Campings en vakantieparken: gastgegevens vernietigen
Een camping of vakantiepark verwerkt de gegevens van iedereen die er verblijft: naam en adres, een identiteitsbewijs voor de gastregistratie, kentekens aan de slagboom, betaalgegevens, reserveringen en gegevens van seizoensgasten die het hele jaar terugkomen. Een deel valt onder een wettelijke registratieplicht, een deel onder de fiscale bewaarplicht, en een deel hoort zo kort mogelijk bewaard te worden. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.
Het snelle antwoord: de gastregistratie kent een eigen bewaartermijn vanuit gemeentelijke regels, de facturatie valt onder de fiscale zeven jaar. Kentekens en voorkeurgegevens houdt u zo kort mogelijk aan. Gegevens van seizoensgasten bewaart u alleen voor de lopende overeenkomst. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.
Twee kaders: registratie en AVG
Bij een camping lopen twee dingen door elkaar. De registratieplicht verplicht u om gasten te registreren, met een eigen bewaartermijn die per gemeente kan verschillen. Daarnaast geldt de AVG, die vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig. De registratieplicht bepaalt de ondergrens voor wat u moet bewaren, de AVG de bovengrens voor wat u niet te lang mag houden.
Behandel de gastgegevens daarom per soort. De gastregistratie heeft een andere status dan een kenteken aan de slagboom of een reservering via een boekingssite. Als u dat onderscheid maakt, bewaart u precies wat moet en ruimt u de rest op tijd op.
Bewaartermijnen per onderdeel
De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf het einde van het verblijf of de opzegging.
| Onderdeel | Uitgangspunt | Termijn |
|---|---|---|
| Facturatie en administratie | Fiscale bewaarplicht | 7 jaar |
| Gastregistratie | Gemeentelijke registratieplicht | eigen termijn |
| Identiteitsgegevens gast | Zo beperkt mogelijk | alleen wat nodig is |
| Kentekens aan de slagboom | Toegang tijdens verblijf | zo kort mogelijk, wissen na vertrek |
| Seizoensplaats en overeenkomst | Lopende overeenkomst | + fiscale termijn |
| Voorkeuren en gezondheidsvragen | Gevoelig, opslagbeperking | zo kort mogelijk |
Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van de gemeentelijke regels. Bij twijfel raadpleegt u uw gemeente of privacyadviseur. De fiscale kant staat in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Kentekens en identiteitsbewijzen: wees terughoudend
Aan de slagboom registreert u vaak kentekens om gasten toegang te geven. Die gegevens zijn handig tijdens het verblijf, maar horen na vertrek van de gast te worden gewist. Bewaar ze niet langer dan nodig, want een lijst met kentekens en verblijfsdata is gevoeliger dan het lijkt.
Hetzelfde geldt voor identiteitsbewijzen. Voor de gastregistratie heeft u bepaalde gegevens nodig, maar een volledige kopie van een paspoort bewaren gaat te ver. Een paspoortkopie bevat een BSN, een pasfoto en meer dan u nodig heeft. Noteer alleen wat de registratieplicht vraagt en ruim losse kopieen vertrouwelijk op.
Seizoensgasten en gegevens die blijven hangen
Een camping kent veel seizoensgasten die jaar na jaar terugkomen. Hun gegevens blijven daardoor vaak het hele jaar in het systeem staan, ook op momenten dat er geen actieve overeenkomst is. Bewaar alleen wat nodig is voor de lopende overeenkomst en de administratie, en ruim de rest op zodra de seizoensplaats is opgezegd. Bewaren om ooit nog eens een aanbieding te sturen is geen geldige grond zonder toestemming.
Zo pakt u het aan in 6 stappen
- Splits de gegevens in administratie, gastregistratie, kentekens en seizoensdata.
- Beperk identiteitsgegevens tot wat de registratieplicht vraagt.
- Wis kentekens zodra de gast is vertrokken.
- Beoordeel seizoensplaatsen en ruim op na opzegging.
- Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
- Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.
Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat
Gastgegevens laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze identiteits-, betaal- en soms gezondheidsgegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude receptiecomputer of back-up met gast- en kentekengegevens hoort erbij.
Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.
Gastgegevens laten vernietigen?
Geef door wat u heeft en u krijgt een vaste prijs. Wij halen het verzegeld op, vernietigen op het juiste DIN-niveau en u ontvangt een certificaat voor uw AVG-dossier. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam.
Vraag een offerte aanVeelgemaakte fouten
- Kentekens te lang bewaren. Wis ze zodra de gast is vertrokken.
- Paspoortkopieen bewaren. Noteer alleen wat de gastregistratie vraagt.
- Seizoensgegevens jarenlang laten staan. Na opzegging vervalt het doel.
- Onversnipperd weggooien. Een gastregistratie op straat is een meldplichtig datalek.
- Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang bewaart een camping de gastregistratie?
De gastregistratie kent een eigen bewaartermijn vanuit gemeentelijke regels, vaak enkele jaren. De facturatie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Overige gastgegevens houdt u niet langer aan dan nodig voor het verblijf en de afwikkeling.
Mag ik kentekens van gasten aan de slagboom bewaren?
Bewaar kentekengegevens zo kort mogelijk. Ze zijn nodig voor toegang tijdens het verblijf, maar horen na vertrek van de gast te worden gewist, tenzij er een concrete reden is om ze langer te houden.
Hoe ga ik om met gegevens van seizoensgasten?
Seizoensgasten blijven vaak het hele jaar in het systeem staan. Bewaar alleen wat nodig is voor de lopende overeenkomst en de administratie, en ruim de rest op zodra de seizoensplaats is opgezegd.
Hoe vernietig ik gastgegevens AVG-conform?
Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.
Conclusie
Een camping of vakantiepark werkt met identiteits-, kenteken- en betaalgegevens van elke gast, tussen een registratieplicht en de AVG in. Houd de gastregistratie aan volgens de gemeentelijke termijn, bewaar de administratie zeven jaar en wees terughoudend met kentekens en identiteitskopieen. Gegevens van seizoensgasten ruimt u op na opzegging. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan beide kaders en beschermt u de gegevens van uw gasten.
Lees ook: hotels: gastregistratie en gastgegevens vernietigen, restaurants: reserveringen en allergieen vernietigen, evenementenbureaus: deelnemerslijsten vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.
Gastgegevens laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.