HR

Loonadministratie bewaren en vernietigen: termijnen en AVG

9 juli 2026 · 12 min lezen · DeSnipperaar

De loonadministratie hoort bij de gevoeligste stapel papier in elk bedrijf. Salarisstroken, jaaropgaven, BSN, bankrekeningnummers en kopieën van identiteitsbewijzen zitten er allemaal in. U moet die gegevens een aantal jaren bewaren voor de Belastingdienst, maar zodra de termijn voorbij is verplicht de AVG u juist om ze op te ruimen. Dit artikel zet de bewaartermijnen op een rij en laat zien hoe u de loonadministratie daarna vertrouwelijk vernietigt met een certificaat als bewijs.

De vraag ‘hoe lang moet ik de salarisadministratie bewaren’ lijkt simpel, maar het antwoord verschilt per onderdeel. Een deel valt onder de standaard fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor de loonbelastingverklaring geldt vijf jaar. Voor de kopie van het identiteitsbewijs ook vijf jaar, maar dan gerekend vanaf een ander moment. Wie die termijnen door elkaar haalt, bewaart te lang of gooit te vroeg weg. Beide zijn een risico.

Wat valt onder de loonadministratie?

De loonadministratie is meer dan een stapel salarisstroken. Het is het geheel van gegevens dat nodig is om loon uit te betalen en loonheffingen af te dragen. In de praktijk zit hier een breed scala aan documenten in, vaak met de meest persoonlijke gegevens van uw medewerkers:

• Salarisstroken en loonstaten per medewerker
• Jaaropgaven en de jaarloonopgave
• De opgaaf gegevens voor de loonheffingen (de oude loonbelastingverklaring)
• Kopieën van identiteitsbewijzen
• BSN van iedere werknemer
• Bankrekeningnummers voor de salarisbetaling
• Arbeidsvoorwaarden die het loon bepalen, zoals contracturen en toeslagen
• Verrekeningen van reiskosten, pensioenpremies en verlofuren

Elk van deze stukken bevat persoonsgegevens. Sommige, zoals het BSN en de kopie van het identiteitsbewijs, gelden als bijzonder gevoelig. Dat maakt de loonadministratie tot een categorie waarbij zorgvuldig bewaren en zorgvuldig vernietigen even belangrijk zijn.

Waarom loonadministratie extra gevoelig is

Loongegevens zijn voor fraudeurs goud waard. Met een BSN, een naam en een bankrekeningnummer kan iemand identiteitsfraude plegen of een phishingactie geloofwaardig maken. Een salarisstrook verraadt bovendien wat iemand verdient, informatie die niemand zomaar op straat wil hebben liggen. Het BSN is een uniek nummer dat aan de overheid is gekoppeld. Juist daarom mag u het alleen verwerken waar de wet dat toestaat. De loonadministratie is zo'n plek, maar alleen zolang er een grondslag is. Verdwijnt de grondslag, dan moet het nummer weg.

Dat verschil tussen mogen bewaren en moeten opruimen loopt als een rode draad door dit onderwerp. Voor de Belastingdienst moet u bewaren. Voor de AVG moet u opruimen zodra dat bewaren niet meer nodig is. De kunst zit in het juiste moment.

De fiscale bewaarplicht van 7 jaar

De kern van het bewaren zit in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Dat artikel verplicht administratieplichtigen om hun administratie zeven jaar te bewaren. De loonadministratie wordt daar expliciet onder geschaard, want zij hoort bij de basisadministratie waarop de Belastingdienst een controle kan uitvoeren. Loonbelasting en premies vallen onder die loonbelasting bewaarplicht.

De zeven jaar betekent dat u de loonstaten, de afdrachten en de onderliggende stukken beschikbaar moet houden voor een eventuele controle. De termijn loopt door tot de Belastingdienst niet langer kan naheffen. Pas daarna mag de fiscale kant van de loonadministratie weg. Een volledige uitleg van die termijn leest u in fiscale bewaarplicht: 7 jaar en dan?, waar ook staat wanneer een termijn van negen of tien jaar geldt.

De 5-jaarsregel voor de loonbelastingverklaring

Naast de zeven jaar bestaat er een kortere, specifieke termijn die veel werkgevers over het hoofd zien. Voor de opgaaf gegevens voor de loonheffingen, vroeger de loonbelastingverklaring genoemd, geldt een bewaartermijn van vijf jaar na het einde van het dienstverband. In dit formulier staan de gegevens waarmee u bepaalt of u de loonheffingskorting toepast en tegen welk tarief u inhoudt.

