Onderwijs

Examenbureaus: kandidaatgegevens vernietigen

1 augustus 2026 · 9 min lezen · DeSnipperaar

Een examenbureau verwerkt de gegevens van iedereen die een examen aflegt. Denk aan aanmeldingen en kandidaatgegevens, een kopie-ID bij de identificatie op de examendag, gemaakt examenwerk, uitslagen en soms fraude- of bezwaardossiers. Een deel valt onder een langere bewaartermijn vanuit de examenregeling, een deel houdt u zo kort mogelijk aan. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord. Uitslagen en diplomagegevens kennen vaak een langere bewaartermijn vanuit de examenregeling, de facturatie valt onder de fiscale zeven jaar. Gemaakt examenwerk, kopie-ID en bezwaardossiers houdt u niet langer aan dan nodig voor de afwikkeling en de bezwaartermijn. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

Twee kaders, examenregeling en AVG

Bij een examenbureau lopen twee dingen door elkaar. De examenregeling of de eisen van een opdrachtgever bepalen dat u uitslagen en diplomagegevens een bepaalde tijd bewaart, zodat een behaald resultaat later nog gecontroleerd kan worden. Daarnaast geldt de AVG, die vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig. De examenregeling bepaalt de ondergrens voor wat u moet bewaren, de AVG de bovengrens voor wat u niet te lang mag houden.

Behandel de kandidaatgegevens daarom per soort. Een uitslag die jaren aantoonbaar moet blijven heeft een andere status dan een kopie-ID van de examendag of een concept van een aanmelding. Als u dat onderscheid maakt, bewaart u precies wat moet en ruimt u de rest op tijd op.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf de examendag of de afronding van een bezwaar.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Uitslagen en diplomagegevens	Examenregeling	eigen, vaak langere termijn
Facturatie en administratie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Kopie-ID examendag	Zo beperkt mogelijk	alleen wat nodig is
Gemaakt examenwerk	Tot na de bezwaartermijn	doelgebonden
Fraude- en bezwaardossiers	Tot afronding geschil	zo kort mogelijk daarna
Aanmeldingen en concepten	Doelgebonden, geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van uw examenregeling. Bij twijfel raadpleegt u de exameninstelling of uw privacyadviseur. Een handig overzicht van de bredere termijnen staat in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

Kopie-ID op de examendag, wees terughoudend

Op de examendag stelt u de identiteit van een kandidaat vast, maar dat betekent niet dat u een volledige kopie van het identiteitsbewijs moet bewaren. Vaak volstaat het om vast te leggen dat de identiteit is gecontroleerd, met documentsoort en nummer, zonder de pasfoto en het BSN eindeloos te bewaren. Een kopie-ID is gevoelig, dus wat u wel op papier of in beeld heeft gehad ruimt u zo snel mogelijk vertrouwelijk op. Hoe u met een kopie-ID omgaat als u die wel verwerkt, leest u in een paspoort- of ID-kopie veilig vernietigen.

Zo voorkomt u dat u een berg identiteitsgegevens beheert die u eigenlijk niet nodig had. Beperk de vastlegging tot de identificatie zelf en laat de rest niet rondslingeren tussen de examenmappen.

Gemaakt examenwerk, uitslagen en bezwaardossiers

Gemaakt examenwerk houdt u aan tot na de bezwaar- en beroepstermijn, zodat een herbeoordeling of een klacht nog behandeld kan worden. Zodra die termijn is verstreken en er geen bezwaar meer speelt, vervalt het doel en ruimt u het werk op. De uitslag zelf en de diplomagegevens bewaart u langer, omdat een behaald resultaat later nog aantoonbaar moet zijn. De aanpak lijkt sterk op die van scholen, die met examenwerk, toetsen en cijferlijsten werken.

Fraude- en bezwaardossiers zijn gevoelig, omdat ze een verdenking of een geschil vastleggen. Houd die dossiers herkenbaar apart, bewaar ze tot het geschil is afgerond en ruim ze daarna vertrouwelijk op. Bewaren om ooit nog eens van pas te komen is geen geldige grond.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits de gegevens in uitslagen, administratie, examenwerk, kopie-ID en dossiers.
2. Beperk de identificatie tot wat u echt nodig heeft en bewaar geen losse kopie-ID.
3. Houd uitslagen en diplomagegevens aan volgens uw examenregeling.
4. Ruim examenwerk op zodra de bezwaartermijn is verstreken.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Kandidaatgegevens laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze identiteits-, prestatie- en soms fraudegegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude examenlaptop, een USB-stick met scans of een back-up met uitslagen hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs dat u de vernietiging aantoonbaar voor de AVG heeft geregeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Kopie-ID onbeperkt bewaren. Leg alleen de identificatie vast, niet de volledige kopie.
• Examenwerk eindeloos bewaren. Na de bezwaartermijn vervalt het doel.
• Fraude- en bezwaardossiers als gewoon papier behandelen. Die vragen om extra zorg.
• Onversnipperd weggooien. Uitslagen of een kopie-ID op straat zijn een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang bewaart een examenbureau kandidaatgegevens en uitslagen?

Uitslagen en diplomagegevens kennen vaak een langere bewaartermijn vanuit de examenregeling, omdat een diploma later nog gecontroleerd moet kunnen worden. De facturatie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Aanmeldingen en overige kandidaatgegevens houdt u niet langer aan dan nodig voor de afwikkeling.

Mag ik een kopie-ID van de examendag bewaren?

Wees hier terughoudend. Vaak volstaat het om vast te leggen dat de identiteit is gecontroleerd, zonder een volledige kopie te bewaren. Een kopie-ID bevat een BSN en pasfoto en is gevoelig, dus u ruimt die zo snel mogelijk op.

Hoe lang bewaar ik gemaakt examenwerk en bezwaardossiers?

Gemaakt examenwerk houdt u aan tot na de bezwaar- en beroepstermijn, zodat een herbeoordeling mogelijk blijft. Fraude- en bezwaardossiers bewaart u tot het geschil is afgerond en ruimt u daarna vertrouwelijk op.

Hoe vernietig ik kandidaatgegevens AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.

Conclusie

Een examenbureau werkt met identiteits-, prestatie- en soms fraudegegevens van elke kandidaat, tussen een examenregeling en de AVG in. Houd uitslagen en diplomagegevens aan volgens uw regeling, bewaar de administratie zeven jaar en wees terughoudend met een kopie-ID. Gemaakt examenwerk ruimt u op na de bezwaartermijn en dossiers na afronding van een geschil. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan beide kaders en beschermt u de gegevens van uw kandidaten.

Lees ook: hogescholen en universiteiten: studentgegevens vernietigen, opleidingsbureaus: cursistgegevens vernietigen, bijlesbureaus: leerlinggegevens vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Kandidaatgegevens laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.