Thuiszorg: clientdossiers en zorgplannen vernietigen
Een thuiszorgorganisatie werkt met de meest gevoelige gegevens die er zijn: zorgdossiers, zorgplannen, medicatieoverzichten en aantekeningen over de gezondheid van elke client. Een deel daarvan reist letterlijk mee naar de woning van de client en ligt daar soms weken op tafel. Voor het zorgdossier geldt een lange wettelijke bewaartermijn, maar wat weg mag hoort vertrouwelijk te verdwijnen. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u de keten van de huiskamer tot de shredder gesloten houdt.
Het snelle antwoord: het zorgdossier bewaart u twintig jaar vanuit de WGBO, gerekend vanaf de laatste wijziging. De financiele administratie valt onder de fiscale zeven jaar. Losse werkkopieen, planningen en concepten houdt u niet langer aan dan nodig voor de zorg. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.
Twee kaders: WGBO en AVG
Bij de thuiszorg lopen twee dingen door elkaar. De WGBO verplicht u om het zorgdossier lang te bewaren, zodat de zorg navolgbaar blijft en een client of opvolgend zorgverlener het later kan raadplegen. De termijn is twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Daarnaast geldt de AVG, die vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig. De WGBO bepaalt de ondergrens voor het dossier, de AVG de bovengrens voor alles eromheen.
Behandel de clientgegevens daarom per soort. Het formele zorgdossier heeft een andere status dan een losse werkkopie in de auto of een verlopen planning. Hoe de twintigjaarstermijn precies uitpakt, leest u in de praktijk van de WGBO-bewaartermijn van 20 jaar. Als u dat onderscheid maakt, bewaart u precies wat moet en ruimt u de rest op tijd op.
Bewaartermijnen per onderdeel
De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de WGBO-termijn vanaf de laatste wijziging in het dossier en de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar.
| Onderdeel | Uitgangspunt | Termijn |
|---|---|---|
| Zorgdossier en zorgplan | WGBO-bewaarplicht | 20 jaar |
| Medicatieoverzicht | Onderdeel van het dossier | volgt het dossier |
| Financiele administratie | Fiscale bewaarplicht | 7 jaar |
| Losse werkkopieen bij de client | Alleen tijdens de zorg | direct opruimen |
| Planningen en routelijsten | Doelgebonden | zo kort mogelijk |
| Datadragers en tablets | Einde levensduur | wissen of vernietigen |
Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van een concrete afweging per situatie. Bij twijfel raadpleegt u uw functionaris voor gegevensbescherming of een privacyadviseur. Een breder overzicht staat in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.
Dossiers die meereizen naar de client thuis
Wat de thuiszorg bijzonder maakt, is dat de gegevens de deur uit gaan. Een papieren zorgmap ligt bij de client op tafel, een medewerker heeft een uitdraai in de auto en aantekeningen gaan van woning naar woning. Elke overdracht is een moment waarop een dossier kan zoekraken. Zorg daarom voor een gesloten keten, van de huiskamer tot de shredder. Neem papier aan het einde van de zorg volledig terug en laat niets bij de client achter dat persoonsgegevens bevat.
Verzamel het teruggenomen papier niet bij het gewone oud papier, maar in een afgesloten bak op kantoor. Zo blijft het beschermd tot de vernietiging. Waarom elke schakel telt, leest u in chain of custody: van archief tot shredder. Hoe minder handen een dossier passeert, hoe kleiner de kans op een lek.
Medicatieoverzichten en zorgplannen
Medicatieoverzichten en zorgplannen horen bij het zorgdossier en volgen dezelfde bewaartermijn. Toch ontstaan er in de praktijk veel losse versies: een verouderd medicatieoverzicht, een oud zorgplan na een herindicatie of een uitdraai die na een teamoverleg blijft liggen. Die losse kopieen hebben geen eigen bewaargrond zodra ze zijn verwerkt in het actuele dossier. Ruim ze vertrouwelijk op in plaats van ze op te sparen.
