HR

Sollicitatiegegevens bewaren en vernietigen: termijnen en aanpak onder de AVG

9 juli 2026 · 12 min lezen · DeSnipperaar

Sollicitatiegegevens vallen onder de AVG vanaf het moment dat een kandidaat reageert. De hoofdregel is kort. Na afloop van de procedure bewaart u de gegevens van een afgewezen kandidaat nog ongeveer vier weken en daarna vernietigt u ze. Wilt u langer bewaren, dan vraagt u toestemming, meestal tot een jaar. Hieronder leest u wat onder sollicitatiegegevens valt, welke termijnen gelden en hoe u ze vertrouwelijk opruimt.

Werving levert veel persoonsgegevens op. Een cv, een motivatiebrief, een assessment, referenties en uw eigen aantekeningen uit de gesprekken. Die gegevens horen niet eindeloos in een mailbox of een mappenkast te blijven staan. De AVG vraagt om opslagbeperking, dus u bewaart niet langer dan nodig. Tegelijk wilt u een sterke kandidaat soms in beeld houden voor een latere vacature. Dit artikel laat zien hoe u beide netjes regelt zonder de wet te overtreden. We behandelen de termijnen, de rol van toestemming en de praktische stappen om sollicitatiegegevens op papier en digitaal vertrouwelijk op te ruimen.

Wat zijn sollicitatiegegevens?

Sollicitatiegegevens zijn alle persoonsgegevens die u tijdens een wervingstraject ontvangt of zelf aanmaakt. Het gaat om het cv, de motivatiebrief, contactgegevens, opleidings- en arbeidsverleden, de uitkomst van een assessment of online test, opgevraagde referenties en de notities die uw recruiter of leidinggevende tijdens de gesprekken maakt. Ook een correspondentie via e-mail of LinkedIn telt mee. Soms raken die gegevens een bijzondere categorie, bijvoorbeeld als een kandidaat iets over gezondheid vermeldt of als u om een verklaring omtrent het gedrag vraagt. Een kopie van een identiteitsbewijs hoort u in de sollicitatiefase juist niet te vragen, dat mag pas bij indiensttreding. Hoe gevoeliger de inhoud, hoe zorgvuldiger u met bewaren en vernietigen omgaat. Een overzicht van de bredere context van vertrouwelijk opruimen staat in ons artikel over datavernietiging.

De standaardtermijn: vier weken

De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert als richtlijn dat u de gegevens van een afgewezen kandidaat tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure mag bewaren. Die korte periode geeft u de ruimte om een afwijzing toe te lichten of een vraag van de kandidaat te beantwoorden. Daarna is er geen grondslag meer en moet u de gegevens vernietigen. Vier weken is geen wettelijk hard getal, maar een breed geaccepteerde norm die laat zien dat u opslagbeperking serieus neemt. Te lang bewaren zonder reden is een overtreding, ook als u de gegevens daarna nooit meer inkijkt. Plan het opruimen daarom direct in zodra een vacature is vervuld, zodat afgewezen sollicitaties niet maandenlang blijven liggen. Een vast moment per kwartaal waarop u afgeronde procedures naloopt, voorkomt dat oude cv's zich opstapelen in uw systeem.

Een jaar bewaren met toestemming

Wilt u een kandidaat langer in beeld houden, dan mag dat tot een jaar na het einde van de procedure, mits de kandidaat daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. U vraagt die toestemming meestal bij de afwijzing, in dezelfde mail. De kandidaat moet vrij zijn om nee te zeggen en de toestemming op elk moment in te trekken. Een afwijzing mag niet afhangen van het geven van toestemming, want dan is die niet vrij gegeven. Leg vast wanneer en waarvoor de toestemming is gegeven, want zonder dat bewijs staat u zwak bij een controle. Het jaar is een maximum, geen standaard. Heeft u de gegevens eerder niet meer nodig, ruim ze dan eerder op. Loopt het jaar af zonder dat een nieuwe vacature is gevolgd, dan vernietigt u de gegevens alsnog.

