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L'étude notariale et l'audit KNB : prête pour le contrôle

13 février 2026 · 8 min de lecture · DeSnipperaar

Une étude notariale fait face à un défi d'archivage unique. L'acte original est formellement conservé pendant un siècle, puis transféré aux Archives nationales. Mais autour de cet acte se constitue tout un écosystème de projets, de versions de travail, de correspondance, de dossiers et de documents Wwft, chacun avec son propre délai de conservation et son propre régime de destruction. L'Association royale néerlandaise des notaires (KNB) et le Bureau Financieel Toezicht (BFT) supervisent la profession, et leurs audits portent sur la pratique autour de la conservation comme de la destruction. Cet article vous aide à être prêt.

Public visé : notaires, notaires stagiaires, office managers et gestionnaires juridiques.

L'acte : 100 ans puis transfert aux Archives nationales

La loi sur le notariat (Wna) art. 7 et suivants prescrit que les actes sont conservés 100 ans dans les archives notariales. À l'issue de ce délai, ils sont transférés au service des Archives nationales. Pendant ces 100 ans, un acte ne peut pas être détruit, pas même à la demande de la partie intéressée. Il est donc essentiel de bien distinguer le « dossier » de l'« acte ». Le premier peut partir, le second non.

Le dossier autour de l'acte

Un dossier relatif à un acte contient généralement :

• Intake et confirmation de mission
• Correspondance avec le client et la partie adverse
• Versions de projet de l'acte (souvent en PDF et Word)
• Notes de travail et annotations
• Vigilance client Wwft (identité, UBO, évaluation des risques)
• Décompte financier et factures
• Documents de la Chambre de commerce, du BRP, du cadastre
• Procurations et attestations de signature

Ces documents ne sont pas soumis au délai de 100 ans. Ils relèvent de délais plus courts qui varient selon le type.

Délais de conservation par type de document

• Acte : 100 ans (Wna).
• Versions de projet : recommandation 10 ans, puis destruction. Aucune obligation légale.
• Notes de travail : aussi courtes que possible, recommandation pas plus d'1 an après la passation de l'acte.
• Vigilance client Wwft : 5 ans après la fin de la relation (Wwft art. 33). Voir Wwft 5 ans.
• Documents fiscaux : 7 ans (AWR art. 52).
• Administration des fonds de tiers : 7 ans (règles BFT).
• Documents de responsabilité professionnelle : jusqu'à la fin de la prescription civile (jusqu'à 20 ans pour les vices cachés).

Conserver trop longtemps est désormais tout aussi sanctionnable que conserver trop peu. Le RGPD fait de la conservation sans base une violation distincte.

Projets et versions de travail : le risque sous-estimé

La plupart des études n'ont pas de politique explicite pour les projets. Pourtant un projet contient les mêmes données personnelles que l'acte final, parfois assorties de particularités qui n'ont jamais figuré dans la version définitive. Recommandation : détruisez les projets après 10 ans selon la norme DIN 66399 P-5. L'acte lui-même reste intact.

Pour en savoir plus, lisez notre article détruire versions de travail et intakes. Les notes de travail sont encore plus sensibles. Elles contiennent des observations non filtrées du notaire sur le client, sa situation financière, sa situation familiale. Conseil : détruisez-les dans le broyeur de bureau immédiatement après la passation de l'acte, ou conservez-les 1 an maximum comme point de réflexion ou d'apprentissage.

Le contrôle KNB et BFT

Un contrôle KNB porte sur l'organisation générale de l'étude, la gestion des dossiers et la confidentialité. Le BFT se concentre surtout sur le volet financier (fonds de tiers, Wwft). Qu'est-ce qui ressort en gestion des archives ?

1. Les délais de conservation sont-ils explicitement consignés dans le manuel de l'étude ?
2. Le délai est-il appliqué par type de dossier, ou la politique est-elle « tout garder indéfiniment » ?
3. Les destructions sont-elles documentées par un certificat ?
4. Comment la chaîne de confidentialité est-elle organisée pour la destruction externe ?
5. Existe-t-il un accord de traitement avec la partie chargée de la destruction ?
6. Le volet numérique (DMS, archive e-mail) est-il nettoyé de la même façon ?

Les contrôleurs interrogent souvent, par sondage, sur un dossier qui aurait dû être détruit selon les règles de conservation. Pouvoir produire un certificat est la voie la plus rapide vers une évaluation positive.

Documents Wwft : nettoyez-les séparément

Les documents de vigilance client Wwft peuvent partir après 5 ans. En pratique, ils sont imbriqués dans le dossier. Conseil : à l'ouverture de chaque dossier, créez un onglet Wwft distinct, à la fois physique et numérique. Cela facilite la séparation ultérieure. Après 5 ans, vous pouvez retirer et détruire l'onglet sans toucher au reste du dossier.

Archives numériques et DMS

Les études modernes travaillent avec ENNU, les successeurs de Diginotar ou un DMS généraliste. L'acte numérique est désormais la norme (acte authentique électronique via le dépôt numérique central). Cela ne change pas le délai de conservation, mais cela change la méthode de destruction. Pour les dossiers numériques :

• Suppression du DMS avec piste d'audit
• Suppression de l'archive e-mail
• Purge des sauvegardes sur bande ou dans le cloud
• Destruction physique des supports de sauvegarde et disques durs retirés du service (voir nettoyer les bandes LTO)

Reprise et transmission de l'étude

Lors de la reprise d'une étude notariale, les actes (le dépôt centenaire) reviennent au successeur ou au dépôt central. Les dossiers sont évalués au cas par cas. Transmettre, archiver ou détruire. De nombreuses reprises s'accompagnent d'une grande campagne de destruction, car il est indésirable pour le nouveau titulaire de traîner d'anciens dossiers sans utilité professionnelle ultérieure.

Cartes d'accès et cartes de signature

Souvent oubliés : les anciennes cartes de signature de clients, copies de passeports et permis de conduire utilisés pour l'identification. Ils portent le même délai de 5 ans que les documents Wwft. La destruction en P-5 est la norme, et les copies d'identité méritent un soin particulier car elles permettent la fraude à l'identité en cas de fuite.

Accord de traitement propre à l'étude notariale

Référez-vous explicitement à l'art. 22 Wna (le devoir de confidentialité du notaire), et pas seulement au RGPD. Demandez à la partie externe chargée de la destruction un accord qui prévoit :

• Personnel contrôlé par une attestation de bonne conduite (VOG)
• Destruction sur place
• Certificat délivré par mission
• Obligation directe de signaler toute irrégularité
• Droit d'audit garanti

Voir notre checklist complète des accords de traitement.

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