Home › Kennisbank › NOvA en dossiervernietiging
Advocatuur

NOvA-gedragsregels en dossierverwerking voor advocaten

· 8 min lezen · DeSnipperaar

Advocatuur is een beroepsgroep met een eigen ethisch regime bovenop de algemene AVG en Wwft. De geheimhoudingsplicht (Advocatenwet art. 11a), de Verordening op de advocatuur (Voda art. 16 over toegangsbeveiliging) en de gedragsregels van de Nederlandse orde van advocaten (NOvA) vormen een gelaagd systeem waarin dossierbeheer niet een administratieve activiteit is maar een kernonderdeel van de beroepsuitoefening. Dit artikel behandelt hoe die regels uitwerken voor archivering en vernietiging van clientdossiers.

Doelgroep: partners, managing partners, compliance officers en secretariaten bij advocatenkantoren.

De basis: geheimhoudingsplicht als kader

Artikel 11a van de Advocatenwet legt de advocaat geheimhouding op voor alles wat in de uitoefening van het beroep is toevertrouwd. Die geheimhouding blijft na einde van de opdracht bestaan en strekt zich uit tot iedereen binnen het kantoor (advocaat-stagiair, secretariaat, IT-beheerder). Dat heeft directe gevolgen voor hoe dossiers worden bewaard en vernietigd:

Bewaartermijn: geen harde wet, wel regel

Anders dan WGBO (20 jaar) of AWR (7 jaar) schrijft de Advocatenwet geen specifieke termijn voor. NOvA-gedragsregel 16 (oude nummering, huidig met andere verwijzing) spreekt over zorgvuldige bewaring van het dossier. In de praktijk hanteren de meeste kantoren:

Kantoren leggen per zaakcategorie een termijn vast in het kantoorhandboek. Uniform ‘alles 10 jaar’ is niet conform goed beroepsbeheer en ook niet AVG-proof.

Wat zit er in het dossier?

Een advocatendossier na einde zaak bevat meer dan correspondentie. Voor volledige archivering en later vernietiging moet je rekening houden met:

Derdengeldenrekening en administratie

De derdengeldenrekening valt onder Voda met eigen administratieplicht. Stukken die betrekking hebben op derdengelden worden doorgaans 7 jaar bewaard, gelijk aan fiscale termijn. Vernietiging valt onder hetzelfde regime: papieren stukken via P-5 shredder, digitale stukken via gecontroleerde purge of mobiele vernietiging van backuptapes.

Een ongelukkige oudpapierbak voor de kantoordeur met dossierdelen erin is tuchtrechtelijk een ernstiger feit dan een AVG-datalek. De gedragsregels zijn strenger dan het algemene recht.

Vernietiging en DIN 66399 voor advocaten

Vanwege geheimhouding kiezen de meeste kantoren voor DIN 66399 P-5 voor papier, iets hoger dan de AVG-minimum P-4. Voor digitale dragers E-5 of hoger. Zie onze uitleg over DIN 66399 P-niveaus voor de achtergrond.

Praktijk:

  1. Per dossier een controle of de termijn voorbij is.
  2. Controle door een tweede partner of compliance officer.
  3. Fysieke scheiding van te vernietigen dossiers in een beveiligde ruimte.
  4. Mobiele vernietiging op kantoor. Dossier verlaat het pand niet intact.
  5. Certificaat met vermelding DIN P-5, aantal, gewicht, datum, getuige.
  6. Archivering certificaat in het kantooradministratiesysteem minimaal 5 jaar.

Dossiers buiten termijn?

Wij komen naar je kantoor, shredderen tot DIN 66399 P-5 voor de deur, en leveren certificaat per opdracht. Geheimhouding contractueel vastgelegd, VOG-gescreend personeel.

Vraag een offerte aan

Verwerkersovereenkomst met vernietigingspartij

Voor advocaten is de verwerkersovereenkomst cruciaal. Niet omdat de AVG het eist (al doet die dat), maar omdat je geheimhoudingsplicht door contractuele binding mee afdwingt. Minimum inhoud:

Zie ons artikel over verwerkersovereenkomst checklist voor een complete 13-punts lijst.

Digitale dossiers

Vrijwel ieder kantoor werkt met een DMS (Dikke, Epona, Basenet, Clio, iManage). De bewaartermijn werkt ook voor de digitale versie. Na afloop:

De grootste misser: iemand die een dossier uit het DMS haalt, maar niet uit het e-mailarchief. Al je correspondentie met clienten zit in e-mail. Zonder opschoning daar is het dossier niet vernietigd.

Praktijkbeeindiging en overname

Als de advocaat of kantoor stopt, moeten dossiers worden overgedragen, gearchiveerd of vernietigd. Voda en NOvA bieden het dekenprotocol voor onvoorziene omstandigheden. Veel kantoren werken samen met een dekenbevoorrechte archiefpartij die dossiers overneemt. Vernietiging aan einde bewaartermijn wordt dan door die partij gedaan, met certificaat.

Tuchtrechtelijke risico's

Het Hof van Discipline heeft meermaals geoordeeld over slordig archiefbeheer. Drie constantes:

  1. Dossierdelen op straat of in oudpapier leidt tot berisping of schorsing.
  2. Ontbrekend protocol voor bewaring en vernietiging is een ‘gebrekkige kantoororganisatie’ (art. 10a Advocatenwet).
  3. Uitbesteden aan een niet-verbonden partij zonder geheimhoudingscontract is een schending van art. 11a.

De tuchtrechter kijkt niet alleen naar het incident, maar naar het systeem daarachter. Een goed certificaat van vernietiging is bewijs van zorgvuldig systeem.

Kantoorarchief op orde brengen? Bel ons of vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. We hebben standaard verwerkersovereenkomst klaarliggen specifiek voor advocatenkantoren, met verwijzing naar art. 11a.