De talentenpool

Veel werkgevers houden interessante kandidaten bij in een talentenpool. Ook dat mag alleen met toestemming en met dezelfde zorgvuldigheid als bij de jaaroptie. Vertel de kandidaat duidelijk wat u bewaart, waarom en hoe lang. De toestemming moet specifiek zijn voor de talentenpool, niet verstopt in algemene voorwaarden. Bevestig de toestemming periodiek opnieuw, bijvoorbeeld jaarlijks, zodat de pool niet vol blijft staan met mensen die allang niet meer geïnteresseerd zijn. Geef de kandidaat een eenvoudige manier om zich uit te schrijven en handel zo'n verzoek meteen af. Een talentenpool zonder onderhoud wordt vanzelf een verzameling verlopen gegevens die u niet meer mag bewaren en die bij een controle juist tegen u werkt.

Wanneer begint de termijn te lopen?

De termijn start bij het einde van de sollicitatieprocedure. Dat moment is bereikt zodra u de vacature heeft vervuld of de kandidaat een afwijzing heeft gestuurd. Bij een open sollicitatie zonder concrete vacature begint de termijn op het moment dat u de aanmelding heeft beoordeeld. Houd dat startmoment per kandidaat bij, zodat u later precies weet wanneer de vier weken of het jaar verstrijken. Een vast veld in uw wervingssysteem met de einddatum van de procedure maakt het opruimen later een stuk eenvoudiger. Sommige systemen kunnen op die datum automatisch een herinnering of een verwijdering inplannen, wat de kans op vergeten gegevens flink verkleint. Heeft u dat niet, zet dan zelf een terugkerende taak in uw agenda.

Een korte bewaartabel

Gegeven	Bewaartermijn	Toelichting
Cv en motivatiebrief (afgewezen)	4 weken na einde procedure	AVG-opslagbeperking
Cv met toestemming kandidaat	Tot 1 jaar na einde procedure	Toestemming, vrij in te trekken
Assessment en testresultaten	4 weken, of 1 jaar met toestemming	Volgt de sollicitatie
Referenties en aantekeningen	4 weken na einde procedure	AVG-opslagbeperking
Talentenpool	Zolang de toestemming geldt	Periodiek herbevestigen
Sollicitatie van aangenomen kandidaat	Over naar personeelsdossier	Eigen termijnen per document

Sollicitatiegegevens zijn nog geen personeelsdossier

Een veelgemaakt misverstand is dat sollicitatiegegevens vanzelf onder de termijnen van het personeelsdossier vallen. Dat is niet zo. Zolang iemand niet is aangenomen, gelden de korte sollicitatietermijnen. Neemt u de kandidaat wel aan, dan gaan alleen de relevante stukken over naar het personeelsdossier en krijgen ze de bewaartermijnen die daarbij horen. De afgewezen sollicitaties uit dezelfde ronde houden de termijn van vier weken of het jaar. Dat onderscheid is belangrijk, want het personeelsdossier kent veel langere termijnen die soms tot zeven jaar na het dienstverband lopen. Hoe u een personeelsdossier opruimt leest u in onze gids over het personeelsdossier vernietigen. Welke termijnen daarbij gelden staat in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

Wie mag bij sollicitatiegegevens?

Sollicitatiegegevens zijn vertrouwelijk en horen alleen toegankelijk te zijn voor de mensen die ze echt nodig hebben. In de praktijk zijn dat de recruiter en de betrokken leidinggevende. Een cv dat rondgaat in een gedeelde mailbox of op een algemene schijf waar de halve organisatie bij kan, is een risico. Beperk de toegang in uw wervingssysteem tot de juiste rollen en deel cv's niet breder dan nodig. Stuur een cv liever via een beveiligde link in het systeem dan als bijlage die ongemerkt wordt doorgestuurd. Hoe minder mensen toegang hebben, hoe kleiner de kans op een datalek en hoe makkelijker u later kunt aantonen dat u zorgvuldig met de gegevens bent omgegaan.

