Horeca: bonnen, reserveringen en personeelsgegevens veilig vernietigen
Een restaurant, cafe of hotel draait op gastvrijheid, maar achter de schermen stapelt zich een berg gevoelige administratie op. Reserveringen met namen en telefoonnummers, kassabonnen en dagstaten, personeelsdossiers van een wisselend team seizoenskrachten en camerabeelden van de zaak. Stuk voor stuk gegevens die onder de AVG vallen. Deze gids laat zien welke horeca-gegevens er spelen, hoe lang u ze bewaart en hoe u ze veilig vernietigt.
Welke gegevens heeft een horecazaak?
De horeca verwerkt meer persoonsgegevens dan veel ondernemers beseffen. Een overzicht van wat er speelt, met de bijbehorende termijn.
| Gegeven | Bewaartermijn | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Kassabonnen en dagstaten | 7 jaar (fiscaal) | Vaak thermisch papier |
| Reserveringen met NAW | Kort, tot afhandeling | Persoonsgegevens |
| Personeelsdossiers, loon | 7 jaar na dienstverband | Veel seizoenskrachten |
| Kopie identiteitsbewijs | 5 jaar | Bijzonder gevoelig |
| Leveranciersfacturen | 7 jaar (fiscaal) | Onderdeel administratie |
| Camerabeelden | 4 weken standaard | Langer alleen bij incident |
| Allergie- en gastvoorkeuren | Zolang relevant | Soms gezondheidsgegevens |
De fiscale 7-jaarstermijn en de personeelskant lichten we toe in AVG-eisen voor het MKB en personeelsdossier vernietigen.
De aandachtspunten in de horeca
Thermische kassabonnen
Kassabonnen en pinbonnen zijn vaak van thermisch papier. Ze bevatten transactiegegevens en horen niet los in de prullenbak of bij het oud papier. Lees meer over deze dragers in thermisch papier, kassabonnen en boardingpasses.
Veel wisselend personeel
De horeca werkt met seizoenskrachten, oproepkrachten en uitzendkrachten. Dat betekent veel kortlopende personeelsdossiers met kopie-ID en loongegevens. Voor de uitzendkant geldt een aparte aanpak, zie kopie-ID en loonstaten bij de uitzender.
Camerabeelden
Veel zaken hebben camera's tegen diefstal. Beelden bewaart u in de regel 4 weken, langer alleen bij een concreet incident. Lees hoe u dat vastlegt in camerabeelden, bewaartermijn en vernietiging.
Hoe vernietigt u horeca-gegevens?
De praktische aanpak is een ophaal in vier stappen.
- Verzamelpunt. Verzamel verlopen bonnen, reserveringslijsten en oude personeelsstukken in een afgesloten bak, weg van de gastruimte.
- Toets de termijn. Bewaar fiscale stukken 7 jaar, kopie-ID 5 jaar en gewone reserveringen kort. De rest mag weg.
- Laten ophalen. Uw materiaal wordt opgehaald en vertrouwelijk vernietigd op DIN 66399 P-4 of P-5.
- Certificaat. U ontvangt een certificaat van vernietiging voor uw AVG-dossier.
Een jaarlijkse opruimronde, bijvoorbeeld na het hoogseizoen, houdt de administratie beheersbaar. Wat het kost leest u in wat kost archiefvernietiging.
Horeca-administratie laten vernietigen?
Wij halen uw bonnen, reserveringslijsten en personeelsdossiers op en vernietigen ze vertrouwelijk, met certificaat. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam, geen contract.
Vraag een offerte aanVeelgestelde vragen
Vallen reserveringsgegevens onder de AVG?
Ja. Een reservering met naam, telefoonnummer of e-mail is een persoonsgegeven. Bewaar reserveringslijsten niet langer dan nodig en vernietig ze vertrouwelijk.
Hoe lang moet ik kassabonnen en dagstaten bewaren?
Als onderdeel van uw financiele administratie vallen ze onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Daarna mogen ze vernietigd worden.
Mag ik personeelsdossiers van seizoenskrachten zomaar weggooien?
Nee. Loongegevens bewaart u 7 jaar, een kopie-ID 5 jaar en overige stukken 2 jaar na uitdiensttreding. Daarna vernietigt u ze vertrouwelijk.
Hoe vernietig ik thermische kassabonnen?
Thermisch papier wordt net als gewoon papier versnipperd. Het wordt apart gehouden van de recyclingstroom vanwege de coating. Wij verwerken het mee in dezelfde ophaal.
Krijg ik een certificaat voor mijn administratie?
Ja. Na elke ophaal ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en DIN-niveau voor uw AVG-dossier.
Conclusie
De horeca verwerkt meer persoonsgegevens dan het lijkt, van reserveringen tot personeelsdossiers en camerabeelden. De regel is simpel. Bewaar wat fiscaal of arbeidsrechtelijk nodig is en vernietig de rest zorgvuldig. Een vaste opruimronde na het seizoen, met een certificaat als bewijs, houdt uw zaak AVG-conform zonder rompslomp.
Wilt u uw horeca-administratie laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl of lees hoe u papier kunt laten versnipperen. Binnen 5 minuten heeft u een vaste prijs.