Hotels

Hotels: gastregistratie en gastgegevens vernietigen

17 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een hotel verwerkt de gegevens van iedereen die er overnacht: naam en adres, een identiteitsbewijs voor het nachtregister, betaalgegevens, reserveringen en soms voorkeuren of gezondheidsvragen. Een deel valt onder een wettelijke registratieplicht, een deel onder de fiscale bewaarplicht, en een deel hoort zo kort mogelijk bewaard te worden. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: het nachtregister kent een eigen bewaartermijn vanuit gemeentelijke regels, de facturatie valt onder de fiscale zeven jaar. Reserverings- en voorkeurgegevens houdt u niet langer aan dan nodig voor het verblijf en de afwikkeling. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

Twee kaders: nachtregister en AVG

Bij een hotel lopen twee dingen door elkaar. De registratieplicht verplicht u om gasten te registreren in een nachtregister, met een eigen bewaartermijn die per gemeente kan verschillen. Daarnaast geldt de AVG, die vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig. De registratieplicht bepaalt de ondergrens voor wat u moet bewaren, de AVG de bovengrens voor wat u niet te lang mag houden.

Behandel de gastgegevens daarom per soort. Het nachtregister heeft een andere status dan een reservering via een boekingssite of een notitie over een voorkeur. Als u dat onderscheid maakt, bewaart u precies wat moet en ruimt u de rest op tijd op.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf het einde van het verblijf.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Facturatie en administratie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Nachtregister	Gemeentelijke registratieplicht	eigen termijn
Identiteitsgegevens gast	Zo beperkt mogelijk	alleen wat nodig is
Reservering en betaalgegevens	Tot afwikkeling en fiscaal	doelgebonden + 7 jaar
Voorkeuren en gezondheidsvragen	Gevoelig, opslagbeperking	zo kort mogelijk
Correspondentie en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van de gemeentelijke regels. Bij twijfel raadpleegt u uw gemeente of privacyadviseur. De fiscale kant staat in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Identiteitsbewijzen: wees terughoudend

Voor het nachtregister heeft u bepaalde gegevens van een gast nodig, maar dat betekent niet dat u een volledige kopie van een paspoort mag bewaren. Een paspoortkopie bevat een BSN, een pasfoto en meer dan u nodig heeft, en is daarmee gevoelig. Noteer alleen de gegevens die de registratieplicht vraagt en bewaar geen losse kopieen langer dan noodzakelijk. Wat u wel op papier heeft gehad, ruimt u vertrouwelijk op.

Zo voorkomt u dat u een berg identiteitsgegevens beheert die u eigenlijk niet nodig had. Hoe u met een kopie-ID omgaat als u die wel verwerkt, is vergelijkbaar met andere sectoren die om een identiteitsbewijs vragen.

Voorkeuren, gezondheidsvragen en gevoelige data

Hotels leggen soms voorkeuren vast, van een allergie of dieet tot toegankelijkheidswensen. Een dieet om medische redenen of een toegankelijkheidswens kan raken aan gezondheidsgegevens, die bijzondere persoonsgegevens zijn. Houd die informatie herkenbaar apart, gebruik ze alleen voor het verblijf en ruim ze daarna op. Bewaren om ooit nog eens van pas te komen is geen geldige grond.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits de gegevens in administratie, nachtregister, reservering en voorkeuren.
2. Beperk identiteitsgegevens tot wat de registratieplicht vraagt.
3. Behandel gezondheids- en voorkeurdata apart en ruim ze op na het verblijf.
4. Houd het nachtregister aan volgens de gemeentelijke termijn.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Gastgegevens laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze identiteits-, betaal- en soms gezondheidsgegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude receptiecomputer of back-up met gastgegevens hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Paspoortkopieen bewaren. Noteer alleen wat het nachtregister vraagt.
• Reserveringen eindeloos bewaren. Na afwikkeling en de fiscale termijn vervalt het doel.
• Gezondheids- en voorkeurdata als gewoon papier behandelen. Die vragen om extra zorg.
• Onversnipperd weggooien. Een gastregistratie op straat is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een hotel de gastregistratie bewaren?

Het nachtregister kent een eigen bewaartermijn vanuit gemeentelijke regels, vaak enkele jaren. De facturatie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Overige gastgegevens houdt u niet langer aan dan nodig voor het verblijf en de afwikkeling.

Mag ik een kopie van het paspoort van een gast bewaren?

Wees hier terughoudend. Noteer alleen de gegevens die u nodig heeft voor het nachtregister en bewaar geen volledige kopie langer dan noodzakelijk. Een paspoortkopie bevat een BSN en pasfoto en is gevoelig.

Hoe lang bewaar ik reserverings- en betaalgegevens?

Betaalgegevens vallen onder de fiscale administratie van zeven jaar. Reserveringsgegevens zonder verdere grond ruimt u op zodra het verblijf is afgewikkeld en er geen klacht of geschil meer speelt.

Hoe vernietig ik gastgegevens AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.

Conclusie

Een hotel werkt met identiteits-, betaal- en soms gezondheidsgegevens van elke gast, tussen een registratieplicht en de AVG in. Houd het nachtregister aan volgens de gemeentelijke termijn, bewaar de administratie zeven jaar en wees terughoudend met identiteitskopieen. Voorkeuren en gezondheidsvragen ruimt u op na het verblijf. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan beide kaders en beschermt u de gegevens van uw gasten.

Lees ook: campings en vakantieparken: gastgegevens vernietigen, restaurants: reserveringen en allergieen vernietigen, evenementenbureaus: deelnemerslijsten vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Gastgegevens laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.