HR

Personeelsdossier bewaartermijn: hoe lang bewaren onder de AVG?

9 juli 2026 · 12 min lezen · DeSnipperaar

Hoe lang moet u een personeelsdossier bewaren? Daar is geen enkel getal voor. Een dossier bestaat uit losse onderdelen die elk hun eigen termijn kennen. De meeste stukken bewaart u tot ongeveer 2 jaar na het einde van het dienstverband, maar de loonadministratie blijft 7 jaar en een kopie van het identiteitsbewijs 5 jaar. Dit artikel geeft per onderdeel de juiste bewaartermijn, een overzichtstabel en de vraag wat u doet als een termijn afloopt.

De meeste werkgevers worstelen niet met de vraag of zij oude dossiers mogen bewaren, maar met de vraag hoe lang precies. De ene salarisstrook moet jaren mee, de andere notitie uit een functioneringsgesprek mag veel eerder weg. Wie alles even lang bewaart, houdt te veel persoonsgegevens te lang vast. Dat is geen kleinigheid, want overbewaren is net zo goed een overtreding van de AVG als te vroeg vernietigen van iets met een wettelijke bewaarplicht.

In dit artikel draait alles om de termijnen zelf. Wilt u weten hoe u een dossier daarna vertrouwelijk opruimt, dan leest u dat in de pijler personeelsdossier vernietigen. Hier kijken we naar de duur, daar naar de uitvoering.

Het beginsel van opslagbeperking

De AVG noemt zelf bijna geen concrete jaartallen. De wet werkt met een beginsel: opslagbeperking, vastgelegd in artikel 5. U bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u ze verzamelde. Zodra dat doel is bereikt en er geen andere wettelijke grond meer is, moet u de gegevens vernietigen. Een personeelsdossier is daar een schoolvoorbeeld van, want het doel verschuift per onderdeel. Een arbeidsovereenkomst dient een ander doel dan een verzuimregistratie, dus de termijn verschilt ook. Wie dat beginsel als uitgangspunt neemt, hoeft niet voor elk papiertje een aparte regel uit het hoofd te kennen, maar redeneert telkens vanuit het doel.

Waarom een personeelsdossier geen enkele termijn kent

Een personeelsdossier is geen document maar een verzameling. Er zitten arbeidsovereenkomsten in, loonstroken, kopieen van diploma's, verslagen van gesprekken, ziekmeldingen, pensioenstukken en soms een kopie van een identiteitsbewijs. Elk van die categorieen heeft een eigen doel en daarmee een eigen termijn. Sommige termijnen komen uit de fiscale wetgeving, andere uit de arbeidswetgeving en weer andere volgen alleen uit de AVG-opslagbeperking. Daarom kunt u nooit het hele dossier in een keer een vaste houdbaarheidsdatum geven. U moet het uit elkaar trekken.

De standaardtermijn: ongeveer 2 jaar na uitdiensttreding

Voor het grootste deel van een personeelsdossier geldt een richttermijn van ongeveer 2 jaar na het einde van het dienstverband. Denk aan verslagen van functioneringsgesprekken, correspondentie, afspraken over opleidingen en algemene aantekeningen. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert deze twee jaar als redelijke periode waarin u na vertrek nog dossierstukken nodig kunt hebben, bijvoorbeeld voor een getuigschrift of een lopend geschil. Daarna vervalt het doel meestal en hoort het materiaal te worden opgeruimd. Twee jaar is dus geen wettelijk hard getal maar een goed verdedigbare standaard. Heeft u een concrete reden om iets langer te bewaren, zoals een lopend geschil of een dreigende procedure, dan mag dat. U noteert dan wel waarom en voor hoe lang, zodat de extra bewaring aantoonbaar is en niet zomaar voor de zekerheid gebeurt. Zodra die reden vervalt, geldt alsnog de gewone termijn en hoort het stuk te worden opgeruimd.