Dezelfde vijf jaar geldt voor enkele verwante stukken rond de loonheffing die direct aan een medewerker zijn gekoppeld. Het kernpunt is dat deze termijn pas begint te lopen als de medewerker uit dienst is, niet vanaf het kalenderjaar. Een verklaring van een medewerker die in 2024 vertrok, mag dus pas in 2030 weg. Wie de zeven jaar en de vijf jaar door elkaar haalt, bewaart deze formulieren of te lang of te kort.

De kopie van het identiteitsbewijs: 5 jaar na uitdiensttreding

De kopie van het identiteitsbewijs verdient een eigen vermelding. U bent verplicht om bij indiensttreding de identiteit van een medewerker vast te stellen en een kopie van een geldig identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren. Die kopie moet bewaard blijven tot vijf jaar na het einde van het dienstverband.

Let op het verschil met andere termijnen. De vijf jaar begint hier bij uitdiensttreding, niet bij het jaar van de kopie. Zolang iemand in dienst is, blijft de kopie dus liggen, ook na vijftien jaar dienstverband. Pas vijf jaar na vertrek vervalt de grondslag en moet de kopie worden vernietigd. Een ID-kopie is bovendien zeer gevoelig, want zij combineert een pasfoto, een geboortedatum en een documentnummer. Langer bewaren dan toegestaan is hier een dubbel risico, fiscaal noch privacytechnisch is er dan nog een grond.

Bewaartermijnen op een rij

De onderstaande tabel vat de belangrijkste termijnen samen. Gebruik deze als referentie voor uw jaarlijkse opruimronde.

Onderdeel loonadministratie	Bewaartermijn	Grondslag
Loonstaten, salarisstroken, afdrachten	7 jaar	Art. 52 AWR
Jaaropgaven en jaarloonopgave	7 jaar	Art. 52 AWR
Opgaaf gegevens loonheffingen (loonbelastingverklaring)	5 jaar na einde dienstverband	Wet LB
Kopie identiteitsbewijs	5 jaar na einde dienstverband	Wet LB
BSN-registratie	Zolang er een grondslag is	AVG art. 5 / Wet LB
Bankrekeningnummer voor salaris	Tot betaling is afgewikkeld, fiscaal mee 7 jaar	AVG art. 5 / Art. 52 AWR

De termijnen lopen uiteen, maar de regel erachter is steeds dezelfde. Zolang er een fiscale of wettelijke grond is, bewaart u. Valt die grond weg, dan ruimt u op. Een breder overzicht van termijnen voor allerlei soorten gegevens vindt u in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

Wanneer begint de termijn te lopen?

Het beginpunt van een termijn bepaalt of u op tijd opruimt. Voor de fiscale zeven jaar geldt dat de termijn ingaat op 1 januari van het jaar dat volgt op het boekjaar. Voor de vijf jaar van de loonbelastingverklaring en de ID-kopie geldt het einde van het dienstverband als startpunt. Dat lijkt een detail, maar het scheelt in de praktijk jaren.

Het praktische advies is om bij elke uitdiensttreding de relevante einddata te noteren. Zo weet u per medewerker precies wanneer welk onderdeel mag weg. Koppel die data aan een vaste jaarlijkse opruimronde, bijvoorbeeld na de jaarafsluiting. Wie dit niet bijhoudt, blijft eindeloos oude dossiers bewaren uit voorzichtigheid. Voorzichtigheid is alleen geen geldige AVG-grond.

Digitale loonadministratie ook bewaren en vernietigen

Veel werkgevers voeren hun loonadministratie inmiddels digitaal. De bewaartermijnen veranderen daar niet door. Een digitale loonstaat valt onder dezelfde zeven jaar als een papieren versie. Een gescande ID-kopie valt onder dezelfde vijf jaar. Het verschil zit in de vernietiging. Een bestand verwijderen en de prullenbak legen is niet hetzelfde als vernietigen, want de data staat dan nog op de schijf.

