Juridique

Règles de conduite NOvA et gestion des dossiers chez les avocats

6 février 2026 · 8 min de lecture · DeSnipperaar

La profession d'avocat dispose d'un régime déontologique propre qui s'ajoute au RGPD et à la Wwft généraux. Le devoir de secret professionnel (Advocatenwet art. 11a), le règlement du barreau (Voda art. 16 sur la protection de l'accès aux archives) et les règles de conduite de l'ordre des avocats des Pays-Bas (NOvA) forment un système en couches dans lequel la gestion des dossiers n'est pas une activité administrative mais un élément central de l'exercice professionnel. Cet article traite de la façon dont ces règles s'appliquent à l'archivage et à la destruction des dossiers clients.

Public visé : associés, managing partners, responsables conformité et secrétaires des cabinets d'avocats.

Le fondement : le secret professionnel comme cadre

L'article 11a de l'Advocatenwet impose à l'avocat un devoir de secret pour tout ce qui lui est confié dans l'exercice de la profession. Ce secret se poursuit après la fin de la mission et s'étend à toute personne au sein du cabinet (avocat stagiaire, secrétariat, responsable IT). Il a des conséquences directes sur la manière dont les dossiers sont conservés et détruits.

• Les parties externes susceptibles de consulter le dossier doivent être liées contractuellement au même secret.
• La destruction doit être réalisée de sorte que la reconstruction des données soit impossible.
• L'avocat porte une responsabilité personnelle, même lorsque les tâches sont déléguées.

Délai de conservation : pas de loi stricte, mais une règle

Contrairement à la WGBO (20 ans) ou à l'AWR (7 ans), l'Advocatenwet ne prescrit pas de délai précis. La règle de conduite NOvA 16 (ancienne numérotation, actuelle avec une autre référence) parle de conservation soigneuse du dossier. En pratique, la plupart des cabinets appliquent.

• 5 ans minimum : sur la base de la Wwft art. 33 pour la partie devoir de vigilance client. Voyez aussi notre article sur la Wwft 5 ans.
• 7 ans pour les dossiers à pertinence financière : intérêt fiscal au titre de l'AWR art. 52.
• 10 ans pour les dossiers standard : du point de vue de la responsabilité professionnelle (prescription civile).
• 20 ans pour les affaires importantes sensibles en responsabilité : délai de prescription civile plus long pour les vices cachés ou les questions successorales.
• Illimité pour certaines niches : affaires pénales, dossiers d'asile politique, affaires de reconnaissance héréditaire.

Les cabinets fixent un délai par catégorie d'affaire dans le manuel du cabinet. Un uniforme « tout 10 ans » n'est ni une bonne pratique professionnelle ni conforme au RGPD.

Qu'y a-t-il dans le dossier ?

Un dossier d'avocat après la fin de l'affaire contient plus que de la correspondance. Pour un archivage complet et une destruction ultérieure, vous devez tenir compte de.

• Documents d'intake et de confirmation de mission
• Correspondance par courrier, e-mail, messagerie sécurisée
• Pièces de procédure (assignations, conclusions, requêtes)
• Procès-verbaux d'audience et jugements
• Contrats en projet et en version finale
• Règlements financiers (relevés d'heures, factures, état des fonds de tiers)
• Documents Wwft (identification, UBO)
• Dossiers numériques dans le DMS et l'archive e-mail
• Enregistrements audio et vidéo de réunions

Compte de fonds de tiers et administration

Le compte de fonds de tiers relève de la Voda avec un devoir administratif propre. Les documents relatifs aux fonds de tiers sont généralement conservés 7 ans, conformément au délai fiscal. La destruction suit le même régime. Documents papier via un broyeur P-5, documents numériques via une purge contrôlée ou la destruction mobile des bandes de sauvegarde.

Une malheureuse poubelle à papier devant la porte du cabinet contenant des éléments de dossier est plus grave sur le plan disciplinaire qu'une violation du RGPD. Les règles de conduite sont plus strictes que le droit général.

Destruction et DIN 66399 pour les avocats

En raison du secret professionnel, la plupart des cabinets choisissent le DIN 66399 P-5 pour le papier, soit un cran au-dessus du minimum RGPD P-4. Pour les supports numériques, E-5 ou supérieur. Voyez notre explication des niveaux P du DIN 66399 pour le contexte.

En pratique.

1. Vérifiez par dossier si le délai est écoulé.
2. Vérification par un deuxième associé ou un responsable conformité.
3. Séparation physique des dossiers à détruire dans une pièce sécurisée.
4. Destruction mobile au cabinet. Le dossier ne quitte pas les locaux intact.
5. Certificat mentionnant DIN P-5, nombre, poids, date, témoin.
6. Classement du certificat dans le système d'administration du cabinet pendant au moins 5 ans.

Accord de traitement avec le prestataire de destruction

Pour les avocats, l'accord de traitement est crucial. Non pas parce que le RGPD l'exige (même s'il l'exige), mais parce que vous renforcez votre devoir de secret par un lien contractuel. Contenu minimum.

• Référence à l'Advocatenwet art. 11a
• Devoir de secret pour tout le personnel concerné
• Extrait de bonne conduite (VOG) pour le personnel travaillant sur site
• Droit d'audit pour l'avocat
• Devoir direct de signaler toute perte ou irrégularité
• Méthode de destruction et niveau DIN
• Responsabilité en cas de manquement

Voyez notre article sur la liste de contrôle de l'accord de traitement pour une liste complète en 13 points.

Dossiers numériques

Presque tous les cabinets travaillent avec un DMS (Dikke, Epona, Basenet, Clio, iManage). Le délai de conservation s'applique aussi à la version numérique. Après le délai.

• Suppression via le DMS avec piste d'audit
• Purge des copies de sauvegarde sur bande ou dans le cloud
• Suppression de l'archive e-mail
• Destruction physique des anciens disques durs et bandes (voir effacement vs destruction de disque dur)

Le plus grand oubli. Quelqu'un retire un dossier du DMS mais pas de l'archive e-mail. Toute votre correspondance avec les clients se trouve dans l'e-mail. Sans nettoyer cela, le dossier n'a pas été détruit.

Fin d'activité et reprise

Si l'avocat ou le cabinet cesse, les dossiers doivent être transférés, archivés ou détruits. La Voda et le NOvA prévoient le protocole du bâtonnier (deken) pour les circonstances imprévues. Beaucoup de cabinets travaillent avec un partenaire d'archivage agréé par le bâtonnier qui reprend les dossiers. La destruction à la fin du délai de conservation est alors réalisée par ce prestataire, avec certificat.

Risques disciplinaires

La cour de discipline s'est prononcée à plusieurs reprises sur une gestion négligente des archives. Trois constantes.

1. Des éléments de dossier dans la rue ou dans les vieux papiers entraînent une réprimande ou une suspension.
2. L'absence de protocole de conservation et de destruction constitue une « organisation déficiente du cabinet » (art. 10a Advocatenwet).
3. L'externalisation vers un prestataire non lié, sans contrat de secret, viole l'art. 11a.

Le juge disciplinaire regarde non seulement l'incident, mais le système qui le sous-tend. Un certificat de destruction solide est la preuve d'un système soigneux.

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