Onderwijs

Examenwerk, toetsen en cijferlijsten: bewaartermijnen in het onderwijs

17 december 2025 · 6 min lezen · DeSnipperaar

Na elke examenperiode ligt een school vol met papier: gemaakte examens, becijferde antwoordbladen, meegelezen versies, aantekeningen van examinatoren, proefexemplaren van toetsen en de administratieve uitslagenstaten. Sommige stukken moeten jaren bewaard, andere mogen juist snel weg om privacyrisico's te beperken. Dit artikel geeft een overzicht voor examensecretariaten en administraties in VO en VMBO.

Examenwerk: zes maanden na vaststelling uitslag

Op grond van het Eindexamenbesluit VO moet gemaakt examenwerk minimaal zes maanden na de vaststelling van de uitslag worden bewaard. Deze termijn is bedoeld om eventuele herzieningen, klachten of procedures mogelijk te maken. Na die zes maanden mag het werk vernietigd worden, en is dat zelfs verplicht, tenzij er lopende bezwaarprocedures zijn.

Praktisch betekent dit dat examenwerk uit schooljaar 2025-2026 (uitslag eind juni 2026) op zijn vroegst eind december 2026 vernietigd mag worden. Veel scholen kiezen ervoor om dit in de kerstvakantie of aan het begin van het nieuwe jaar te doen.

Cijferlijsten en examenuitslagen

De formele cijferlijst en het diploma worden uitgereikt aan de kandidaat zelf. De school houdt een eigen administratie:

• Kopieen van uitgereikte cijferlijsten en diploma's: in de regel vijf jaar na uitschrijving.
• Register van uitgereikte diploma's: langere termijn, vaak 50 jaar of langer voor de nationale administratie.
• Becijferde toetsresultaten tijdens de opleiding: doorgaans twee tot vijf jaar.

Voor de koppeling met DUO via BRON geldt dat de digitale doorlevering plaatsvindt; de papieren kopie op school is secundair en valt onder de reguliere bewaartermijnen.

Wat is ‘vaststelling uitslag'?

De formele vaststelling gebeurt door de directeur in overleg met de secretaris van het examen. Zodra die datum op papier staat, begint de zesmaandentermijn te lopen. Voor herkansingen geldt een aparte termijn; herkans-examenwerk begint zijn klok bij de vaststelling van die specifieke uitslag.

Leg de vaststelldatum expliciet vast op de omslag van de examenmap. Dat voorkomt ruzies met uw eigen agenda zes maanden later.

Schoolexamens en PTA

Naast het centraal examen kent het VO schoolexamens volgens het PTA (Programma van Toetsing en Afsluiting). Voor dit werk gelden vergelijkbare termijnen: de uitslag is definitief na vaststelling door de directeur; daarna minimaal zes maanden bewaren. Proefwerken en toetsen uit het gewone curriculum vallen niet onder het examenbesluit, maar wel onder de AVG: een redelijke termijn van enkele jaren, waarna vernietiging.

Piekmomenten voor vernietiging

Scholen hebben twee natuurlijke piekmomenten voor papiervernietiging:

1. Januari-februari: examenwerk van het voorgaande jaar is klaar voor vernietiging.
2. Juli-augustus: vervallen leerlingdossiers van het afgesloten schooljaar kunnen gelicht worden.

Een mobiele vernietigingsronde op deze momenten houdt de administratie op orde en voldoet aan de AVG-opslagbeperking. Zie ook ons artikel Audit-ready: hoe sluit u uw jaararchief af?

Wat mag niet eerder weg?

• Examenwerk binnen de zesmaandentermijn, ook als er geen bezwaar lijkt.
• Stukken waar een lopende klachten- of bezwaarprocedure op rust.
• Diploma-administratie (registers) en cijferlijsten binnen hun termijn.

Wat mag juist snel weg?

• Proefdrukken van examens na vaststelling uitslag (tenzij geheimhoudingsplicht CvTE anders bepaalt).
• Kladaantekeningen van correctoren zodra de cijfers vastliggen.
• Dubbele kopieën van uitslagenlijsten.
• Afgedrukte e-mail over cijfers tussen docenten en coordinatoren.

Mobiele vernietiging op school

Voor scholen is mobiele shredding praktisch: de wagen komt op afgesproken dag, dozen gaan direct van het archief in de trechter, medewerkers kunnen meekijken, en het certificaat is ter plekke klaar. Daarmee heeft u voor iedere vernietigingsronde een bewijsstuk dat u in uw verwerkingsregister archiveert.

Kenmerken die voor scholen gebruikelijk zijn:

• Opdracht in schoolvakantie of buiten lestijd mogelijk.
• Geen minimumvolume, dus een jaarlijks dozen is ok.
• Certificaat per opdracht met gewicht, methode en datum.
• DIN 66399 P-5 voor papier met BSN en gezondheidsgegevens.

Digitale toetsresultaten

Steeds meer toetsen zijn digitaal. Back-ups op USB, externe harde schijven of oude laptops horen bij de jaarcyclus, inclusief fysieke vernietiging bij afvoer. Gewoon wissen of formatteren voldoet niet aan AVG-vernietiging; de data zijn herleidbaar. H-4 of E-4 is de ondergrens voor magnetische en elektronische media.

---

Zie voor de branche-aanpak onze pagina Documentvernietiging voor scholen. Met een vaste partij in de regio houdt u het jaarlijkse ritme makkelijk vol.