een bewaartermijn van twintig jaar. Personeels­dossiers vallen onder een combinatie van arbeidsrecht, fiscale bewaarplicht en AVG, met een termijn die varieert van twee tot zeven jaar per document­type. De grondslag verschilt, het risicoprofiel verschilt, en de fysieke of digitale opslag hoort strikt gescheiden te zijn. Dit artikel laat zien hoe je de scheiding in de praktijk vormgeeft.

Twee archieven, twee regimes

Patiëntdossiers: bijzondere categorieën van AVG art. 9, grondslag uitvoering behandelings­overeenkomst (WGBO), bewaartermijn twintig jaar vanaf laatste contact. Toegang beperkt tot de behandelaars en zorg­medewerkers die direct betrokken zijn bij de behandeling. Doorbreken van geheimhouding alleen bij dwingende gronden.

Personeelsdossiers: gewone persoons­gegevens met soms bijzondere elementen (arbodossier), grondslag uitvoering arbeids­overeenkomst en wettelijke verplichting, bewaartermijnen gedifferentieerd per documenttype. Toegang beperkt tot HR, leidinggevende en direct betrokkenen.

Uitgebreide WGBO-context staat in ons artikel WGBO 20 jaar patiëntendossiers.

Bewaartermijnen op een rij

Patiëntdossier

• Hoofddossier: twintig jaar vanaf laatste contact (WGBO art. 7:454 BW).
• Voor minderjarigen: twintig jaar vanaf 18e levensjaar.
• Beeldvormend materiaal (röntgen, echo, MRI): meegaand met dossier.
• Opname­dossiers, verpleegkundige rapportages, medicatielijsten: onderdeel van hoofddossier.

Personeelsdossier

• Loonadministratie: zeven jaar fiscaal vanaf einde boekjaar.
• Arbeidsovereenkomst: tot zeven jaar na einde dienstverband.
• Kopie-ID: in de regel maximaal twee jaar na einde dienstverband.
• Sollicitatie­gegevens afgewezen kandidaten: vier weken, met toestemming tot een jaar.
• BIG-registratie en vakinhoudelijke diploma's: zolang werknemer in functie plus redelijke termijn voor aansprakelijkheids­vorderingen.
• Arbodossier: na einde dienstverband vaak kort bewaren, afhankelijk van aansprakelijkheid.

Waarom verstrengeling riskant is

In kleinere zorg­praktijken (huisarts, tandarts, fysio, GZ-psycholoog) is de HR-administratie soms een bijrol van de praktijk­houder. Dan is de verleiding groot om arbeids­overeenkomsten van personeel in dezelfde ordner­rij te bewaren als patiëntendossiers. Risico's:

• Een zorg­medewerker krijgt bij het opzoeken van een patiënt per ongeluk inzicht in arbeids­gegevens van een collega.
• Een patiënt met recht op kopie vraagt ‘het hele dossier’ op en er komt een arbeids­overeenkomst mee.
• Bij overname of splitsing van de praktijk raakt onduidelijk wat waar hoort.
• Bij vernietiging na twintig jaar worden per ongeluk personeels­stukken meegenomen die nog onder de zeven­jaarstermijn vallen.

Verstrengeling van personeels- en patiëntdossiers is een van de stille structuurfouten in zorgarchieven. Het komt pas boven tafel bij een audit, een datalek of een overname.

Geheimhoudingsplicht en beroepsgeheim

Het beroepsgeheim van zorgverleners (art. 7:457 BW, tuchtrecht) geldt voor patiënt­informatie en staat los van de AVG. De geheimhoudingsplicht voor personeels­informatie rust op de werkgever en de betrokken medewerkers op basis van de arbeids­relatie. Wanneer je beide soorten in hetzelfde archief bewaart, is de kans reeel dat een gebeurtenis die het beroepsgeheim raakt ook personeels­informatie bloot stelt.

Fysieke en digitale scheiding

Drie praktische regels:

1. Fysiek. Patiënten­dossiers in een aparte kast of ruimte. Personeels­dossiers in een andere kast of in een kluis op kantoor. Sleutels en toegang verschillend geregeld.
2. Digitaal. Patiënten­dossiers in het zorg­informatiesysteem (bijvoorbeeld HIS, dental software, fysiomanager). Personeels­dossiers in een HR-tool of afgeschermde folder. Geen overlap in toegang.
3. Transport. Bij fysieke verplaatsing (verhuizing, renovatie, vernietiging) blijft de scheiding intact. Andere doos, andere container, andere batch.

Zie ook onze AVG-bewaartermijnen cheatsheet voor een snel overzicht per document­type.

Vernietigingsroutines

Omdat de termijnen verschillen, ook de ritmes. Patiënten­dossiers vernietig je in de regel in jaarlijkse of tweejaarlijkse cohorten op basis van ‘laatste contact plus twintig jaar’. Personeels­dossiers ruim je jaarlijks op in twee stromen: kopie-ID na twee jaar uit dienst, loon en overeenkomst na zeven jaar. Hou deze stromen altijd gescheiden tijdens vernietiging, al was het maar om het vernietigings­certificaat per categorie te kunnen archiveren.

Mobiele vernietiging op locatie

Gezien de gevoeligheid van beide dossier­typen is mobiele vernietiging op de zorg­locatie het rustigste pad. De vernietigings­wagen komt naar de instelling, twee batches worden apart verwerkt op DIN 66399 P-5, twee certificaten worden uitgereikt, niets verlaat het pand intact. Vooral bij zorg­instellingen met meerdere locaties werkt dit goed: planning per vestiging, met de zekerheid dat het beroepsgeheim niet onderweg in gevaar komt.

Samengevat

• Patiëntdossier: twintig jaar, AVG art. 9 bijzondere categorie.
• Personeelsdossier: termijn­gedifferentieerd, twee tot zeven jaar.
• Fysiek en digitaal gescheiden opslaan en toegang beperken.
• Vernietig per stroom, documenteer per stroom, bewaar certificaten apart.
• Mobiele vernietiging op locatie voorkomt dat beroepsgeheim onderweg sneuvelt.

Meer branche­specifieke informatie staat op onze pagina voor zorgverleners en praktijken.