HR

Kopie-ID en loonstaten: 7 versus 2 jaar bij de uitzender

28 januari 2026 · 6 min lezen · DeSnipperaar

Een uitzendbureau heeft met twee wettelijke kaders tegelijk te maken die niet dezelfde kant op wijzen. Fiscaal ben je verplicht om loonadministratie zeven jaar te bewaren. Tegelijk verplicht de AVG je om kopieën van identiteitsbewijzen niet langer te bewaren dan nodig, en dat is voor de meeste werkgevers maximaal twee jaar na einde dienstverband. In de praktijk zitten beide typen documenten bij veel bureaus door elkaar in hetzelfde personeelsdossier. Dat is een probleem.

Dit artikel beschrijft hoe je de twee stromen scheidt, welke termijnen juridisch gelden, en hoe je de vernietiging in het werkritme van de vestiging inbouwt.

Twee regels, twee termijnen

De fiscale bewaarplicht uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen legt zeven jaar op alle gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn. Loonstaten, jaaropgaven, betaalstroken, arbeidsovereenkomsten, uren- en kilometerregistraties vallen daaronder. Zie ook ons artikel over de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor het volledige kader.

De AVG kent geen expliciete termijn voor kopie-ID, maar artikel 5 lid 1 sub e (opslagbeperking) verplicht tot vernietiging zodra het doel vervalt. De Belastingdienst eist voor de loonheffing dat je de identiteit van de werknemer vaststelt en vastlegt, maar de Handreiking persoonsgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens stelt dat een kopie van het document in het personeelsdossier na uitdiensttreding maximaal vijf jaar bewaard mag blijven in verband met naheffing loonbelasting, en dat BSN en pasfoto op andere plekken zo kort mogelijk moeten blijven. Veel bureaus hanteren in de praktijk: kopie-ID uiterlijk twee jaar na einde dienstverband weg, loonadministratie zeven jaar vanaf einde boekjaar.

Wat gaat er mis zonder scheiding

Als je alles in een map per werknemer stopt en die map zeven jaar laat liggen, bewaar je de kopie-ID vijf jaar langer dan nodig. Bij een datalek of inspectiebezoek is dat een AVG-overtreding. Omgekeerd: als je de hele map na twee jaar vernietigt, mis je zeven jaar later de loonstaten die de Belastingdienst wil zien bij een navorderingsonderzoek.

Een personeelsdossier is juridisch geen enkelvoudig ding. Het is een verzameling losse documenten met elk hun eigen bewaartermijn.

Hoe scheiden in de praktijk

Drie werkbare modellen:

1. Fysieke scheiding. Twee mappen per werknemer: ‘ID en screening’ en ‘loon en contract’. Eerste map twee jaar na uitdiensttreding naar de vernietigingsbak. Tweede map zeven jaar vanaf boekjaar.
2. Digitale scheiding. In je HR-systeem kopie-ID uploaden met een aparte retentielabel. Automatische verwijderroutine na twee jaar. Loonadministratie in payrollsysteem met eigen retentie van zeven jaar.
3. Hybride. Papieren kopie-ID in afgesloten kast per vestiging, jaarlijkse opruimronde. Loonadministratie digitaal in payroll. Dit werkt voor kleinere bureaus die nog deels op papier werken.

BSN afplakken of niet?

Sinds 1 januari 2014 mag alleen de werkgever het BSN in de loonadministratie gebruiken. Op kopieën van ID-bewijzen die binnen het bedrijf verder circuleren (bijvoorbeeld richting opdrachtgevers of inleners) moet het BSN worden afgeschermd. Ook pasfoto en document­nummer mogen in sommige gevallen worden afgeplakt. Maak hier een vaste werkwijze van en documenteer het in je AVG-register.

SNA en NEN 4400-1

Uitzenders met een SNA-keurmerk of NEN 4400-1-certificering krijgen periodieke audits. De auditor kijkt onder meer naar je bewaartermijnen, de scheiding van documenten en het vernietigingsproces. Een jaarlijks vernietigings­certificaat van een gecertificeerd partij is hierbij standaard verwacht bewijs. Zie ook ons overzicht van AVG-bewaartermijnen per documenttype.

Mobiele vernietiging op de vestiging

Omdat kopie-ID en loonadministratie bijzonder gevoelig zijn, is ons advies om vernietiging op locatie te laten plaatsvinden. Bij DeSnipperaar komt de vernietigingswagen naar je vestiging en vernietigt papier volgens DIN 66399 P-5. Je medewerker kijkt mee, je ontvangt direct een certificaat per batch. Dossiers verlaten het pand niet intact. Geen contract, geen minimum: een jaarlijkse ronde voor dossiers die de twee-jaarsgrens passeren is voldoende.

Wat te doen bij overname of fusie

Bij overname, fusie of kantoorverhuizing erf je ook het papieren legacy-archief. De rechtsopvolger neemt ook de bewaarplicht en de AVG-verantwoordelijkheid over. Plan in zo'n geval een inventarisatie in de eerste honderd dagen, scheid direct ID en loon, en vernietig alles wat buiten beide termijnen valt.

Samengevat

• Loonadministratie: zeven jaar fiscaal vanaf einde boekjaar.
• Kopie-ID: zo kort mogelijk, in de regel maximaal twee jaar na einde dienstverband.
• Scheid fysiek of digitaal, nooit alles in een envelop.
• BSN afschermen bij distributie naar derden.
• Mobiele vernietiging voorkomt dat gevoelige documenten via transport verloren gaan.

Meer branchespecifiek lezen? Zie onze pagina voor uitzendbureaus en payroll, of het artikel over kandidaatdossiers na afwijzing of bemiddeling.