NBA-werkpapieren vernietigen: wat mag weg na 7 jaar?
Elk voorjaar breekt bij accountantskantoren hetzelfde moment aan: de jaargang waarvan de fiscale bewaartermijn verloopt. Zeven jaar aan werkpapieren, controlememoranda, saldibalansen en cliëntcorrespondentie staat klaar voor afvoer. Maar wat mag nu echt weg, en wat moet toch nog blijven? Dit artikel zet de kaders op een rij vanuit art. 52 AWR, de NBA-beroepsregels en AVG art. 5 lid 1 sub e.
Geschreven voor de kantoorverantwoordelijke, de compliance officer en de vaktechnisch bureau van middelgrote en kleine accountantspraktijken.
De 7-jaarsgrens in de AWR
Art. 52 AWR verplicht administratieplichtigen om hun administratie zeven jaar te bewaren. Voor de accountant geldt dit dubbelop: ten eerste voor de eigen administratie, ten tweede als afgeleide plicht uit het cliëntendossier waarin fiscaal relevante stukken liggen. Na zeven volle jaren vervalt de basisbewaartermijn, tenzij er uitzonderingen zijn.
Belangrijke uitzondering: administratie rondom onroerende zaken kent een bewaartermijn van negen jaar (herzieningstermijn BTW). Sluit een dossier met vastgoedtransacties dus niet te vroeg.
NBA: minimaal zeven jaar, soms langer
De NBA-Verordening gedrags- en beroepsregels en de nadere voorschriften controledossier schrijven voor dat het controledossier ten minste zeven jaar bewaard blijft, gerekend vanaf de datum van de controleverklaring. Voor Wta-vergunninghouders loopt dit in specifieke situaties door. Wwft-gerelateerde cliëntonderzoeksstukken kennen hun eigen termijn van vijf jaar na beëindiging van de zakelijke relatie.
Concreet: de fiscale zeven jaar is de bodem. De werkelijke bewaarplicht kan langer zijn afhankelijk van cliënttype, controleopdracht en aard van de transacties. Lees de details in ons achtergrondartikel Fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Wat mag er dan wel weg?
Nadat de langste van toepassing zijnde termijn is verlopen, mag en moet een stuk vernietigd worden. AVG art. 5 lid 1 sub e (opslagbeperking) is geen vriendelijke aanbeveling maar een verplichting: persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk.
- Concept-werkpapieren, planning- en risicoanalyses uit gesloten controlejaren.
- Cliëntcorrespondentie uit beëindigde opdrachten, mits niet Wwft-gerelateerd.
- Saldibalansen, grootboekuitdraaien en sub-administraties van de cliënt na zeven (of negen) jaar.
- Schaduwkopieën van belastingaangiften na zeven jaar.
- Loongegevens van ex-medewerkers van de cliënt, voor zover buiten de eigen bewaarplicht van de cliënt gehouden.
Houd de vernietigingsbeslissing te allen tijde dossiergebonden. Een generieke ‘alles ouder dan zeven jaar weg’-regel is te grof: juist de vastgoed-, Wwft- en lopende-geschil-uitzonderingen worden zo over het hoofd gezien.
Wat moet blijven?
- Dossiers met lopende geschillen, bezwaren of fiscale procedures.
- Wwft-cliëntonderzoek tot vijf jaar na einde relatie.
- Controledossiers met nog niet verstreken zeven-jaarstermijn.
- Onroerend-goed-gerelateerde stukken tot negen jaar.
- Stukken die onderwerp zijn van een tuchtklacht of onderzoek AFM of NBA.
Hoe vernietigen: de praktijk
Werkpapieren bevatten BSN's, financiële gegevens, bedrijfsgevoelige informatie en soms bijzondere persoonsgegevens. Dat tilt de vernietigingsnorm naar DIN 66399 P-5 voor papier en H-4 of E-4 voor datadragers. Een papierversnipperaar op kantoor haalt die norm doorgaans niet.
Mobiele documentvernietiging op locatie is voor accountantskantoren een logische route: de dozen uit het archief gaan rechtstreeks uit de kast in de shredder op de parkeerplaats, zonder tussenstap waarin een cliëntdossier in een vrachtwagen op de A10 ligt. Direct na afloop ontvang je een certificaat dat je als bewijs van opslagbeperking in het kwaliteitssysteem kunt opnemen.
Jaargang 2018 rijp voor vernietiging?
Wij komen met een mobiele shredder naar je kantoor in Amsterdam-Noord of directe omgeving. DIN 66399 P-5, certificaat per opdracht, jij kijkt mee. Geen contract, geen minimum.
Vraag een offerte aanDocumentatie en kwaliteitsdossier
Leg de vernietiging vast in het vernietigingsregister van het kantoor: welke jaargang, welk type stuk, welke methode, welke verwerker, welk certificaatnummer. Het NBA-kwaliteitsstelsel en een eventuele AFM-inspectie willen kunnen zien dat je niet alleen bewaart, maar ook opruimt. Een goed bijgehouden vernietigingsregister is daarbij het bewijs.
Meer achtergrond over de accountantspraktijk bij DeSnipperaar staat op onze branchepagina voor accountants.
Kort samengevat: zeven jaar is de fiscale bodem, negen jaar geldt voor onroerend goed, vijf jaar na einde relatie voor Wwft. Wat erover is, mag niet alleen weg, het moet weg onder de AVG. Vernietig gecontroleerd, op locatie, met certificaat. Zo sluit je de jaargang correct af.