Waar staan sollicitatiegegevens overal?

Voordat u kunt opruimen, moet u weten waar de gegevens zich bevinden. Sollicitatiegegevens zitten zelden op één plek. Denk aan uw wervingssysteem of ATS, de mailbox met cv's als bijlage, een gedeelde schijf met geprinte gesprekken, geprinte cv's op een bureau of in een map en losse berichten via LinkedIn of WhatsApp. Vergeet ook de kopieën niet die collega's tijdens een gespreksronde voor zichzelf hebben uitgedraaid. Maak een korte inventarisatie van al die plekken, want gegevens die u vergeet zijn precies de gegevens die te lang blijven staan. Pas als u het volledige beeld heeft, kunt u zowel digitaal als op papier volledig opruimen.

Papieren sollicitatiegegevens vernietigen

Geprinte cv's, uitgedraaide assessments en handgeschreven aantekeningen horen niet bij het oud papier. Onversnipperd weggooien is een datalek dat u moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Versnipper papieren sollicitatiegegevens daarom op minimaal DIN 66399 P-4. Gebruik P-5 als er bijzondere gegevens of een kopie van een identiteitsbewijs bij zitten. Verzamel het papier tussentijds in een afgesloten bak in plaats van een open prullenmand, zodat een cv niet halverwege blijft slingeren. Een eenvoudige kantoorvernipperaar haalt het juiste niveau lang niet altijd en levert geen bewijs op. Bij grotere volumes of een jaarlijkse opruimronde is uitbesteden aan een vernietigingspartij vaak praktischer en beter aantoonbaar.

Digitale sollicitatiegegevens vernietigen

Digitaal opruimen is meer dan een bestand naar de prullenbak slepen. In uw ATS verwijdert u het profiel en leegt u de prullenbak. Controleer ook of de leverancier de gegevens uit back-ups verwijdert binnen een redelijke termijn. In de mailbox wist u de berichten met cv's als bijlage, inclusief de map met verzonden items. Uw ATS-leverancier is een verwerker, dus daar hoort een verwerkersovereenkomst bij waarin staat hoe en wanneer gegevens worden verwijderd. Een bestand naar de prullenbak slepen is niet hetzelfde als vernietigen, want de data blijft vaak nog op de schijf staan. Staan sollicitatiegegevens op een oude laptop, telefoon of usb-stick die u afvoert, dan vernietigt u die datadrager fysiek of laat u dat doen.

Toestemming intrekken en het recht op vergetelheid

Een kandidaat mag zijn toestemming op elk moment intrekken en kan vragen om verwijdering van zijn gegevens. Komt zo'n verzoek binnen, dan verwijdert u de sollicitatiegegevens zonder onnodig uitstel, tenzij er een wettelijke reden is om ze toch te bewaren. Bij sollicitatiegegevens is die uitzondering zeldzaam, want er rust meestal geen fiscale of andere bewaarplicht op. Bevestig aan de kandidaat dat de gegevens zijn verwijderd. Een vlotte, nette afhandeling van zo'n verzoek versterkt het vertrouwen en voorkomt een klacht bij de toezichthouder.

Aantoonbaar vernietigen met certificaat

De AVG vraagt niet alleen dat u opruimt, maar ook dat u het kunt aantonen. Laat u sollicitatiegegevens op papier of op datadragers vernietigen, vraag dan een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister en beschrijf in een kort beleid hoe en wanneer u sollicitatiegegevens opruimt. Zo maakt u van een losse actie een vaste werkwijze die u bij een controle in een paar minuten kunt laten zien. Bewaar het certificaat minimaal vijf jaar in uw AVG-dossier, op een vaste plek waar het terug te vinden is. Bewijs dat u niet kunt overleggen telt in de praktijk niet mee. Meer hierover leest u in aantoonbaar vernietigen voor de AVG.

