Taxibedrijven: ritgegevens en passagiersdata vernietigen
Een taxibedrijf of personenvervoerder verwerkt meer gevoelige gegevens dan het lijkt: ophaal- en afzetadressen, passagiersnamen en betaalgegevens, boordcomputer- en GPS-logs, dashcambeelden en de dossiers van chauffeurs. Locatiegegevens verraden waar mensen wonen, werken en naartoe reizen, en dat maakt een deel van de ritdata gevoelig. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.
Het snelle antwoord: de administratie bewaart u zeven jaar voor de fiscale bewaarplicht. Rit- en locatiegegevens houdt u zo kort mogelijk, dashcambeelden in beginsel maximaal vier weken. Chauffeursdossiers en VOG-gegevens behandelt u apart. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.
Waarom ritgegevens gevoelig zijn
Een rit lijkt een simpel gegeven, maar zegt veel. Een ophaaladres en een afzetadres samen laten zien waar iemand woont en waar diegene naartoe ging, bijvoorbeeld naar een ziekenhuis, een kliniek of een advocatenkantoor. Zulke locatiegegevens zijn gevoelig, ook al staat er geen medisch gegeven bij. Bij contractvervoer, leerlingenvervoer of zittend ziekenvervoer komt daar informatie over de gezondheid of situatie van de passagier bij, wat bijzondere persoonsgegevens zijn.
De AVG vraagt om opslagbeperking, en juist bij locatie- en verplaatsingsgegevens weegt dat zwaar. Bewaar de ritgegevens niet langer dan nodig voor de afrekening en een eventuele klacht, en ruim ze daarna op. Alleen de administratie kent een vaste termijn van zeven jaar.
Bewaartermijnen per onderdeel
De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf de rit of de afhandeling.
| Onderdeel | Uitgangspunt | Termijn |
|---|---|---|
| Administratie en facturatie | Fiscale bewaarplicht | 7 jaar |
| Rit- en locatiegegevens | Tot afrekening en klacht | zo kort mogelijk |
| Boordcomputer, taximeter en GPS-logs | Doelgebonden, deels wettelijk | eigen termijn |
| Dashcambeelden | Bewaartermijn beperkt | in beginsel 4 weken |
| Chauffeursdossiers en VOG | Eigen termijnen per onderdeel | zie HR-regels |
| Contract- en zorgvervoerslijsten | Bijzondere persoonsgegevens | fijn vernietigen |
Gebruik dit als richtlijn, niet als juridisch eindoordeel. Voor de boordcomputer en taximeter gelden eigen regels die kunnen afwijken. De fiscale kant staat in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Locatiegegevens en boordcomputer
De boordcomputer en de taximeter leggen ritten, tijden en soms GPS-sporen vast. Een deel daarvan moet u aanhouden vanwege eigen regels rond de rijadministratie, maar de gedetailleerde locatiesporen bewaart u niet langer dan nodig. Wat u voor de afrekening nodig had, kunt u vaak terugbrengen zodra de rit is afgehandeld en er geen klacht of geschil meer speelt.
Houd de gedetailleerde locatiedata herkenbaar apart van de gewone administratie. Zo voorkomt u dat verplaatsingsprofielen jarenlang meereizen met een dossier dat om een andere reden bewaard wordt. Bij vernietiging horen ook de datadragers erbij waarop deze data heeft gestaan.
Dashcambeelden en chauffeursdata
Dashcambeelden vormen een aparte categorie met een korte bewaartermijn. In beginsel bewaart u beelden maximaal vier weken, en langer alleen als er een concreet incident op staat dat nog wordt afgehandeld. Daarna worden de beelden gewist of, als het om fysieke opnamedragers gaat, vernietigd. Meer daarover leest u in hoe lang camerabeelden bewaren.
Chauffeursdossiers bevatten contactgegevens, een kopie van het rijbewijs, een VOG en soms medische keuringen. Die stukken kennen eigen termijnen per onderdeel en horen apart behandeld te worden. Wat na de termijn weg mag, ruimt u vertrouwelijk op, niet bij het oud papier.
Zo pakt u het aan in 6 stappen
- Splits de gegevens in administratie, ritdata, dashcam en chauffeursdossiers.
- Beperk locatiegegevens tot wat het doel vraagt en houd ze apart.
- Wis dashcambeelden na de bewaartermijn of vernietig de dragers.
- Behandel zorgvervoerslijsten apart en op een fijn vernietigniveau.
- Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
- Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.
Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat
Taxidata laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze locatie-, betaal- en soms gezondheidsgegevens bevatten. Het papier en de datadragers, inclusief oude boordcomputers en dashcamdragers, gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude planningscomputer of back-up met ritdata hoort erbij.
Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.
Taxidata laten vernietigen?
Geef door wat u heeft en u krijgt een vaste prijs. Wij halen het verzegeld op, vernietigen op het juiste DIN-niveau en u ontvangt een certificaat voor uw AVG-dossier. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam.
Vraag een offerte aanVeelgemaakte fouten
- Ritgegevens eindeloos bewaren. Locatiedata hoort zo kort mogelijk bewaard.
- Dashcambeelden onbeperkt houden. De bewaartermijn is in beginsel vier weken.
- Zorgvervoerslijsten als gewoon papier behandelen. Die bevatten bijzondere gegevens.
- Oude boordcomputers ongewist afvoeren. De ritdata staat er nog op tot ze zijn vernietigd.
- Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang bewaart een taxibedrijf ritgegevens?
De facturatie en administratie vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. De rit- en locatiegegevens zelf houdt u niet langer aan dan nodig voor de afrekening en een eventuele klacht, waarna ze vertrouwelijk worden opgeruimd.
Zijn ophaal- en afzetadressen gevoelige gegevens?
Ja. Locatiegegevens laten zien waar iemand woont, werkt of naartoe reist, bijvoorbeeld naar een ziekenhuis of kliniek. Die gegevens bewaart u zo kort mogelijk en niet langer dan het doel vraagt.
Hoe lang mag ik dashcambeelden bewaren?
Dashcambeelden bewaart u in beginsel maximaal vier weken, langer alleen bij een concreet incident dat nog wordt afgehandeld. Daarna worden ze gewist of de dragers vernietigd.
Hoe vernietig ik taxidata AVG-conform?
Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.
Conclusie
Een taxibedrijf verwerkt locatie-, betaal- en soms gezondheidsgegevens van elke passagier. Bewaar de administratie zeven jaar, houd rit- en locatiegegevens zo kort mogelijk, wis dashcambeelden na de korte bewaartermijn en behandel zorgvervoerslijsten en chauffeursdossiers apart. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo bewaart u nooit te lang en beschermt u de verplaatsingsgegevens van uw passagiers.
Lees ook: autoverhuur en leasemaatschappijen: klantgegevens vernietigen, verhuisbedrijven: klantgegevens vernietigen, parkeerbeheer: kentekengegevens vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.
Taxidata laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.
Verwante gidsen: Touringcarbedrijven: passagiersgegevens vernietigen.