Loon- en salarisadministratie

De loonadministratie is de bekendste uitzondering. Loonstroken, jaaropgaven en de bijbehorende financiele gegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Die volgt uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen en geldt vanaf het moment dat de gegevens hun actuele waarde voor de Belastingdienst verliezen, in de praktijk na afloop van het boekjaar of het dienstverband. Een deel van de loonbelastinggegevens kent een afwijkende termijn van 5 jaar. Dit onderdeel mag u dus nooit samen met de rest na twee jaar weggooien. Meer over deze fiscale kant leest u in fiscale bewaarplicht: 7 jaar en dan?.

Kopie van het identiteitsbewijs

Voor de kopie van een identiteitsbewijs gelden bijzondere regels. U bent verplicht deze kopie te bewaren tot 5 jaar na het einde van het dienstverband, op grond van de fiscale en sociale wetgeving rond de loonheffing. Tegelijk is dit een gevoelig document met een burgerservicenummer en een pasfoto. Bewaar daarom alleen de verplichte kopie. Leg niet meer kopieen vast dan nodig. Vernietig de kopie op het hoogste niveau zodra de termijn van vijf jaar is verstreken. Te vroeg vernietigen kan u in de problemen brengen bij een belastingcontrole, te laat vernietigen is een AVG-overtreding. Houd deze kopie daarom apart van de algemene stukken, zodat u hem niet per ongeluk te vroeg met de rest opruimt.

Verzuim- en arbodossier

Verzuimgegevens zijn gezondheidsgegevens en vallen daarmee onder de bijzondere categorieen van de AVG. De hoofdregel is dat u verzuimgegevens niet langer bewaart dan nodig, met een richttermijn van 2 jaar na het einde van het dienstverband. Het inhoudelijke arbodossier wordt bovendien meestal beheerd door de arbodienst of de bedrijfsarts, niet door uzelf. Een uitzondering vormt blootstelling aan gevaarlijke stoffen, waarbij de Arbowet veel langere termijnen kent, oplopend tot tientallen jaren. Voor het gewone verzuim houdt u het kort en vernietigt u de stukken op het hoogste niveau.

Pensioengegevens

Pensioengegevens vormen een aparte stroom. Een deel hiervan loopt via de pensioenuitvoerder en niet via uw eigen dossier. De gegevens die u zelf bewaart, zoals de toetredingsstukken en de keuzes van de medewerker, kennen langere termijnen omdat een pensioen pas tientallen jaren later tot uitkering komt. Houd pensioenstukken daarom apart van de rest van het dossier en hanteer er een eigen, ruimere termijn voor. Gooi ze niet automatisch weg op het moment dat u de algemene dossierstukken na twee jaar opruimt.

Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten

Hoort een afgewezen sollicitant niet bij het personeelsdossier? Strikt genomen niet, maar het materiaal komt uit hetzelfde proces en wordt vaak op dezelfde plek bewaard. Voor afgewezen kandidaten geldt een korte termijn: u verwijdert hun gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure, of maximaal 1 jaar als de kandidaat daar toestemming voor heeft gegeven. Dit onderdeel wordt vaak vergeten, terwijl het juist veel persoonsgegevens bevat van mensen die nooit bij u in dienst zijn gekomen. Wij behandelen dit apart in een eigen artikel, zie de leestips onderaan.

De bewaartermijnen in een overzicht

Onderstaande tabel zet de belangrijkste onderdelen op een rij. Gebruik hem als startpunt en kijk altijd na of er voor uw branche of cao afwijkende afspraken gelden.

