Praktijk

Kantoorverhuizing: wat neem je mee, wat vernietig je?

27 maart 2026 · 7 min lezen · DeSnipperaar

Een kantoorverhuizing is de enige gelegenheid waarbij een organisatie daadwerkelijk door elke archiefkast loopt. Ook dozen die al jaren op de plank staan, worden opeens opnieuw gewogen. Dat maakt de verhuizing het perfecte moment om op te schonen. Meenemen wat wettelijk nodig is, vernietigen wat allang weg had moeten zijn. Zonder dit triagemoment verhuis je dozen die je alleen maar verder belast. En erger: je verhuist AVG-risico mee naar de nieuwe locatie.

Doelgroep: facility managers, kantoormanagers, DPO's en ondernemers die op korte termijn verhuizen.

Waarom verhuizen het ideale moment is

• Alle dozen worden opnieuw aangeraakt, labels worden gelezen.
• Je gaat tijdwinst boeken: minder dozen = goedkopere verhuizing.
• Je bespaart op archiefruimte op de nieuwe locatie.
• Je kunt AVG-compliance meteen inrichten in plaats van reparatiewerk later.
• Kosten van vernietiging liggen lager per eenheid bij grote volumes.

Een kantoorverhuizing zonder archieftriage is een verhuizing van problemen. Je tilt het onopgeloste over naar de nieuwe locatie.

De timing

Plan de triage minstens acht weken voor verhuisdatum. Later is de verhuisstress te hoog om goed na te denken. Acht weken geeft ruimte om:

1. Inventarisatie doen (2 weken)
2. Bewaartermijntoets (1 week)
3. Beslissing door management (1 week)
4. Vernietigingsafspraak plannen (2 weken in de agenda)
5. Vernietiging uitvoeren op locatie (1 dag tot 1 week)
6. Certificaat en administratie (1 week)

De triagelijst

Verdeel elke doos in een van drie categorieen.

Meenemen

• Lopende dossiers (actief bij clienten of projecten)
• Fiscale administratie binnen 7 jaar (AWR art. 52). Zie fiscale bewaarplicht.
• Onroerend goed administratie binnen 9 jaar (btw-herziening)
• Medische dossiers binnen 20 jaar (WGBO art. 7:454 BW). Zie WGBO 20 jaar.
• Advocatendossiers binnen bewaartermijn
• Notariele akten en daarbij behorende dossierdelen
• Actieve HR-dossiers van medewerkers in dienst
• Actieve contracten en raamovereenkomsten

Vernietigen

• Fiscaal materiaal ouder dan 7 jaar
• Sollicitatiegegevens ouder dan 4 weken (tenzij toestemming, max 1 jaar)
• Kopieen ID ouder dan 5 jaar na einde dienstverband
• Concepten en kladversies ouder dan 10 jaar
• Oude usb-sticks en SD-kaarten uit laden
• Afgeschreven HDD's en SSD's
• Lege mappen met identificeerbare labels
• Uitgelezen backuptapes

Digitaal opslaan en papier vernietigen

• Bonboekjes en declaraties als gescande versie voldoet
• Oude handleidingen beschikbaar online
• Foldermateriaal en brochures die digitaal bestaan

Specifieke categorieen

IT-apparatuur

Oude werkstations, laptops, servers. Gaat altijd iets van mee? Twee opties: naar refurbish als modern en met goed MDM-proces, anders vernietigen. Lees HDD wissen vs vernietigen.

Printers en kopieerapparaten

Veelal over het hoofd gezien: elke multifunctionele printer heeft een interne HDD of SSD. Laat de vernietigingsdienst deze separatie doen of vraag de leverancier om secure erase met certificaat.

Smartcards en toegangspassen

Oude medewerkerspassen, bezoekerspassen. Vernietigen conform DIN 66399 (E-reeks voor elektronische chips of T-reeks voor magneetstrips).

Bankpassen en creditcards

Oude betaalkaarten uit clienten- en kassa-omgeving. Altijd vernietigen, nooit meeverhuizen.

Blauwdrukken en microfiches

Specifiek bij architecten, constructeurs, gemeente. Microfiches vallen onder F-reeks DIN 66399, blauwdrukken onder P-reeks maar vragen om grotere snijcapaciteit.

De triageworkflow

1. Klaar kleefband in drie kleuren: groen (mee), rood (vernietigen), geel (digitaliseren).
2. Laat per afdeling twee mensen door het archief lopen. Een inhoudelijk verantwoordelijke en een administratie.
3. Kleur elke doos. Discussie? Sla die doos over en laat leidinggevende of DPO beslissen.
4. Groen: op de verhuislijst zetten.
5. Rood: verzamelen in centrale ruimte.
6. Geel: scannen of naar digitaliseringsdienst.
7. Na triage: vernietigingsopdracht inplannen op locatie.

Logistiek van de vernietiging

Kies mobiele vernietiging, liever niet offsite. Reden: tijdens verhuisperiode is pandtoegang onduidelijk, containers kunnen verdwalen, bewijsketen is kwetsbaar. Laat een mobiele shredder voorrijden aan je huidige locatie, voordat de verhuis begint. Zie mobiele vs offsite shredding.

Tip: plan de vernietiging een week voor de grote verhuisdag. Dan heb je nog tijd om te corrigeren als je te haastig een doos hebt gemarkeerd.

Communicatie

Informeer medewerkers tijdig over het triageproces. Meestal weten zij waar oude dossiers liggen die niemand meer kent. Vraag ze eventueel per afdeling een lijst te leveren. Stel duidelijk dat eigenmachtig weggooien niet mag: vernietiging verloopt via de aangewezen partij met certificaat.

AVG-kant van de verhuizing

Vergeet niet: tijdens de verhuizing verplaats je data, en dat is een verwerking onder AVG. Aandachtspunten:

• Verhuisbedrijf moet verwerkersovereenkomst tekenen als zij archiefmateriaal met persoonsgegevens transporteren.
• Overeenkomst met zegelnummers bij dozen die gesealed worden.
• Meldpunt bij vermissing van dozen.
• Bij grote volumes: camera's op laad- en losplaats.
• Geheimhoudingsclausule voor personeel van het verhuisbedrijf.

Zie ook onze verwerkersovereenkomst checklist.

Na de verhuizing

Op de nieuwe locatie: inrichten van het archief met duidelijke labels, doosje-per-doosje-inventaris en een afspraak voor volgend jaar over een nieuwe vernietigingsronde. Voorkomt dat de volgende verhuizing weer een berg onbekend archief oplevert.

---

Verhuisdatum binnen twee maanden? Bel ons of vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Wij plannen binnen enkele dagen een mobiele sessie op je huidige locatie.