Home › Kennisbank › Fiscale bewaarplicht 7 jaar
Fiscaal

Fiscale bewaarplicht van 7 jaar: wat mag daarna weg?

· 8 min lezen · DeSnipperaar

Elk jaar na de aangifte vennootschapsbelasting staan ondernemers voor dezelfde vraag: welke map mag nu eindelijk weg? De Belastingdienst rekent sinds jaar en dag met een bewaartermijn van 7 jaar voor de basisadministratie, vastgelegd in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Maar de praktijk is genuanceerder. Voor sommige posten geldt 9 jaar, voor andere 10, en er zijn documenten die fiscaal al na 5 jaar weg mogen maar AVG-technisch juist langer moeten blijven. Dit artikel zet het op een rij.

Doelgroep: ondernemers, boekhouders, administrateurs en accountants die jaarlijks willen opruimen zonder risico op naheffing of AVG-boete.

De kern van artikel 52 AWR

Artikel 52 AWR verplicht administratieplichtigen om gegevensdragers zeven jaar lang te bewaren. De termijn begint op 1 januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het document relevant was. Concreet: een factuur uit 2017 mag je op 1 januari 2025 versnipperen, want het relevante boekjaar loopt dan acht kalenderjaren terug. Dat is vaak anders dan mensen denken.

De wet noemt expliciet de ‘basisadministratie’: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraad, in- en verkoop, loonadministratie. De Belastingdienst mag controleren tot aan die zeven jaar, en in geval van een fiscale navordering soms langer via artikel 16 AWR (tot 12 jaar bij buitenlandse vermogensbestanddelen).

De zeven jaar in de praktijk

Wat valt onder de standaard zeven jaar?

Fiscaal mag dit na zeven jaar weg. AVG-technisch kijk je of er persoonsgegevens in staan. Is dat zo, dan is vernietigen niet een kan-bepaling maar een moet-bepaling, want verder bewaren zonder doel is een overtreding van AVG artikel 5.

De 9-jaarstermijn voor onroerend goed

Heb je vastgoed in de zaak, dan geldt voor de omzetbelasting een herzieningstermijn van negen jaar (artikel 15 lid 6 Wet OB en artikel 13 Uitvoeringsbeschikking OB). Dat betekent dat de administratie rond aanschaf, herziening en btw-verrekening negen jaar bewaard moet blijven. In de praktijk ronden veel ondernemers af op tien jaar om geen risico te lopen.

Een ondernemer die in 2015 een bedrijfspand kocht en in 2024 de laatste btw-herziening deed, mag de pandadministratie pas per 1 januari 2034 definitief vernietigen.

Documenten die eerder mogen dan 7 jaar

Niet alles hoeft zeven jaar mee. Een paar categorieën mogen eerder weg, en moeten dat AVG-technisch ook.

Ook belangrijk: de Autoriteit Persoonsgegevens heeft meermaals benadrukt dat de fiscale 7-jaarstermijn geen vrijbrief is om alle persoonsgegevens zeven jaar te bewaren. Alleen als het document een fiscaal doel heeft en persoonsgegevens onlosmakelijk deel uitmaken, geldt de bewaarplicht. Voor randzaken moet je strenger zijn.

De digitale kant

De Belastingdienst accepteert digitale bewaring als de oorspronkelijke wijze van vastlegging behouden blijft, de leesbaarheid gewaarborgd is, en de gegevens controleerbaar zijn. Dat betekent in de praktijk pdf-scans met goede OCR, opgeslagen op een systeem met logging. Heb je digitaal op orde, dan mogen de papieren stukken versnipperd worden zodra de scan is geverifieerd. Dat is dé manier om archiefruimte terug te winnen.

Let wel op: bepaalde originelen moeten fysiek blijven. Denk aan ondertekende contracten met rechtsgeldige handtekening, notariele akten, bepaalde invoerdocumenten (douane) en papieren garantiebewijzen. Vraag bij twijfel je accountant. Het vernietigen van een origineel is moeilijk terug te draaien.

Vernietigen na 7 jaar: de checklist

  1. Trek een jaar grens en plan je jaarlijks vernietigingsmoment. Alle stukken uit boekjaar X mogen per 1 januari van jaar X+8 weg, mits geen uitzondering geldt.
  2. Loop uitzonderingen langs: onroerend goed (9 jaar), lopende geschillen, fiscale navordering, subsidieverplichtingen (soms 10 jaar).
  3. Scheid de te vernietigen dozen fysiek van de rest, zodat er geen vergissing plaatsvindt.
  4. Kies een vernietigingsmethode die voldoet aan DIN 66399 P-5. Lees zo nodig ons artikel over DIN 66399 P-niveaus.
  5. Laat een vernietigingscertificaat opmaken en bewaar dit 5 jaar als bewijs richting accountant en AP.
  6. Pas je verwerkingsregister aan. Verwerkingen die niet meer bestaan horen niet in het register.

Jaarafsluiting achter de rug? Versnipper het oudste boekjaar.

Wij komen met een mobiele shredder naar je kantoor, vernietigen op locatie volgens DIN 66399 P-5, en leveren certificaat per opdracht. Geen onzichtbare toeslagen.

Vraag een offerte aan

De niet-administratieplichtige: ZZP'er, vereniging, particulier

Niet iedereen valt onder artikel 52 AWR. Particulieren hebben geen wettelijke bewaarplicht, maar praktisch is 5 jaar voor aangiften inkomstenbelasting een veilige termijn. Verenigingen zonder winstoogmerk hebben een lichtere administratieplicht, maar houden zich doorgaans aan dezelfde 7 jaar om bij controle niets te hoeven verantwoorden. ZZP'ers zijn administratieplichtig zodra ze ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting en vallen dus wel onder de volle termijn.

De samenloop met AVG en arbeidsrecht

Een valkuil: sommige HR-dossiers moeten eerder weg dan 7 jaar (zie onze cheatsheet bewaartermijnen) maar de loonstroken moeten fiscaal juist 7 jaar blijven. De oplossing is splitsen: scheid het fiscaal-relevante deel (loonstrook) van het AVG-gevoelige deel (verzuim, sollicitatie) en hanteer per dossiergedeelte de eigen termijn. Dat voorkomt dat je per ongeluk ‘voor de zekerheid’ alles 7 jaar houdt en daarmee AVG overtreedt.

Klaar om het oudste boekjaar te versnipperen? Bel ons of vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. We plannen een mobiele shredder bij je voor de deur, geen brandstoftoeslag, certificaat per opdracht.