Pas wanneer de schijf wordt overschreven of fysiek vernietigd, is een digitaal loonbestand echt weg. Bij een salarispakket in de cloud legt u in de verwerkersovereenkomst vast dat de leverancier de gegevens na de termijn verwijdert. Bewaart u back-ups op eigen schijven of usb-sticks, dan horen die datadragers in hetzelfde vernietigingsproces als het papier. Zo voorkomt u dat een oude back-up jarenlang loongegevens bewaart die allang weg hadden moeten zijn.

Fiscaal bewaren versus AVG opruimen

De spanning tussen de Belastingdienst en de AVG komt bij loonadministratie scherp naar voren. De fiscus wil dat u bewaart, de privacywet wil dat u opruimt. Die twee botsen niet, ze volgen elkaar op. Tijdens de bewaartermijn is bewaren verplicht en is opruimen niet toegestaan. Na de termijn is bewaren niet meer toegestaan en wordt opruimen verplicht.

Het beginsel van opslagbeperking uit artikel 5 van de AVG zegt dat u persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. Een loonstaat die zijn zeven jaar voorbij is, heeft geen doel meer. Een ID-kopie van een medewerker die zes jaar geleden vertrok ook niet. Verder bewaren is dan een overtreding, hoe goed bedoeld ook. De vernietigingsplicht is het sluitstuk dat de pillaargids personeelsdossier vernietigen in detail behandelt.

Vertrouwelijk vernietigen van papier op P-5

Zodra de termijn voorbij is, mag de loonadministratie weg, maar niet zomaar. Salarisstroken en ID-kopieën bij het oud papier gooien is een datalek dat u moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AVG vraagt in artikel 32 om passende maatregelen. Die verplichting loopt door tot het papier onleesbaar is gemaakt.

In de praktijk valt u terug op de norm DIN 66399, die beveiligingsniveaus voor papiervernietiging vastlegt. Omdat de loonadministratie BSN en ID-kopieën bevat, geldt minimaal P-5, hetzelfde niveau dat voor bijzondere persoonsgegevens wordt aanbevolen.

Niveau	Snippergrootte	Geschikt voor
P-4	Kleine snippers	Algemene kantoorstukken met gewone gegevens
P-5	Zeer kleine snippers	Loonadministratie, BSN, ID-kopieën
P-6 / P-7	Microsnippers	Overheid en strikt geheime stukken

Een goedkope kantoorvernipperaar haalt P-5 doorgaans niet. Voor een jaarlijkse stapel loonadministratie is uitbesteden aan een gecertificeerde partij meestal de veiligste keuze.

Datadragers met loongegevens vernietigen

Loongegevens staan niet alleen op papier. Ze staan op harde schijven van oude computers, op usb-sticks met back-ups en in exports van een salarispakket. Die datadragers vragen om hetzelfde zorgvuldige einde als het papier. Een schijf met jaren aan loonstaten erop hoort niet ongewist bij het elektronisch afval.

Het praktische voordeel is dat papier en datadragers in dezelfde ophaal mee kunnen, elk vernietigd op het juiste niveau. Bij datadragers worden de serienummers op het certificaat vermeld, zodat het bewijs herleidbaar is tot de specifieke drager. Zo dekt u in een keer de hele stroom met loongegevens af, op papier en digitaal.

Het certificaat van vernietiging als bewijs

Vernietigen is een handeling, maar de AVG vraagt dat u het ook kunt aantonen. De verantwoordingsplicht uit artikel 5 lid 2 betekent dat u moet kunnen laten zien dat oude loonadministratie netjes is opgeruimd. Het bewijs daarvoor is het certificaat van vernietiging.

Op het certificaat staan de datum, de hoeveelheid en het toegepaste DIN-niveau, bij datadragers aangevuld met de serienummers. Bewaar het certificaat minimaal vijf jaar in uw AVG-dossier, bij voorkeur digitaal op een vaste plek. Komt er ooit een vraag van de Belastingdienst, de Autoriteit Persoonsgegevens of een oud-medewerker, dan toont u in een paar minuten aan dat de gegevens zijn vernietigd. Zonder dat bewijs blijft het bij goede bedoelingen. Die tellen bij een controle niet mee.

Verzegeld ophalen binnen 20 km van Amsterdam

Aantoonbaar vernietigen begint al bij het ophalen. Wordt de loonadministratie verzegeld meegenomen en blijft de keten van ophaal tot vernietiging gesloten, dan is er geen moment waarop een dossier zoekraakt. Dat maakt het bewijs sterker, want u toont aan dat de gegevens ook onderweg veilig waren.

