Praktijk

Scannen, bewaren of vernietigen: de juiste keuze per document

10 juli 2026 · 12 min lezen · DeSnipperaar

Bij het opruimen van een archief komt voor elk document dezelfde vraag terug. Scant u het, bewaart u het op papier of mag het weg? Het antwoord verschilt per documentsoort. Sommige stukken moet u juist origineel op papier houden, andere kunt u scannen en daarna vernietigen en een grote stapel mag direct de vertrouwelijke vernietiging in. In dit artikel vindt u een heldere beslisboom en een beslistabel per documentsoort.

Wilt u snel weten waar u staat? Loop deze vragen langs per stapel die voor u ligt.

• Is dit document wettelijk verplicht in origineel op papier?
• Heeft u het nog nodig binnen een lopende bewaartermijn?
• Is een digitale scan voldoende voor uw doel?
• Staan er persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens op?
• Is de bewaartermijn al voorbij?

Met deze vragen plaatst u elk document in een van drie stapels: scannen, bewaren of vernietigen. Hieronder werken wij die keuze per documentsoort uit.

Wat betekent scannen, bewaren of vernietigen?

De drie keuzes lossen elk een ander probleem op. Scannen geeft u de inhoud digitaal terug, zodat u het papier niet meer hoeft te bewaren. Bewaren betekent dat het papieren origineel blijft, omdat de wet of de bewijswaarde dat vraagt. Vernietigen is voor stukken die u niet meer nodig heeft en die door persoonsgegevens niet zomaar bij het oud papier mogen. De kunst is om per document de juiste van deze drie te kiezen. Te veel bewaren kost ruimte en risico, te veel weggooien kan u een verplicht origineel kosten. Wie de keuze per document maakt in plaats van per doos, houdt aan het eind een archief over dat klopt. U bewaart precies wat moet, digitaliseert wat handig is en vernietigt veilig wat weg mag.

Vier mogelijke uitkomsten per document

In de praktijk komt elk document op een van vier uitkomsten uit. Scannen en daarna vernietigen, voor stukken waarvan een digitale kopie volstaat. Origineel op papier bewaren, voor de uitzonderingen die de wet of de bewijswaarde vereist. Direct vernietigen, voor stukken die hun bewaartermijn voorbij zijn. En gewoon bewaren, voor papier dat nog binnen een lopende termijn valt. De eerste vraag is dus niet of u wilt digitaliseren, maar in welke van deze vier groepen een document hoort. Dat bepaalt de rest vanzelf.

De beslisboom: vier vragen per document

Een eenvoudige beslisboom helpt u snel sorteren. Pak een document en stel achtereenvolgens deze vragen.

• Moet het origineel op papier blijven? Zo ja, dan bewaart u het en stopt de beslisboom hier.
• Loopt er nog een bewaartermijn? Zo ja, bewaar het of scan het en bewaar de scan tot de termijn voorbij is.
• Is de termijn voorbij en heeft u het verder niet nodig? Dan mag het naar de vernietigstapel.
• Wilt u de inhoud houden zonder het papier? Dan scant u het eerst en gaat het origineel daarna mee in de vernietiging.

Wie deze vier vragen consequent toepast, houdt aan het eind drie nette stapels over. Een overzicht van de termijnen zelf staat in de cheatsheet met bewaartermijnen.

Beslistabel per documentsoort

De volgende tabel vertaalt de beslisboom naar concrete documentsoorten met de aanbevolen actie.

Documentsoort	Aanbevolen actie	Toelichting
Notariele akten, koopakte, hypotheekstukken	Origineel bewaren	Bewijswaarde zit in het papier
Aandeelbewijzen en certificaten van aandelen	Origineel bewaren	Toonbaar exemplaar vereist
Contracten met natte handtekening	Origineel bewaren	Als het ondertekende exemplaar telt
Diploma's en officiele certificaten	Origineel bewaren	Vaak alleen origineel geldig
Belasting- en boekhoudstukken binnen 7 jaar	Scannen, papier bewaren tot termijn	Fiscale bewaarplicht loopt nog
Facturen, bonnen, bankafschriften	Scannen en vernietigen	Digitale kopie volstaat meestal
Offertes, correspondentie, oude rapporten	Scannen en vernietigen	Bewaar alleen wat u nog nodig heeft
Verlopen polissen, oude loonstroken na termijn	Direct vernietigen	Bevatten persoonsgegevens
Stukken voorbij de bewaartermijn	Direct vernietigen	Niet langer bewaren dan nodig
Reclame en dubbele kopieen zonder gegevens	Vernietigen of oud papier	Geen gegevens, dan oud papier

Welke originelen moet u op papier bewaren?

De kleinste maar belangrijkste stapel zijn de originelen die u niet mag scannen-en-weggooien. Notariele akten, zoals een leveringsakte of hypotheekakte, ontlenen hun kracht aan het originele stuk. Aandeelbewijzen en certificaten van aandelen vragen vaak om het fysieke exemplaar. Contracten waarvan het ondertekende exemplaar met natte handtekening de bewijswaarde draagt, houdt u eveneens in origineel. Diploma's en bepaalde officiele certificaten worden door instanties alleen in origineel geaccepteerd. Twijfelt u, behandel het stuk dan als origineel en bewaar het. Een onterecht vernietigd origineel is zelden te herstellen.