Onderdeel	Bewaartermijn	Grondslag
Loonadministratie, jaaropgaven	7 jaar	Fiscale bewaarplicht (AWR)
Loonbelastinggegevens	5 jaar na einde dienstverband	Wet op de loonbelasting
Kopie identiteitsbewijs	5 jaar na einde dienstverband	Loonheffing / fiscale wetgeving
Arbeidsovereenkomst, mutaties	2 jaar na einde dienstverband	AVG-opslagbeperking
Functioneringsverslagen, correspondentie	2 jaar na einde dienstverband	AVG-opslagbeperking
Verzuim- en arbogegevens (gewoon)	2 jaar na einde dienstverband	AVG / arbowetgeving
Sollicitatiegegevens (afgewezen)	4 weken, of 1 jaar met toestemming	AVG-opslagbeperking
Pensioengegevens	Langer, via uitvoerder	Pensioenwetgeving

Een uitgebreider overzicht over alle soorten persoonsgegevens vindt u in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet. Die helpt om ook klantdossiers en administratie buiten HR op de juiste termijn te zetten.

Het verschil tussen mogen en moeten bewaren

Een belangrijk onderscheid dat veel werkgevers door elkaar halen: een bewaarplicht is iets anders dan een bewaarmogelijkheid. Voor de loonadministratie en de kopie van het identiteitsbewijs geldt een echte bewaarplicht, u moet ze houden, ook als de medewerker vraagt om verwijdering. Voor de meeste andere onderdelen geldt alleen dat u ze mag bewaren zolang het doel loopt. Zodra dat doel weg is, kantelt het van mogen naar moeten vernietigen. Voor de zekerheid bewaren is geen geldige grond onder de AVG en levert juist risico op.

Wie is verantwoordelijk voor de bewaartermijnen?

De werkgever is als verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk voor het naleven van de termijnen. In de praktijk ligt de uitvoering vaak bij de HR-afdeling of bij een salarisadministrateur, maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij de organisatie. Spreek daarom duidelijk af wie jaarlijks controleert welke dossiers hun termijn voorbij zijn en wie de opruiming uitvoert. Leg dat vast, want bij een controle door de Autoriteit Persoonsgegevens moet u kunnen laten zien dat het beheer van bewaartermijnen geen toeval is maar een vaste werkwijze. Hoe u dat aantoont staat in aantoonbaar vernietigen voor de AVG.

Wat doet u als een termijn afloopt?

Loopt een termijn af, dan is bewaren niet langer toegestaan en moet u opruimen. Dat opruimen is geen kwestie van de papierbak. Een personeelsdossier bevat persoonsgegevens en vaak ook bijzondere gegevens, dus onversnipperd weggooien is een datalek. U vernietigt de stukken vertrouwelijk op het juiste DIN-niveau en bewaart een certificaat van vernietiging als bewijs. Hoe dat hele proces werkt, van inventariseren tot het juiste niveau, leest u in de pijler personeelsdossier vernietigen. Daar gaat het over de mechaniek, hier over de timing.

Een vast ritme in plaats van losse acties

Bewaartermijnen beheren werkt het beste als jaarlijkse ronde. Zet een vast moment in de agenda, bijvoorbeeld na de jaarafsluiting. Loop dan per ex-medewerker na welke onderdelen hun termijn voorbij zijn. Wat weg mag gaat in een verzegelde ophaal, wat moet blijven blijft staan met een nieuwe einddatum genoteerd. Zo ontstaat elk jaar een natuurlijk opruimmoment en bouwt u tegelijk een bewijslijn op. Een vast ritme voorkomt dat dossiers jarenlang blijven liggen omdat niemand zich verantwoordelijk voelde voor het opruimen ervan. Het maakt het opruimen bovendien voorspelbaar, want u weet vooraf wanneer het gebeurt en hoeft niet te wachten op een aanleiding van buitenaf.

Bewaartermijnen vastleggen in beleid

Leg de termijnen vast in een kort document, bijvoorbeeld als onderdeel van uw verwerkingsregister. Daarin staat per categorie hoe lang u bewaart, op welke grond en wie de opruiming uitvoert. Het hoeft geen lijvig stuk te zijn, maar het maakt het verschil tussen losse beslissingen en een aantoonbaar beleid. Bij een audit laat u er in een oogopslag mee zien dat u de bewaartermijnen kent en toepast. Zonder vastlegging blijft het bij goede bedoelingen. Die tellen bij een controle niet mee. Werk het document elk jaar bij, zodat het meegroeit met nieuwe categorieen gegevens en met wijzigingen in de wet.