Verzegeld ophalen versterkt de keten

Bij uitbesteden begint de zekerheid al bij het ophalen. Wij halen uw materiaal op binnen 20 km van Amsterdam, verzegeld, zodat de keten van uw kantoor tot de vernietiging gesloten blijft. Er is geen inloop op een locatie en geen aparte voorrijrit, want het werk loopt via gebundelde ophaalrondes. Doordat ritten landelijk worden gebundeld, betaalt u een vaste prijs zonder verrassingen achteraf. Papier en datadragers kunnen in dezelfde ophaal mee, elk vernietigd op het passende niveau. Een gesloten keten betekent dat een cv onderweg nooit zoekraakt, wat het bewijs van zorgvuldige vernietiging extra sterk maakt. Zo loopt de zorgvuldigheid van uw kantoor door tot het moment dat de gegevens onleesbaar zijn.

Veelgemaakte fouten

• Cv's te lang bewaren. Zonder toestemming is vier weken na de procedure de grens.
• Toestemming niet vastleggen. Een jaar bewaren zonder bewijs van toestemming is een overtreding.
• Alleen digitaal opruimen. De geprinte cv's op het bureau worden vaak vergeten.
• Onversnipperd weggooien. Een cv bij het oud papier is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs. Zonder certificaat kunt u niet aantonen dat u heeft vernietigd.

Sollicitatiegegevens opruimen in stappen

1. Noteer per kandidaat de einddatum van de sollicitatieprocedure.
2. Vraag toestemming als u langer dan vier weken wilt bewaren.
3. Inventariseer alle plekken waar de gegevens staan, digitaal en op papier.
4. Vernietig na afloop op het juiste DIN-niveau en verwijder de digitale kopieën.
5. Bewaar het certificaat en noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister.

Veelgestelde vragen

Hoe lang mag ik sollicitatiegegevens bewaren?

Als richtlijn vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Met toestemming van de kandidaat mag u de gegevens tot een jaar bewaren.

Mag ik een cv langer bewaren voor toekomstige vacatures?

Alleen met toestemming van de kandidaat voor een talentenpool. Die toestemming legt u vast en bevestigt u periodiek opnieuw.

Zijn sollicitatiegegevens hetzelfde als een personeelsdossier?

Nee. Pas als u een kandidaat aanneemt gaan de relevante stukken over naar het personeelsdossier met eigen bewaartermijnen. Afgewezen kandidaten houden de korte sollicitatietermijn.

Hoe vernietig ik sollicitatiegegevens op papier?

Vertrouwelijk versnipperen op minimaal DIN P-4, voor gevoelige gegevens P-5. Bewaar daarbij een certificaat van vernietiging als bewijs voor uw AVG-dossier.

Conclusie

Sollicitatiegegevens vragen om een korte, strakke aanpak. Bewaar de gegevens van een afgewezen kandidaat als richtlijn vier weken, of tot een jaar als de kandidaat daar toestemming voor geeft. Houd een talentenpool alleen bij met expliciete toestemming en periodiek onderhoud. Ruim daarna op, zowel digitaal als op papier. Vernietig vertrouwelijk op het juiste DIN-niveau. Leg de vernietiging vast met een certificaat en een aantekening in uw verwerkingsregister. Zo voldoet u aan de AVG en staat u bij een controle of een vraag van een kandidaat nooit met lege handen.

Lees ook: de pijler het personeelsdossier vernietigen, hoe lang u een personeelsdossier bewaart, loonadministratie bewaren en vernietigen en de checklist bij uitdiensttreding.

---

Sollicitatiegegevens laten vernietigen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl of lees hoe aantoonbaar vernietigen voor de AVG werkt. U ontvangt een certificaat als bewijs.