Welke documenten kunt u scannen en daarna vernietigen?

Veruit de grootste stapel zijn de administratieve stukken waarvan een goede scan volstaat. Facturen, bonnen, bankafschriften, offertes, correspondentie en oude rapporten kunt u scannen en daarna vertrouwelijk laten vernietigen. De inhoud blijft digitaal beschikbaar, het papier verdwijnt veilig. Zo wint u ruimte en verkleint u het risico van rondslingerende persoonsgegevens. Belangrijk is wel dat u eerst de scan controleert voordat het origineel de vernietiging in gaat. De volgorde van digitaliseren en pas daarna vernietigen leest u in het overzicht over datavernietiging.

Welke documenten mag u direct vernietigen?

Sommige stukken hoeft u niet eens te scannen. Wat zijn bewaartermijn voorbij is en geen verdere waarde heeft, mag rechtstreeks naar de vernietigstapel. Denk aan verlopen polissen, oude loonstroken na de termijn, achterhaalde klantdossiers en kopieen waarvan u het origineel al digitaal heeft. Het enige aandachtspunt is dat veel van deze stukken persoonsgegevens bevatten. Daarom horen ze niet bij het oud papier, maar bij een vertrouwelijke vernietiging met certificaat. Zo voldoet u aan de opslagbeperking en houdt u tegelijk bewijs in handen dat de gegevens weg zijn.

Welke documenten houdt u gewoon op papier?

Niet alles hoeft direct gescand of vernietigd te worden. Stukken die nog binnen een lopende bewaartermijn vallen, houdt u simpelweg bij tot die termijn voorbij is. Een gescande kopie mag daarbij, maar voor de fiscale administratie is het verstandig het origineel beschikbaar te houden tot de termijn afloopt. Zo voorkomt u dat u een document te vroeg weggooit. Wanneer u welke categorie mag opruimen leest u in de pijler over oude administratie opruimen, met een checklist voor weggooien of bewaren.

Eerst de bewaartermijn controleren

De beslisboom valt of staat met de bewaartermijn. Voor de meeste boekhoud- en belastingstukken geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar, voor sommige stukken rond onroerend goed zelfs langer. Pas als die termijn voorbij is, verschuift een document van de stapel bewaren naar de stapel vernietigen. Controleer dus per categorie eerst de termijn voordat u iets weggooit. Hoe de zevenjaarstermijn precies werkt en welke stukken eronder vallen, leest u in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Waar u op let bij het scannen

Een scan is alleen bruikbaar als hij compleet en leesbaar is. Scan dubbelzijdig waar nodig, controleer of niets ontbreekt en sla de bestanden geordend op met een herkenbare naam en datum. Maak een back-up, want een digitaal archief zonder kopie is net zo kwetsbaar als een papieren stapel. Voor de uitzonderingen uit de vorige paragraaf geldt dat een scan het origineel niet vervangt. Voor gewone administratie is een goede scan voldoende. Pas als u zeker weet dat de scan klopt, gaat het papieren origineel mee in de vernietiging.

De vernietigstapel: zo werkt vertrouwelijk vernietigen

De stukken die mogen weg, gooit u niet bij het oud papier. Papier met persoonsgegevens hoort vertrouwelijk vernietigd te worden. Dat werkt eenvoudig. U verzamelt de vernietigstapel in dozen of een rolcontainer, geeft die mee bij een ophaal en de inhoud wordt versnipperd op het juiste niveau. U krijgt een vaste prijs vooraf en een certificaat achteraf. Binnen 20 km van Amsterdam halen wij verzegeld op, zonder voorrijkosten. Er is geen inloop en geen call-out buiten het werkgebied, de dienst werkt op afhaalbasis met landelijke bundeling van ophalen. Een open bak die dagen op straat staat biedt die zekerheid niet, een verzegelde ophaal wel. Zo blijft de stapel beschermd tot het moment dat de gegevens onleesbaar zijn versnipperd.

Het juiste DIN-niveau kiezen

Hoe fijn er versnipperd wordt, legt de norm DIN 66399 vast. Het niveau kiest u op de gevoeligheid van de gegevens.

Niveau	Snippergrootte	Geschikt voor
P-2	Stroken	Algemeen drukwerk zonder gegevens
P-4	Kleine snippers	Documenten met persoonsgegevens
P-5	Zeer kleine snippers	BSN, medische en bijzondere gegevens

Voor de meeste kantoorstukken volstaat P-4. Voor BSN, medische of andere bijzondere gegevens kiest u P-5. Het toegepaste niveau komt op het certificaat te staan.

Het certificaat van vernietiging als bewijs

Voor de vernietigstapel krijgt u een certificaat van vernietiging. Daarop staan de datum, de hoeveelheid en het DIN-niveau, bij datadragers aangevuld met serienummers. Dat certificaat is uw bewijs dat de gegevens onomkeerbaar weg zijn. Bewaar het in uw administratie, zodat u bij een controle of een vraag van een klant kunt laten zien dat het opruimen netjes is gebeurd. Wat er precies op zo'n document hoort te staan, leest u in het certificaat van vernietiging uitgelegd.

