Coaches en psychologen: sessieverslagen vernietigen
Een coach, psycholoog of therapeut werkt met wat mensen het minst met anderen delen: wat hen bezighoudt, hun stress, relaties, angsten en soms een diagnose. Sessieverslagen en clientdossiers bevatten daarmee zeer gevoelige gegevens, vaak onder een sterke geheimhouding. Bovendien verschilt de bewaartermijn sterk: een BIG-geregistreerde psycholoog valt onder een lange wettelijke termijn, een coach niet. Deze gids laat zien wat u bewaart en hoe u de dossiers vertrouwelijk laat vernietigen.
Het snelle antwoord: de administratie bewaart u zeven jaar voor de fiscale bewaarplicht. Voor een BIG-geregistreerde psycholoog geldt de WGBO met twintig jaar. Een coach zonder medische titel houdt sessieverslagen aan tot een vastgestelde termijn na afronding. Omdat de dossiers zeer gevoelig zijn en onder geheimhouding vallen, vernietigt u ze op een fijn niveau, met een certificaat.
Waarom sessieverslagen zeer gevoelig zijn
Een sessieverslag gaat over de binnenwereld van een client: gedachten, gevoelens, gebeurtenissen en soms een psychische diagnose. Dat is precies het soort informatie dat iemand nergens anders opschrijft. Voor een BIG-geregistreerde psycholoog gaat het om gezondheidsgegevens, bijzondere persoonsgegevens met de strengste regels. Voor een coach zonder medische titel is het vaak geen formeel gezondheidsgegeven, maar wel zeer gevoelige informatie die om dezelfde zorg vraagt.
De AVG vraagt om opslagbeperking en een passend beveiligingsniveau. Bewaar het dossier niet langer dan de geldende termijn en vernietig het zo dat niets reconstrueerbaar achterblijft. De geheimhouding die tijdens de begeleiding gold, geldt ook bij het einde ervan.
Bewaartermijnen: BIG versus coach
De termijn hangt sterk af van uw rol. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf de afronding van het traject.
| Situatie | Uitgangspunt | Termijn |
|---|---|---|
| Administratie en facturatie | Fiscale bewaarplicht | 7 jaar |
| Dossier BIG-geregistreerde psycholoog | WGBO | 20 jaar |
| Sessieverslagen coach (geen medische titel) | Beleid en beroepsregels | termijn na afronding |
| Gezondheids- of diagnosegegevens | Bijzondere persoonsgegevens | fijn vernietigen |
| Intake en contactgegevens | Zolang traject loopt | + termijn |
| Werkaantekeningen en concepten | Geen bewaarplicht | direct opruimen |
Gebruik dit als richtlijn, niet als juridisch eindoordeel. Bent u BIG-geregistreerd, dan geldt de WGBO, zoals beschreven in WGBO: 20 jaar patientendossiers. Bent u dat niet, leg de termijn dan vast in uw eigen beleid. De fiscale kant staat in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Weet welk regime voor u geldt
De grootste denkfout is aannemen dat voor iedereen dezelfde termijn geldt. Een BIG-geregistreerde psycholoog of GZ-psycholoog valt onder de WGBO en bewaart het dossier in beginsel twintig jaar. Een life coach, loopbaancoach of niet-BIG-therapeut valt daar niet onder en bepaalt de termijn zelf, passend bij de gevoeligheid van de gegevens en eventuele beroepsregels. Weet dus welk regime voor u geldt voordat u iets vernietigt, zodat u niet te vroeg weggooit of onnodig lang bewaart.
Geheimhouding tot in de vernietiging
Coaching en therapie draaien om vertrouwen. Wat een client deelt, blijft binnen de sessie, vaak vastgelegd in een overeenkomst of beroepscode. Die geheimhouding werkt door tot in het opruimen en vernietigen van het dossier. Een sessieverslag hoort dus nooit bij het gewone oud papier of in een gedeelde afvalbak. Behandel de gevoeligste onderdelen apart en vernietig ze op een fijn niveau zodra de termijn is verstreken.
Zo pakt u het aan in 6 stappen
- Bepaal uw regime: BIG en WGBO, of coach met eigen beleid.
- Splits het dossier in administratie, sessieverslagen en gevoelige data.
- Ruim werkaantekeningen zonder bewaarplicht direct vertrouwelijk op.
- Beoordeel per dossier of het traject is afgerond en de termijn is verstreken.
- Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
- Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.
Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat
Clientdossiers laat u vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, omdat ze zeer gevoelige en soms medische gegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude computer of back-up met dossiers hoort erbij.
Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u de geheimhouding tot het einde heeft nageleefd. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.
Clientdossiers laten vernietigen?
Geef door wat u heeft en u krijgt een vaste prijs. Wij halen het verzegeld op, vernietigen op een fijn DIN-niveau en u ontvangt een certificaat voor uw AVG-dossier. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam.
Vraag een offerte aanVeelgemaakte fouten
- Denken dat een enkele termijn geldt. BIG-psychologen vallen onder de WGBO (20 jaar), coaches niet.
- Te vroeg vernietigen als BIG-geregistreerde. De WGBO-termijn is lang en bindend.
- De geheimhouding vergeten bij het opruimen. Vertrouwelijkheid geldt tot in de vernietiging.
- Onversnipperd weggooien. Een sessieverslag op straat is een ernstig datalek.
- Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang bewaart een coach of psycholoog sessieverslagen?
De administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor een BIG-geregistreerde psycholoog geldt de WGBO met een bewaartermijn van twintig jaar. Een coach zonder medische titel houdt sessieverslagen aan tot een vastgestelde termijn na afronding, op basis van beleid en beroepsregels.
Vallen sessieverslagen onder bijzondere persoonsgegevens?
Vaak wel. Verslagen over mentale gezondheid, stress, verslaving of relaties zijn gevoelige gegevens en soms gezondheidsgegevens. Behandel het dossier met extra zorg en vernietig het op een fijn niveau.
Geldt voor coaching een geheimhoudingsplicht?
Ja. Wat een client in een sessie deelt, is vertrouwelijk, vaak vastgelegd in een overeenkomst of beroepscode. Die geheimhouding werkt door tot in het opruimen en vernietigen van het dossier.
Hoe vernietig ik clientdossiers AVG-conform?
Vertrouwelijk en op een fijn niveau, met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.
Conclusie
Een coach of psycholoog werkt met de gevoeligste gegevens die er zijn, onder een sterke geheimhouding. Weet welk regime voor u geldt: een BIG-psycholoog bewaart onder de WGBO twintig jaar, een coach bepaalt de termijn zelf. Bewaar de administratie zeven jaar, behandel gezondheids- en diagnosegegevens apart en beoordeel per dossier of de termijn is verstreken. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, met een certificaat als bewijs. Zo houdt u het vertrouwen van uw clienten vast tot het einde.
Lees ook: sportscholen: ledengegevens vernietigen, tattoo- en piercingstudio's: toestemmingsformulieren vernietigen, schoonheidssalons: clientgegevens vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.
Clientdossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.