Horeca

Cateringbedrijven: klantgegevens vernietigen

3 augustus 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een cateringbedrijf verwerkt niet alleen de gegevens van de opdrachtgever, maar ook die van elke gast aan tafel: contactgegevens van de klant, gasten- en genodigdenlijsten van bruiloften en bedrijfsevenementen, dieet- en allergiewensen, gegevens van personeel en oproepkrachten en de facturatie. Een deel valt onder de fiscale bewaarplicht, een deel raakt aan gezondheidsgegevens en een deel hoort zo kort mogelijk bewaard te worden. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: de facturatie valt onder de fiscale zeven jaar, de contactgegevens van de klant houdt u aan zolang de opdracht en de nazorg lopen. Gasten- en genodigdenlijsten en dieetwensen bewaart u niet langer dan nodig voor het evenement. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

Twee lagen: opdrachtgever en gast

Bij catering werkt u met twee lagen persoonsgegevens. De eerste laag is de opdrachtgever, met wie u het contract sluit en die u factureert. De tweede laag zijn de gasten van dat evenement, van wie u soms een naam op een lijst heeft en vaak een dieet- of allergiewens. Die tweede laag is gevoeliger dan de eerste, want de gast heeft geen zakelijke relatie met u en verwacht niet dat zijn gegevens ergens blijven hangen.

Behandel de gegevens daarom per laag en per soort. De administratie van de opdracht heeft een andere status dan een namenlijst of een notitie over een allergie. Als u dat onderscheid maakt, bewaart u precies wat moet en ruimt u de rest op tijd op. Dezelfde denkwijze geldt voor andere horecagegevens, zoals we beschrijven in horeca: gegevens vernietigen.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf het einde van het evenement.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Facturatie en administratie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Offertes en opdrachtbevestigingen	Tot afwikkeling en fiscaal	doelgebonden + 7 jaar
Gasten- en genodigdenlijsten	Doelgebonden aan het evenement	zo kort mogelijk
Dieet- en allergiewensen	Gezondheidsgegevens, opslagbeperking	zo kort mogelijk
Personeel en oproepkrachten	Eigen HR-bewaartermijnen	volgens HR-termijn
Correspondentie en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als een uitputtende lijst. Bij twijfel raadpleegt u uw boekhouder of privacyadviseur. Een compleet overzicht per soort gegeven vindt u in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

Dieet- en allergiewensen: gezondheidsgegevens

Voor een geslaagd diner heeft u dieet- en allergiewensen nodig, maar die informatie is gevoeliger dan een gewone voorkeur. Een noten- of glutenallergie of een dieet om medische redenen kan raken aan gezondheidsgegevens, die als bijzondere persoonsgegevens extra bescherming genieten. Verzamel alleen wat u nodig heeft voor de uitvoering, houd die wensen herkenbaar apart van de rest en ruim ze op zodra het evenement voorbij is. Bewaren om ooit nog eens van pas te komen is geen geldige grond.

Deze aanpak lijkt sterk op die van restaurants, die reserveringen met allergieinformatie verwerken. Hoe u daarmee omgaat, staat in restaurants: reserveringen en allergieen vernietigen. Het uitgangspunt is telkens hetzelfde. Verzamel weinig, bewaar kort en ruim vertrouwelijk op.

Gastenlijsten, genodigden en personeel

Voor een bruiloft of bedrijfsfeest krijgt u vaak een complete gasten- of genodigdenlijst aangeleverd. Die lijst is doelgebonden aan dat ene evenement en hoort daarna weg. Zodra de dag voorbij is en de facturatie is afgewikkeld, vervalt de grond voor de lijst. Dezelfde logica als bij evenementenbureaus, die we uitwerken in evenementenbureaus: deelnemerslijsten vernietigen.

Voor uw eigen personeel en oproepkrachten gelden aparte HR-bewaartermijnen. Contracten, kopieen van een identiteitsbewijs en loongegevens kennen hun eigen regels, die losstaan van het evenement. Wat u van tijdelijke krachten bewaart, houdt u zo beperkt mogelijk. Meer daarover leest u in personeelsdossier: bewaartermijn onder de AVG.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits de gegevens in administratie, gastenlijsten, dieetwensen en personeel.
2. Beperk de gastgegevens tot wat u nodig heeft voor de uitvoering.
3. Behandel dieet- en allergiewensen apart en ruim ze op na het evenement.
4. Houd de administratie aan volgens de fiscale termijn van zeven jaar.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Cateringgegevens laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze contact-, gasten- en soms gezondheidsgegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude laptop of USB-stick met gastenlijsten en menuplanningen hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Gastenlijsten eindeloos bewaren. Na het evenement en de facturatie vervalt het doel.
• Dieet- en allergiewensen als gewone notities behandelen. Die raken aan gezondheidsgegevens en vragen extra zorg.
• Alle post-its en menukaarten mee laten slingeren. Ook losse notities met namen zijn persoonsgegevens.
• Onversnipperd weggooien. Een gastenlijst op straat is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang bewaart een cateringbedrijf klant- en gastgegevens?

De facturatie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Contactgegevens van de klant houdt u aan zolang de opdracht loopt en de nazorg speelt. Gasten- en genodigdenlijsten en voorkeuren bewaart u niet langer dan nodig voor het evenement.

Zijn dieet- en allergiewensen gezondheidsgegevens?

Een allergie of een dieet om medische redenen kan raken aan gezondheidsgegevens, die bijzondere persoonsgegevens zijn. Houd die wensen herkenbaar apart, gebruik ze alleen voor het evenement en ruim ze daarna op.

Hoe lang bewaar ik gasten- en genodigdenlijsten van een evenement?

Zo kort mogelijk. Zodra het evenement is afgelopen en de facturatie is afgewikkeld, vervalt de grond voor de lijst. De administratieve kant houdt u aan onder de fiscale termijn, de namenlijst zelf ruimt u op.

Hoe vernietig ik cateringgegevens AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.

Conclusie

Een cateringbedrijf werkt met contact-, gasten- en soms gezondheidsgegevens, verdeeld over de opdrachtgever en de gasten aan tafel. Houd de administratie zeven jaar aan, bewaar gastenlijsten en dieetwensen zo kort mogelijk en behandel personeelsgegevens volgens de HR-termijnen. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan de AVG en beschermt u de gegevens van uw klanten en hun gasten.

Lees ook: productiebedrijven: bedrijfsgegevens vernietigen, schoonmaakbedrijven: klantgegevens vernietigen, gereedschapsverhuur: klantgegevens vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Cateringgegevens laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.