Onderwijs

Leerlingdossiers: 5 jaar bewaarplicht na uitschrijving

4 februari 2026 · 6 min lezen · DeSnipperaar

In het basis- en voortgezet onderwijs wordt veel vastgelegd over iedere leerling: rapporten, handelingsplannen, overdrachtsdossiers, oudergesprekken, medische aantekeningen. Een flink deel daarvan mag na vertrek van de leerling niet direct weg, maar zeker ook niet eeuwig blijven liggen. Dit artikel geeft houvast aan schooladministraties die jaarlijks de archiefkast willen opschonen zonder de AVG of de sectorwetten te overtreden.

Het wettelijke kader

Twee sporen zijn bepalend: de AVG (algemeen) en de WPO (basisonderwijs) respectievelijk WVO (voortgezet onderwijs). De AVG zegt: niet langer bewaren dan nodig. De sectorwetten maken concreet welke termijn ‘nodig’ is voor welke stukken.

Onderwijskundig rapport: vijf jaar bewaren na uitschrijving van de leerling.
Gegevens over verzuim en in- en uitschrijving: vijf jaar na uitschrijving.
Cijferlijsten en toetsresultaten: in de regel twee jaar na uitschrijving (met uitzondering van examenuitslagen, daar gelden eigen regels).
Gegevens over begeleiding en zorg (dyslexie, gedrag, medicatie): doorgaans drie jaar na het einde van de begeleiding, tenzij langer relevant.
Financiële administratie (ouderbijdrage, schoolreis): zeven jaar fiscaal.

Let op: termijnen zijn maxima die veelal als bewaartermijn worden aangehouden. Na het verstrijken moet u vernietigen; langer bewaren is een AVG-overtreding, tenzij u een specifieke grondslag heeft.

Bijzondere categorieën

Medische aantekeningen en informatie over gezondheid vallen onder AVG art. 9 (bijzondere categorieën). Daarvoor geldt een striktere zorgplicht: beperktere toegang, duidelijke grondslag, snelle vernietiging na afloop. Notities over ‘medicijngebruik leerling’ in een papieren map zijn risicopapier. Bij uitschrijving en zeker bij overgang naar een andere school, moet de stroom helder zijn: overdragen met ouderlijke toestemming, of vernietigen.

Elke gymzaal-map met ‘niet meedoen i.v.m. astma’ is een AVG-dossier. Behandel het als zodanig.

Overdrachtsdossiers en kladversies

Bij overgang naar het voortgezet onderwijs gaat een overdrachtsdossier mee. De kopie die op de basisschool blijft, mag vijf jaar na uitschrijving weg. Kladversies van onderwijskundige rapporten, werknotities van de intern begeleider en concepten van handelingsplannen, want zodra de definitieve versie is vastgesteld, mogen die eerder vernietigd. Ook notulen van leerlingbesprekingen met namen erop vallen onder de AVG.

De jaarlijkse opschoonronde

Scholen hebben natuurlijke momenten voor een vernietigingsronde: eind schooljaar en begin kalenderjaar. Een praktische werkwijze:

Loop de administratie per jaarlaag langs: leerlingen uitgeschreven in schooljaar X-5 komen in aanmerking voor vernietiging.
Scheid op termijn: een dossierdeel met vijfjaarstermijn is klaar, een deel met zevenjaarstermijn (financieel) blijft nog even.
Laat een tweede paar ogen meekijken (bijvoorbeeld de FG) voordat de dozen dicht gaan.
Plan een mobiele vernietigingsronde op school.
Archiveer het certificaat in het bewerkingsregister.

Zie ook onze AVG bewaartermijnen cheatsheet voor een overzicht van generieke termijnen.

Waarom vernietiging op locatie past bij scholen

Dossiers met BSN, gezondheidsgegevens of gedragsnotities mogen niet zomaar de school af in een onverzegelde bak. Mobiele shredding lost dit op: de wagen staat op het parkeerterrein, dozen gaan direct van archief in de trechter, en u krijgt een certificaat met datum, gewicht en methode. Voor de ouder die later vraagt ‘waar is dat dossier?’ heeft u bewijs van correcte afhandeling.

Opschoonronde eind schooljaar inplannen?

Mobiele documentvernietiging op uw schoollocatie in Amsterdam-Noord en omgeving. DIN 66399 P-5, certificaat direct na afloop, geen dossier verlaat intact het pand.

Vraag een offerte aan

Digitale kopieën: vergeet de USB-stick niet

Veel scholen hebben naast de papieren map ook digitale back-ups op USB of externe schijf. Voor afvoer geldt H-4 (of hoger) voor magnetische media en E-4 voor elektronische opslag. Gewoon ‘formatteren en weggooien’ is geen vernietiging in AVG-zin; de data zijn herleidbaar. Een mobiele vernietigingspartij neemt deze stukken in dezelfde sessie mee.

Checklist: wat heeft u op orde?

Een bewaartermijnenlijst per dossiertype (één A4 volstaat).
Een vaste jaarcyclus voor het lichten van vervallen dossiers.
Afspraken met een vernietigingspartij die op school kan komen.
Archivering van certificaten in het bewerkingsregister.
Interne communicatie naar leerkrachten: wat bewaren, wat weg?

Zie voor de branche-aanpak onze pagina Documentvernietiging voor scholen. Of stel gewoon uw vraag; wij weten welke stukken op een gemiddelde school rondzwerven.