Verzegeld ophalen binnen 20 km van Amsterdam

De ophaal zelf is onderdeel van de zorgvuldigheid. Het papier gaat verzegeld mee, zodat de keten van ophaal tot vernietiging gesloten blijft en er geen moment is waarop een dossier kan zoekraken. Wij werken binnen een straal van 20 km rond Amsterdam op afhaalbasis, zonder voorrijkosten en zonder inloop. Ophalen worden landelijk gebundeld, waardoor ook buiten de regio een vaste prijs mogelijk is via gezamenlijke ophaalrondes. U weet de prijs dus vooraf en krijgt het bewijs achteraf.

Een voorbeeld uit de praktijk

Stel, een accountantskantoor ruimt een archiefkast met klantdossiers op. De medewerker loopt de mappen langs met de beslisboom in de hand. De getekende opdrachtbevestigingen met natte handtekening gaan op de stapel bewaren, want het ondertekende exemplaar telt. De jaarstukken en belastingaangiften van de afgelopen zeven jaar worden gescand, maar het papier blijft tot de termijn afloopt. Facturen, bonnen en correspondentie van klanten die al jaren zijn vertrokken, worden gescand en daarna op de vernietigstapel gelegd. Dossiers waarvan de bewaartermijn ruim voorbij is, gaan rechtstreeks naar de vernietiging. Aan het eind staan er drie dozen klaar voor een verzegelde ophaal en houdt het kantoor een geordend digitaal archief over. Het certificaat van de ophaal gaat in het AVG-dossier, zodat bij een controle direct duidelijk is dat het opruimen aantoonbaar is gebeurd.

Praktische tips

• Sorteer per documentsoort, niet per map. Zo voorkomt u dat een origineel tussen gewone administratie verdwijnt.
• Houd een aparte doos voor de originelen die op papier moeten blijven.
• Controleer elke scan voordat het papier de vernietiging in gaat.
• Bewaar het certificaat digitaal op een vaste plek bij uw administratie.

Veelgemaakte fouten

• Een origineel scannen en weggooien. Bij notariele akten en aandeelbewijzen vervangt een scan het origineel niet.
• Te vroeg vernietigen. Controleer eerst of de bewaartermijn echt voorbij is.
• Vernietigstapel bij het oud papier. Papier met persoonsgegevens hoort vertrouwelijk vernietigd, niet in de blauwe bak.
• Scannen zonder back-up. Een digitaal archief zonder kopie is even kwetsbaar als een losse stapel.

In vier stappen door uw stapel

1. Sorteer per documentsoort met de beslisboom en de tabel hierboven.
2. Leg de originelen apart die op papier moeten blijven.
3. Scan wat u digitaal wilt houden en controleer de scan.
4. Geef de vernietigstapel verzegeld mee en bewaar het certificaat.

Veelgestelde vragen

Moet ik documenten scannen of bewaren?

Scan stukken waarvan een digitale kopie volstaat en bewaar het origineel op papier alleen als de wet of de bewijswaarde dat vereist, zoals bij notariele akten en aandeelbewijzen.

Welke documenten moet ik origineel op papier bewaren?

Notariele akten, aandeelbewijzen, bepaalde diploma's en officiele certificaten en contracten waarvan het exemplaar met natte handtekening telt, bewaart u in origineel op papier.

Mag ik een document scannen en daarna vernietigen?

Ja, voor de meeste administratieve stukken zoals facturen, bonnen en bankafschriften volstaat een goede scan. Het papieren origineel kunt u daarna vertrouwelijk laten vernietigen.

Hoe laat ik de vernietigstapel veilig opruimen?

U geeft de stapel verzegeld mee bij een ophaal, laat hem op het juiste DIN-niveau versnipperen en ontvangt een certificaat van vernietiging als bewijs.

Welke documenten mag ik direct vernietigen?

Stukken die hun bewaartermijn voorbij zijn en geen verdere waarde hebben, zoals verlopen polissen en oude loonstroken, mag u direct laten vernietigen.

Conclusie

Scannen, bewaren of vernietigen is geen vraag voor de hele doos in een keer, maar een keuze per document. Een kleine stapel originelen blijft op papier, een grote stapel administratie kunt u scannen en daarna laten vernietigen en wat zijn termijn voorbij is, mag direct weg. Gebruik de beslisboom en de tabel om te sorteren, controleer steeds de bewaartermijn en geef de vernietigstapel verzegeld mee. Zo houdt u alleen wat moet, wint u ruimte en heeft u met een certificaat het bewijs dat de rest veilig is opgeruimd.

Lees ook de pijler over oude administratie opruimen en de drie verwante artikelen: veilig overstappen op een papierloos kantoor, uw archief digitaliseren en dan vernietigen en het stappenplan om uw archief op te ruimen.

---

Klaar om uw vernietigstapel op te ruimen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. U krijgt een vaste prijs, wij halen verzegeld op binnen 20 km van Amsterdam en u ontvangt een certificaat als bewijs.