Conservation Wwft de 5 ans pour le contrôle client, et après ?
La Wwft (la loi néerlandaise de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme) oblige les banques, conseillers financiers, experts-comptables, notaires, avocats et autres acteurs de contrôle à effectuer un contrôle client. Ce contrôle produit des dossiers avec des données d'identification, des extraits UBO, des évaluations de risque et un suivi des transactions. L'article 33 Wwft exige que les données soient conservées pendant 5 ans après la fin de la relation d'affaires ou de la transaction. Et ensuite ? Le dossier doit alors partir, sauf si une autre loi impose un délai plus long. Cet article explique comment cela fonctionne en pratique.
Public visé. Responsables conformité, gestionnaires de cabinet, associés en comptabilité, en droit et en notariat, conseillers financiers et banques.
Que prescrit exactement l'article 33 Wwft ?
Le texte est sans ambiguïté. Les institutions conservent les données suivantes de manière accessible pendant cinq ans à compter du moment où la relation d'affaires prend fin ou la transaction est exécutée.
- Les copies des documents par lesquels le client a été identifié
- Les données sur la nature, le moment et l'ampleur de la transaction
- Les données sur le profil de risque du client
- Les données sur l'objet et la nature envisagée de la relation d'affaires
- Les pièces relatives à la transaction
Le délai de 5 ans est une obligation de conservation, pas un maximum. Mais dès que les 5 ans sont écoulés et qu'aucune autre loi n'impose un délai plus long, l'article 5 du RGPD (limitation de la conservation) impose la destruction.
Début des 5 ans, fin de relation ou fin de transaction
Le délai commence à la plus tardive des dates suivantes.
- Date à laquelle la relation d'affaires prend fin (résiliation, faillite, reprise, cessation forcée)
- Date à laquelle la dernière transaction pertinente a été exécutée
Pour un client de 8 ans dont le compte a été clôturé en 2020, le délai Wwft court jusqu'en 2025. Pour une transaction ponctuelle en 2020 sans relation suivie, le délai court aussi jusqu'en 2025. Pour une relation terminée en 2020 avec une transaction de suivi en 2023, jusqu'en 2028.
Le calendrier ne démarre que lorsque toutes les actions pertinentes sont achevées. Qui se trompe de compte peut allègrement détruire 3 ans trop tôt, et c'est alors un autre type d'infraction Wwft.
Interaction avec d'autres lois
Un dossier client chez un notaire, un avocat ou un expert-comptable contient en général plus que les seuls documents Wwft. Les chevauchements les plus fréquents.
- Obligation fiscale de conservation (AWR art. 52) : 7 ans. Chez un expert-comptable cela signifie que les comptes annuels du client sont conservés 7 ans, même si la Wwft autoriserait la destruction après 5.
- Wft et MiFID II : 5 à 7 ans pour le conseil en investissement. Souvent 7 ans conservés par cohérence.
- Responsabilité professionnelle : délais de droit civil (jusqu'à 20 ans pour les vices cachés). En pratique les dossiers sont souvent conservés 10 ans, qualifiés de preuve de responsabilité.
- Règles déontologiques de la NOvA et KNB : leurs propres règles de conservation des dossiers pour les avocats et les notaires. Voir notre article sur les règles déontologiques de la NOvA et la gestion des dossiers.
En pratique, de nombreux cabinets scindent le dossier en une partie Wwft (strictement 5 ans) et un dossier de fond (parfois 7 ou 10 ans). Après le délai Wwft, la partie Wwft est séparée et détruite.
Que signifie « conservé de manière accessible » ?
La loi l'exige « de manière accessible ». Autrement dit.
- Pouvoir être présenté dans un délai raisonnable à la DNB, l'AFM, le BFT ou le fisc (généralement en quelques jours ouvrés).
- Intégrité. Le document ne doit pas pouvoir être manipulé sans piste d'audit.
- Lisible. Pas de formats de fichier obsolètes que plus personne ne peut ouvrir.
- Disponible. Pas sur une bande dans une archive qui ne devient accessible qu'après des semaines de recherche.
Un PDF archivé dans une GED avec contrôle d'accès suffit. Un carton dans une cave dont personne ne sait où se trouve la clé ne suffit plus.
Détruire après 5 ans, la procédure
Dès que le délai expire et qu'aucun argument de chevauchement ne subsiste.
- Établir une liste des dossiers à détruire par numéro de client.
- Faire valider la liste par un second regard (responsable conformité ou DPO).
- Détruire le papier en DIN 66399 P-5 (catégorie particulière en raison des documents d'identification).
- Détruire les supports numériques en E-4 ou E-5 si des documents scannés se trouvent sur USB ou stockage externe.
- Faire établir un certificat indiquant le nombre de numéros de client, le délai, la date, la méthode et le niveau DIN.
- Conserver le certificat au moins 5 ans comme preuve pour le superviseur.
Des dossiers Wwft au-delà de leur délai de conservation ?
Nous venons à votre cabinet, détruisons le papier et les supports de données en DIN 66399 P-5 et E-5, et remettons un certificat par intervention. Une intervention urgente sous 24 heures est aussi possible pour les audits ou les reprises.
Demander un devisPratique par secteur
Banques
Presque entièrement numérique. Les dossiers KYC vivent dans des systèmes dédiés. La destruction se traduit par une purge contrôlée avec journal d'audit. La destruction physique ne concerne que les bandes de sauvegarde et les anciennes archives de scans. Voir aussi nettoyer les bandes de sauvegarde.
Notaires
Les actes eux-mêmes ont leur propre régime de conservation (100 ans selon la Wna). Le contrôle Wwft est un dossier distinct. Après 5 ans la partie recherche Wwft peut partir, même si l'acte reste. Voir la pratique notariale et l'audit KNB.
Avocats
La règle déontologique 16 de la NOvA impose une conservation et un archivage soignés. Souvent 7 à 10 ans sont appliqués. Les documents Wwft peuvent être détruits comme sous-dossier après 5 ans à condition d'être séparables.
Experts-comptables
Réglementation NBA, fiscal de 7 ans, délais de droit civil. Souvent l'ensemble du dossier est conservé 7 ans et détruit en une fois.
Conseillers financiers et assureurs
La Wft a ses propres règles (5 à 7 ans). Souvent en chevauchement avec MiFID II et les règles de l'AFM.
Amendes en cas d'erreur
Détruire trop tôt (avant l'expiration des 5 ans), amende au titre de la Wwft par la DNB, l'AFM ou le BFT. Les amendes vont de 5 000 à 5 millions d'euros selon l'institution et la gravité.
Détruire trop tard (5 ans plus aucune raison de conserver davantage), amende au titre du RGPD par l'autorité néerlandaise de protection des données. Jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 pour cent du chiffre d'affaires annuel.
La seule voie sûre est de planifier à temps. Lisez aussi notre aide-mémoire des délais de conservation pour une vue d'ensemble.
Vous planifiez une campagne de destruction annuelle ? Appelez-nous ou demandez un devis via desnipperaar.nl. Nous vous aidons à réfléchir à la classification, au volume et à la planification.