Horeca

Restaurants: reserveringen en allergieen vernietigen

17 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een restaurant of cateraar verwerkt meer persoonsgegevens dan het lijkt: reserveringen met naam en telefoonnummer, notities over allergieen en dieetwensen, no-show aantekeningen, betaalgegevens en soms gastenlijsten van een cateringopdracht. De allergie- en dieetnotities maken een deel daarvan tot bijzondere persoonsgegevens. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: de facturatie bewaart u zeven jaar voor de fiscale bewaarplicht. Reserveringsgegevens houdt u niet langer aan dan nodig voor het bezoek en de afwikkeling. Allergie- en dieetnotities zijn gezondheidsdata die u apart behandelt en op een fijn niveau vernietigt. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

Waarom een reservering meer bevat dan het lijkt

Een reservering lijkt onschuldig, maar bevat een naam, een telefoonnummer, soms een e-mailadres en het gezelschap. Zodra er een allergie of dieetwens bij komt, wordt het gevoeliger, want dat zegt iets over de gezondheid van een gast. Een medisch dieet of een allergie is een gezondheidsgegeven en daarmee een bijzonder persoonsgegeven onder de AVG, met strengere regels. Ook een no-show notitie of een aantekening op naam raakt aan de privacy van een gast.

De AVG vraagt om opslagbeperking. Bewaar reserveringen en notities niet langer dan nodig voor het bezoek en een eventuele klacht, en ruim ze daarna op. Alleen de fiscale administratie kent een vaste termijn van zeven jaar.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf het bezoek of de cateringopdracht.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Facturatie en administratie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Reservering (naam, telefoon, gezelschap)	Tot bezoek en afwikkeling	zo kort mogelijk
Allergie- en dieetnotities	Bijzondere persoonsgegevens	doelgebonden, fijn vernietigen
No-show en aantekeningen op naam	Gevoelig, korte termijn	zorgvuldig afwegen
Gastenlijst cateringopdracht	Tot afronding opdracht	doelgebonden
Loyaliteits- en marketinggegevens	Met toestemming	zolang toestemming geldt

Gebruik dit als richtlijn, niet als juridisch eindoordeel. Bij twijfel over een specifiek geval overlegt u met uw privacyfunctionaris of adviseur. De fiscale kant staat in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Allergie- en dieetnotities apart behandelen

De allergie- en dieetnotities zijn het gevoeligste onderdeel van een reservering. Houd ze herkenbaar apart, laat ze alleen toe voor wie het gerecht bereidt of serveert en vernietig ze op een fijn niveau zodra het bezoek is geweest en er geen reden meer is om ze te bewaren. Zo voorkomt u dat een oude reserveringslijst met gezondheidsgegevens weken- of maandenlang bij de balie blijft liggen. Uitgeprinte reserveringslijsten van een drukke avond horen na afloop vertrouwelijk vernietigd te worden, niet bij het oud papier.

No-show notities en gastenlijsten

Een aantekening dat een gast niet is komen opdagen mag u even aanhouden, maar een permanente zwarte lijst met namen en gedrag vraagt om een zorgvuldige afweging en een korte bewaartermijn. Bewaar zulke notities niet langer dan nodig en niet zonder een concreet doel. Bij cateringopdrachten werkt u vaak met een gastenlijst, soms met dieetwensen erbij. Die lijst hoort bij de opdracht en ruimt u op zodra de opdracht is afgerond en afgewikkeld.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits de gegevens in administratie, reserveringen, allergie-notities en gastenlijsten.
2. Behandel allergie- en dieetnotities apart en op een fijn vernietigniveau.
3. Beperk no-show notities tot een korte termijn met een concreet doel.
4. Ruim reserveringslijsten en gastenlijsten op zodra het bezoek of de opdracht is afgewikkeld.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Reserverings- en gastgegevens laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze gezondheids-, contact- en betaalgegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude reserveringscomputer of back-up met gastgegevens hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Reserveringslijsten laten slingeren. Uitgeprinte lijsten met allergieen zijn gevoelige data.
• Allergie- en dieetnotities als gewoon papier behandelen. Dat zijn bijzondere gegevens.
• Een permanente zwarte lijst bijhouden. No-show notities vragen om een korte termijn en een doel.
• Onversnipperd weggooien. Een gastenlijst op straat is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang bewaart een restaurant reserveringsgegevens?

De facturatie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Reserveringsgegevens zonder verdere grond, zoals naam en telefoonnummer, ruimt u op zodra het bezoek is geweest en er geen klacht of geschil meer speelt.

Zijn allergie- en dieetnotities bijzondere persoonsgegevens?

Ja. Een notitie over een allergie, een medisch dieet of een intolerantie zegt iets over de gezondheid van een gast en is daarmee een bijzonder persoonsgegeven. Behandel het apart en vernietig het op een fijn niveau zodra het niet meer nodig is.

Mag ik een no-show of blacklist notitie bewaren?

Alleen kort en met een concreet doel. Een aantekening dat een gast niet kwam opdagen mag u even aanhouden, maar een permanente zwarte lijst met persoonsgegevens vraagt om een zorgvuldige afweging en een korte bewaartermijn.

Hoe vernietig ik reserverings- en gastgegevens AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.

Conclusie

Een restaurant of cateraar verwerkt via reserveringen en gastenlijsten contact- en gezondheidsgegevens, tot en met allergie- en dieetnotities toe. Bewaar de administratie zeven jaar, houd reserveringen alleen aan zolang het bezoek en de afwikkeling lopen en behandel allergie- en dieetnotities apart. No-show notities houdt u kort en met een doel. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, met een certificaat als bewijs. Zo beschermt u de gegevens van uw gasten.

Lees ook: hotels: gastregistratie vernietigen, campings en vakantieparken: gastgegevens vernietigen, evenementenbureaus: deelnemerslijsten vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Reserverings- en gastgegevens laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.