RGPD

Délais de conservation RGPD par type de document : la cheatsheet complète

5 décembre 2025 · 9 min de lecture · DeSnipperaar

Le RGPD fixe la limitation de la conservation à l'article 5, paragraphe 1, point e. Les données personnelles ne peuvent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Cela paraît simple, mais en pratique c'est rempli d'exceptions. Certains documents, vous devez au contraire les conserver longtemps en vertu de lois fiscales, de droit du travail ou de santé. D'autres doivent déjà partir après quatre semaines. Cette cheatsheet rassemble les principaux délais pour la pratique néerlandaise, avec mention de la loi sur laquelle ils reposent.

Imprimez cette liste, accrochez-la près de l'armoire d'archives et planifiez chaque année un moment pour détruire la catégorie la plus ancienne. C'est la seule façon de rester conforme au RGPD sans avoir à y penser quotidiennement.

Fiscal et comptabilité

L'Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR), article 52, est la source la plus connue. L'administration de base se conserve 7 ans, certaines catégories plus longtemps.

• Grand livre, débiteurs, créanciers, achats, ventes, stocks : 7 ans (AWR art. 52).
• Comptes annuels : 7 ans (AWR art. 52) et 7 ans après dissolution de la personne morale (BW 2:10).
• Administration des salaires et copie de pièce d'identité du salarié : 5 ans après la fin du contrat de travail (Wet op de loonbelasting art. 28).
• Biens immobiliers (délai de régularisation de TVA) : 9 ans après l'année de mise en service du bâtiment.
• Factures de TVA : 7 ans.

Pour en savoir plus sur le délai fiscal de 7 ans en pratique, lisez notre article sur l'obligation de conservation fiscale et ce qui peut partir ensuite.

Personnel et RH

Les RH connaissent les délais les plus variés. Les données de candidature doivent partir vite, les fiches de paie au contraire être conservées longtemps.

• Données de candidats rejetés : 4 semaines après le rejet, ou 1 an avec consentement écrit.
• Dossier du personnel en général : 2 ans après le départ (directive de l'AP).
• Contrats de travail et avenants : 7 ans après la fin du contrat.
• Fiches de paie et attestations annuelles : 5 ans fiscalement, 7 ans recommandé.
• Données d'absentéisme : 2 ans après la fin du contrat.
• Dossiers de réintégration : 2 ans après la fin de la réintégration.
• Copies de pièce d'identité : 5 ans après la fin du contrat, puis destruction obligatoire.
• Demandes de VOG : tant que le salarié est en poste, puis 4 semaines.

Santé et médical

Pour les données médicales, la WGBO s'applique (Livre 7 titre 7 section 5 BW). En 2020 le délai a été allongé.

• Dossier médical : 20 ans à compter de la dernière modification, ou aussi longtemps que le « bon exercice de la profession de soignant » l'exige (WGBO art. 7:454 BW).
• Dossiers de mineurs : 20 ans à compter du 18e anniversaire.
• Radiographies et matériel d'imagerie : partie intégrante du dossier, donc 20 ans.
• Enregistrement de don d'organes : selon la directive du soignant.
• Dossier dentaire : 20 ans après la dernière consultation.

Voyez aussi notre article sur le délai WGBO de 20 ans en pratique.

Une fois un délai de conservation écoulé, conserver n'est plus une option. Garder des données « par sécurité » est une infraction à l'article 5 du RGPD.

Juridique et notarial

• Dossier d'avocat : au moins 5 ans après clôture, souvent 7 ans. La règle de conduite NOvA 16 prescrit une conservation soigneuse.
• Actes notariés (original) : 100 ans, puis vers les archives nationales (Wna art. 7 et 8).
• Brouillons et versions préparatoires notariales : pas de délai légal, recommandation de 10 ans puis destruction.
• Vigilance client Wwft : 5 ans après la fin de la relation d'affaires (Wwft art. 33).
• Dossiers de recouvrement : 7 ans après la dernière action.

Financier et bancaire

• Dossier hypothécaire : 7 ans après échéance ou remboursement.
• Conseil en investissement : 7 ans (Wft et MiFID II).
• Dossier d'assurance : 7 ans après la fin de la police.
• Identification du client (Wwft) : 5 ans.
• Prêt professionnel : 7 ans après la fin du prêt.

Commercial et général

• Correspondance client sans pertinence fiscale : 2 à 3 ans après le dernier contact.
• Listes marketing : jusqu'au retrait du consentement ou 2 ans d'inactivité.
• Cookies web et analytics : 1 an au maximum, selon le consentement.
• Inscriptions à la newsletter : jusqu'à la désinscription.
• Images de caméras : 4 semaines, plus longtemps uniquement en cas d'incident.
• Réclamations : 2 ans après traitement.

Enseignement et secteur public

• Dossier d'élève enseignement primaire : 2 ans après le départ de l'école.
• Dossier d'élève enseignement secondaire : 2 ans après la radiation, 5 ans pour les données d'examen.
• Dossiers de subventions : 10 ans (pour les subventions européennes souvent 10 à 15 ans).
• Dossier d'appel d'offres : 10 ans.

Comment ancrer les délais de conservation dans votre organisation ?

Une cheatsheet ne suffit pas. L'Autoriteit Persoonsgegevens attend que vous repreniez explicitement les délais de conservation dans votre registre des traitements (RGPD art. 30) et votre déclaration de confidentialité. Bonne pratique.

1. Faites un tableau par traitement. Quelle catégorie de données, quel délai, quelle loi.
2. Reliez chaque délai à un déclencheur. Fin de contrat, date de la dernière facture, signature d'un acte.
3. Planifiez un moment de destruction annuel après la clôture de l'exercice, afin de pouvoir éliminer l'année la plus ancienne en toute sécurité fiscale.
4. Conservez les certificats de destruction 5 ans comme preuve vis-à-vis de l'AP et du comptable.
5. Parcourez la cheatsheet à chaque nouveau type de traitement, car certains secteurs (santé, financier, juridique) ont des règles divergentes.

L'exception à l'exception

Parfois vous pouvez conserver des données plus longtemps que ne le suggère la limitation de la conservation du RGPD. Exemples. Un litige en cours, une enquête fiscale, une réclamation juridique, une recherche scientifique avec garanties, un intérêt d'archivage au titre de la loi sur les archives. Dès que la raison disparaît, le délai recommence à courir. Consignez toujours ce type d'exceptions par écrit, car sans justification c'est une infraction au RGPD.

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Des questions sur une catégorie précise ? Appelez-nous ou demandez un devis via desnipperaar.nl. Nous réfléchissons gratuitement avec vous aux délais de conservation et à la planification de vos moments de destruction.