Recruitment

Recruitmentbureaus: kandidaatprofielen vernietigen

20 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een recruitmentbureau of executive-searchkantoor verzamelt de meest complete profielen van mensen die er zijn: cv's, motivatiebrieven, assessmentresultaten, referenties, salariswensen en soms een kopie van een identiteitsbewijs of diploma. Die gegevens mag u niet eindeloos bewaren, want een kandidaat heeft recht op vergetelheid zodra het doel is vervuld. Deze gids laat zien hoe lang u kandidaatprofielen bewaart, wat de vierwekenregel en de talentpool betekenen en hoe u de rest vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: gegevens van een afgewezen kandidaat bewaart u in beginsel vier weken, of tot een jaar met toestemming voor een talentpool. Een geplaatste kandidaat verhuist naar de administratie van de opdrachtgever of uw eigen fiscale administratie. Assessments en referenties behandelt u apart. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

Waarom kandidaatprofielen om zorg vragen

Een kandidaatprofiel is geen losse cv, maar een dossier vol persoonlijke informatie. Naast werkervaring en opleiding staan er vaak een assessment, een persoonlijkheidstest, referenties, salariswensen en soms gevoelige achtergrond in. Assessmentresultaten en referenties raken aan het functioneren en soms de gezondheid of privesituatie van iemand. Daarmee is een profiel gevoeliger dan het lijkt, en de AVG vraagt om opslagbeperking en om een passend beveiligingsniveau.

Bewaren omdat een kandidaat ooit nog eens van pas kan komen, is geen geldige grond zonder toestemming. Wie een profiel houdt zonder doel, houdt persoonsgegevens die weg hadden gemoeten. Dat is precies wat de vierwekenregel en de talentpool proberen te voorkomen.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf de afronding van de procedure.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Administratie en facturatie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Afgewezen kandidaat	Vierwekenregel	4 weken
Talentpool	Met toestemming	tot ca. 1 jaar
Assessments en referenties	Gevoelige gegevens	fijn vernietigen
Geplaatste kandidaat	Naar opdrachtgever of administratie	overdragen
Werknotities en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als juridisch eindoordeel. De algemene lijn voor sollicitatiegegevens staat in sollicitatiegegevens bewaren en vernietigen. Bij twijfel over een specifiek dossier overlegt u met uw privacyadviseur.

De vierwekenregel en de talentpool

Voor een afgewezen kandidaat is de gangbare lijn dat u de gegevens vier weken na afronding van de procedure verwijdert. Wilt u het profiel langer bewaren voor een mogelijke toekomstige functie, dan mag dat alleen met toestemming van de kandidaat, meestal tot een jaar. Leg die toestemming vast en verwijder het profiel zodra de termijn afloopt of de toestemming wordt ingetrokken. Zo houdt u alleen profielen die er met een geldige grond mogen zijn.

Bij executive search en headhunting werkt u soms met langer lopende profielen van mensen die niet zelf hebben gesolliciteerd. Ook daar geldt dat u een grondslag nodig heeft, de kandidaat informeert en de gegevens periodiek beoordeelt. Een profiel dat niemand meer bekijkt en waarvoor geen grond meer is, hoort opgeruimd te worden.

Assessments, referenties en de opdrachtgever

Assessmentresultaten, persoonlijkheidstests en referenties zijn het gevoeligste deel van een profiel. Houd ze herkenbaar apart, beperk de toegang tot wie ze nodig heeft en vernietig ze op een fijn niveau zodra ze hun doel hebben gediend. Werkt u in opdracht van een werkgever, dan bent u vaak verwerker en legt u de afspraken over bewaren en vernietigen vast in een verwerkersovereenkomst. Stem uw termijnen af op die afspraken.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits het dossier in administratie, kandidaatprofiel, assessments en talentpool.
2. Verwijder afgewezen kandidaten na vier weken, tenzij er toestemming is.
3. Beheer de talentpool op basis van toestemming en een vaste einddatum.
4. Behandel assessments en referenties apart en op een fijn vernietigniveau.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Kandidaatprofielen laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze cv's, assessments en soms identiteits- en diplomagegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude ATS-server of back-up met kandidaatprofielen hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG en uw opdrachtgever dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Afgewezen kandidaten voor de zekerheid bewaren. Na vier weken vervalt het doel zonder toestemming.
• De talentpool zonder toestemming vullen. Langer bewaren vraagt om een geldige grond.
• Assessments en referenties als gewoon papier behandelen. Dat zijn gevoelige gegevens.
• Onversnipperd weggooien. Een cv met persoonsgegevens op straat is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang mag een recruitmentbureau een cv bewaren?

Voor een afgewezen kandidaat is de gebruikelijke lijn vier weken na afronding van de procedure, of tot een jaar met toestemming van de kandidaat voor een talentpool. Daarna ruimt u de gegevens op, tenzij er een andere geldige grond is.

Mag ik kandidaten in een talentpool bewaren?

Alleen met toestemming van de kandidaat en voor een afgesproken termijn, vaak een jaar. Leg de toestemming vast, herinner de kandidaat eraan en verwijder het profiel zodra de toestemming afloopt of wordt ingetrokken.

Zijn assessments en referenties gevoelige gegevens?

Assessmentresultaten, persoonlijkheidstests en referenties zijn gevoelige gegevens en soms bijzondere persoonsgegevens. Behandel ze apart, beperk de toegang en vernietig ze op een fijn niveau zodra ze niet meer nodig zijn.

Hoe vernietig ik kandidaatgegevens AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.

Conclusie

Een recruitmentbureau beheert complete profielen van kandidaten, met assessments en referenties door elkaar. Verwijder afgewezen kandidaten na vier weken, beheer de talentpool op basis van toestemming en draag geplaatste kandidaten over. Behandel assessments en referenties apart en stem uw termijnen af op de opdrachtgever. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, met een certificaat als bewijs. Zo bewaart u nooit te lang en respecteert u het recht op vergetelheid van uw kandidaten.

Lees ook: hypotheekadviseurs: klantdossiers vernietigen, marktonderzoeksbureaus: respondentdata vernietigen, drukkerijen: variabele data vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Kandidaatprofielen laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.