HR

Kandidaatdossiers na afwijzing of einde bemiddeling

3 december 2025 · 6 min lezen · DeSnipperaar

Een uitzendbureau verwerkt honderden tot duizenden kandidaatdossiers per jaar. Lang niet iedereen eindigt op een opdracht. Wat doe je met het CV, het assessmentrapport, de motivatiebrief, de kopie-ID en het screeningsdocument van iemand die je niet plaatst of wiens bemiddeling stopt? De AVG heeft hier een duidelijk kader, maar de toepassing in de praktijk is vaak rommelig.

Dit artikel legt uit hoe lang je wat mag houden, wanneer toestemming de termijn verlengt, en hoe je de vernietiging in de vestigingsroutine inbouwt.

De vier-wekenrichtlijn

De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert als richtlijn dat sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten binnen vier weken na afronding van de procedure worden vernietigd. Dit is geen harde wettelijke termijn, maar een invulling van het beginsel van opslagbeperking (AVG art. 5 lid 1 sub e). Vier weken geeft een afgewezen kandidaat de ruimte om bezwaar te maken tegen de beslissing of om feedback te vragen.

Voor een uitzendbureau is ‘einde procedure’ niet altijd scherp. Bij een bureau dat mensen in een bestand houdt om later actief te benaderen, is ‘einde’ pas op het moment dat je besluit de kandidaat uit je poule te halen of wanneer de kandidaat zich zelf afmeldt.

Verlenging met toestemming tot een jaar

Als je een kandidaat langer wilt bewaren voor eventuele toekomstige vacatures, moet je daarvoor ondubbelzinnige toestemming vragen. Een geldige toestemming:

• Is vrijwillig, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig.
• Kan elk moment worden ingetrokken met hetzelfde gemak als waarop die is gegeven.
• Wordt aangetoond in je administratie (wie, wanneer, via welk kanaal).

De gangbare praktijk is een bewaartermijn van maximaal een jaar met toestemming. Daarna opnieuw vragen of de kandidaat in het bestand wil blijven. Zie ook onze AVG-bewaartermijnen cheatsheet voor andere documenttypes.

Wat hoort er in het kandidaatdossier?

Een compleet kandidaatdossier bij een uitzender bevat vaak:

• CV en motivatiebrief.
• Sollicitatieformulier met persoonsgegevens.
• Kopie-ID (indien al opgevraagd voor screening of plaatsing).
• Testresultaten: taalvaardigheid, rekenen, persoonlijkheid, Cito-varianten, psychologisch rapport.
• Verklaring Omtrent Gedrag.
• Referentieverslagen en gespreksnotities.
• Correspondentie per e-mail of per post.

Voor elk van deze stukken geldt de vier-wekenregel bij afwijzing, of de langere termijn bij toestemming.

Einde bemiddeling bij geplaatste kandidaten

Voor kandidaten die wel zijn geplaatst en inmiddels niet meer actief worden uitgeleend, gelden andere termijnen. Arbeidsovereenkomsten, loonstaten en uren­registraties vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Kopie-ID gaat na twee jaar uit dienst weg. Het kandidaatdeel (assessment, testscores, intakeverslag) dat niet onder de loonadministratie valt, vernietig je aan het einde van de arbeidsrelatie, tenzij je daar een andere rechtvaardiging voor kunt geven.

Je bent geen museum. Hou alleen wat je nodig hebt voor een concreet doel en kijk elk jaar opnieuw of dat doel nog bestaat.

Testresultaten en assessmentrapporten

Assessmentrapporten bevatten vaak gedragsinformatie, cognitieve scores en soms psychologische duidingen. Zulke informatie valt niet onder AVG-bijzondere categorieën, maar is wel gevoelig en vraagt extra zorgvuldigheid. Beperk de toegang binnen je organisatie, bewaar niet langer dan nodig, en vernietig bij einde van doel op een certificeerbare manier.

Screening en VOG

De VOG is openbaar afgegeven door Justis en bevat geen strafrechtelijke gegevens als zodanig, maar wel persoons­informatie. Bewaar de VOG zolang de kandidaat actief is en vernietig die bij uitdiensttreding samen met kopie-ID. Indien je werkt voor opdrachtgevers in de zorg of het onderwijs en periodieke herscreening verplicht is, werk dan met vervaldatums in je HR-systeem.

Digitaal vernietigen is ook vernietigen

De AVG kent geen onderscheid tussen papier en digitaal voor de plicht tot vernietiging. Als een CV in je recruitment-platform staat, in je e-mailarchief en op de laptop van de recruiter, vernietig je op alle drie plekken. Dit vraagt om heldere procedures en, voor kleinere bureaus, om een jaarlijkse opschoonronde.

Mobiele papieren vernietiging bij de vestiging

Veel bureaus houden om praktische redenen alsnog een papieren schaduw­administratie aan, vooral voor handtekeningen, uitgeprinte ID-kopieën en oude screeningsdocumenten. Voor die stroom is mobiele vernietiging een rustige oplossing: een keer per kwartaal of per jaar komt de shredderwagen naar je vestiging, papier gaat ter plekke door de snijkoppen op DIN 66399 P-5, certificaat volgt direct. Geen dozen die van locatie naar locatie reizen, geen transport­risico.

Proces in drie stappen

1. Scheid bij binnenkomst: welke documenten horen bij procedure, welke bij plaatsing, welke bij loonadministratie.
2. Stel een vernietigingsritme in per stroom (procedure: maandelijks, plaatsing: jaarlijks, loon: op termijn).
3. Documenteer in je verwerkingsregister wie wat wanneer vernietigt en bewaar certificaten als bewijs.

Werk je als uitzendbureau en wil je een praktische opschoningscheck? Zie onze pagina voor uitzendbureaus en payroll.