Veelgemaakte fouten bij bewaartermijnen

• Alles even lang bewaren. Het hele dossier zeven jaar houden lijkt veilig, maar het is overbewaring van de stukken die na twee jaar weg moeten.
• Alles tegelijk weggooien. Na twee jaar het volledige dossier opruimen vernietigt ook de loonadministratie die nog vijf jaar moest blijven.
• Voor de zekerheid bewaren. Dat is geen AVG-grondslag en levert juist risico op bij een controle.
• De kopie identiteitsbewijs vergeten. Die heeft een eigen termijn van vijf jaar en een hoog beschermingsniveau.

Een voorbeeld uit de praktijk

Stel, een medewerker vertrekt eind 2025. De algemene dossierstukken, zoals gespreksverslagen en correspondentie, mogen eind 2027 weg. De verzuimgegevens volgen dezelfde lijn. De loonadministratie en jaaropgaven blijven echter tot eind 2032 staan vanwege de fiscale bewaarplicht. De kopie van het identiteitsbewijs blijft tot eind 2030. Een goed beheerd dossier valt dus in delen uit elkaar, met verschillende einddata. Wie dit netjes noteert, hoeft nooit te gokken en ruimt elk jaar precies op wat aan de beurt is. Een eenvoudige lijst met per onderdeel de einddatum is daarvoor genoeg, een ingewikkeld systeem is niet nodig.

Lees ook: de pijler personeelsdossier vernietigen voor de uitvoering. Lees ook de drie verwante artikelen over sollicitatiegegevens bewaren en vernietigen, loonadministratie bewaren en vernietigen en de checklist bij uitdiensttreding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik een personeelsdossier bewaren?

Een personeelsdossier kent geen enkele termijn. De meeste onderdelen bewaart u tot ongeveer 2 jaar na het einde van het dienstverband, maar fiscale en loongegevens blijven 7 jaar en een kopie identiteitsbewijs 5 jaar.

Wat is de bewaarplicht voor een personeelsdossier?

Een echte bewaarplicht geldt alleen voor onderdelen met een wettelijke grond, zoals de loonadministratie (7 jaar fiscaal) en de loonbelastinggegevens (5 jaar). De rest valt onder de AVG-opslagbeperking en mag niet langer dan nodig bewaard blijven.

Wat zegt de AVG over bewaartermijnen?

De AVG kent geen vaste termijnen maar het beginsel van opslagbeperking in artikel 5. U bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor u ze verzamelde.

Mag ik een personeelsdossier voor de zekerheid langer bewaren?

Nee, tenzij er een aantoonbare reden is, zoals een lopend geschil. Voor de zekerheid bewaren is geen geldige AVG-grondslag en levert risico op bij een controle.

Wat doe ik als de bewaartermijn afloopt?

Dan vernietigt u de stukken vertrouwelijk op het juiste DIN-niveau en bewaart u een certificaat als bewijs. Onversnipperd weggooien is een datalek.

Conclusie

Hoe lang u een personeelsdossier bewaart, hangt af van het onderdeel. De meeste stukken mogen na ongeveer 2 jaar weg, de loonadministratie blijft 7 jaar en de kopie van het identiteitsbewijs 5 jaar. Trek het dossier dus uit elkaar, geef elk onderdeel zijn eigen einddatum en ruim jaarlijks op wat aan de beurt is. Zodra een termijn afloopt vernietigt u de stukken vertrouwelijk en bewaart u het bewijs. Zo voldoet u aan de opslagbeperking zonder iets te vroeg of te laat weg te gooien.

---

Dossiers met een verlopen bewaartermijn opruimen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl of lees hoe personeelsdossier vernietigen in zijn werk gaat. U ontvangt een certificaat als bewijs.