Zo voorkomt u dat er naast het echte dossier een schaduwarchief van verouderde versies ontstaat. Dat schaduwarchief is precies wat bij een controle of datalek voor problemen zorgt, omdat niemand meer weet welke versie leidend is.
Datadragers en tablets van medewerkers
De thuiszorg werkt allang niet meer alleen op papier. Medewerkers rapporteren op een tablet of telefoon, gebruiken een USB-stick of hebben een laptop met clientgegevens. Elk van die apparaten is een datadrager. Aan het einde van de levensduur, bij vervanging of bij vertrek van een medewerker, wordt zo'n apparaat vertrouwelijk vernietigd of aantoonbaar gewist. Inleveren bij een gewone inruilactie of in de kast leggen is geen veilige oplossing.
Denk ook aan medewerkers die thuis rapporteren of dossiers inzien. Papier en apparaten in de thuissituatie vragen om dezelfde zorg als op kantoor. Praktische afspraken hierover vindt u in thuiswerken met vertrouwelijke documenten.
Zo pakt u het aan in 6 stappen
- Splits de gegevens in zorgdossier, financiele administratie en losse werkkopieen.
- Houd het zorgdossier aan volgens de WGBO-termijn van twintig jaar.
- Neem papier bij de client volledig terug aan het einde van de zorg.
- Ruim losse kopieen op zodra ze in het actuele dossier zijn verwerkt.
- Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
- Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.
Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat
Clientdossiers laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze gezondheidsgegevens bevatten en dat bijzondere persoonsgegevens zijn. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude kantoorlaptop, tablet of back-up met clientgegevens hoort erbij. De aanpak is dezelfde als bij andere zorgdossiers, zoals bij het vernietigen van een fysiotherapie-clientdossier.
Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.
Clientdossiers laten vernietigen?
Geef door wat u heeft en u krijgt een vaste prijs. Wij halen het verzegeld op, vernietigen op het juiste DIN-niveau en u ontvangt een certificaat voor uw AVG-dossier. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam.
Vraag een offerte aanVeelgemaakte fouten
- Papier bij de client laten liggen. Neem alles terug aan het einde van de zorg.
- Verouderde versies opsparen. Losse kopieen ruimt u op na verwerking in het dossier.
- Tablets en telefoons vergeten. Een datadrager met clientgegevens hoort erbij.
- Onversnipperd weggooien. Een clientdossier op straat is een meldplichtig datalek.
- Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet de thuiszorg clientdossiers bewaren?
Voor het zorgdossier geldt de WGBO-bewaartermijn van twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. De financiele administratie valt onder de fiscale zeven jaar. Losse werkkopieen en concepten houdt u niet langer aan dan nodig voor de zorg.
Wat doe ik met papieren dossiers die bij de client thuis liggen?
Neem ze aan het einde van de zorg mee terug in een gesloten keten. Het papier gaat verzegeld mee en blijft dat tot de vernietiging, zodat een dossier nooit los bij het oud papier belandt of bij de client achterblijft.
Vallen tablets en telefoons van medewerkers hier ook onder?
Ja. Een tablet, telefoon of USB-stick met clientgegevens is een datadrager en wordt aan het einde van de levensduur vertrouwelijk vernietigd of aantoonbaar gewist, niet zomaar ingeleverd of weggegooid.
Hoe vernietig ik clientdossiers AVG-conform?
Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.
Conclusie
De thuiszorg werkt met gezondheidsgegevens van elke client, tussen de WGBO en de AVG in. Houd het zorgdossier twintig jaar aan, bewaar de administratie zeven jaar en ruim losse werkkopieen op zodra ze zijn verwerkt. Neem papier bij de client volledig terug en houd de keten gesloten van de huiskamer tot de shredder. Vergeet de tablets en telefoons van medewerkers niet. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan beide kaders en beschermt u de gegevens van uw clienten.
Lees ook: arbodiensten: medische dossiers vernietigen, GGZ-instellingen: clientdossiers vernietigen, paramedici: behandeldossiers en de WGBO en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.
Clientdossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.