Wij werken met een ophaalservice binnen een straal van 20 km rond Amsterdam, zonder voorrijkosten in dat gebied. Er is geen inloop en geen brengmogelijkheid, alles loopt via de ophaal. Buiten Amsterdam werken wij landelijk via gebundelde ophaalrondes, waarbij meerdere opdrachten in een regio worden samengevoegd tot een vaste prijs. Zo blijft vertrouwelijke vernietiging ook buiten de stad betaalbaar.

Wat kost het vernietigen van loonadministratie?

De prijs is vast en vooraf bekend. U betaalt per doos of rolcontainer, vanaf ongeveer 30 euro voor de eerste doos, met het certificaat inbegrepen. Datadragers worden per stuk afgerekend, met serienummerregistratie. Binnen 20 km van Amsterdam rekenen wij geen voorrijkosten. Er is geen contract en geen abonnement, u betaalt alleen voor wat u laat vernietigen.

Het bewijs kost dus niets extra. Aantoonbaar vernietigen is niet duurder dan gewoon vernietigen, het verschil zit in het certificaat dat u overhoudt. De volledige prijsopbouw met rekenvoorbeelden staat in archiefvernietiging kosten.

In stappen naar een opgeruimde loonadministratie

1. Inventariseer per medewerker. Noteer de indienst- en uitdiensttredingsdata en bepaal per onderdeel de termijn.
2. Selecteer wat weg mag. Gebruik de tabel hierboven. Loonstaten na 7 jaar, loonbelastingverklaring en ID-kopie 5 jaar na vertrek.
3. Plan een vaste opruimronde. Bij voorkeur na de jaarafsluiting, zodat het een gewoonte wordt.
4. Laat ophalen en vernietigen op minimaal P-5, papier en datadragers samen.
5. Bewaar het certificaat minimaal 5 jaar in uw AVG-dossier en noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik de loonadministratie bewaren?

De basis van de loonadministratie valt onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar uit artikel 52 AWR. Voor de loonbelastingverklaring en de opgaaf gegevens voor de loonheffingen geldt een termijn van 5 jaar na het einde van het dienstverband.

Hoe lang mag ik de kopie van een identiteitsbewijs bewaren?

De kopie van het identiteitsbewijs moet u bewaren tot 5 jaar na het einde van het dienstverband. Daarna vervalt de grondslag en moet u de kopie vernietigen.

Mag ik oude salarisstroken bij het oud papier doen?

Nee. Salarisstroken bevatten BSN, loongegevens en bankrekeningnummers. Onversnipperd weggooien is een datalek. Laat ze vertrouwelijk vernietigen op minimaal DIN 66399 P-5.

Welk DIN-niveau is nodig voor loonadministratie?

Omdat loonadministratie BSN bevat, geldt in de praktijk minimaal P-5. Dat is hetzelfde niveau dat voor bijzondere persoonsgegevens wordt aanbevolen.

Hoe bewijs ik dat de loonadministratie is vernietigd?

Met een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en DIN-niveau. Bewaar dat certificaat minimaal 5 jaar in uw AVG-dossier als bewijs voor de verantwoordingsplicht.

Conclusie

Loonadministratie bewaren en vernietigen draait om het juiste moment. De fiscale bewaarplicht houdt de basis zeven jaar vast, terwijl de loonbelastingverklaring en de ID-kopie vijf jaar na vertrek mogen blijven. Zodra die termijnen voorbij zijn, verplicht de AVG u om op te ruimen. Door per medewerker de einddata te noteren en jaarlijks op te ruimen, bewaart u nooit te lang en gooit u nooit te vroeg weg. Laat de oude loonadministratie vertrouwelijk vernietigen op P-5 en bewaar het certificaat als bewijs. Zo houdt u zowel de Belastingdienst als de Autoriteit Persoonsgegevens tevreden.

Lees ook de pillaargids personeelsdossier vernietigen en de verwante artikelen over hoe lang u een personeelsdossier bewaart, het sollicitatiegegevens bewaren en vernietigen en de checklist bij uitdiensttreding.

---

Loonadministratie laten vernietigen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Wij halen verzegeld op, vernietigen op P-5 en u ontvangt een certificaat als bewijs voor uw AVG-dossier.