Notaires

Brouillons et fiches d'accueil chez le notaire : détruire sans risque disciplinaire

14 janvier 2026 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Dans beaucoup d'études notariales, la pile la plus sous-estimée n'est pas l'archive des minutes, mais l'armoire du matériel de travail. Brouillons d'actes, fiches d'accueil, extraits photocopiés et documents d'identité. Des papiers qui apparaissent à chaque passation et qui restent ensuite à traîner. Souvent bien plus longtemps que permis. Cet article porte sur la destruction concrète de ces piles, sans entrer en conflit avec votre secret professionnel ni avec la chambre de discipline.

Que sont les « documents annexes » ?

Par documents annexes, nous entendons tout ce qui apparaît autour d'un acte sans faire partie du protocole. Par exemple :

• Fiches d'accueil avec nom, adresse, BSN, état civil.
• Copies de documents d'identité (souvent avec le BSN encore visible).
• Extraits BRP, du registre du commerce et du cadastre imprimés pour vérification.
• Brouillons et versions intermédiaires d'actes et de procurations.
• Projets de contrat de mariage jamais passés.
• Relevés bancaires et récapitulatifs de factures pour les successions.
• Correspondance par e-mail avec les clients, imprimée sur papier.

Tous ces documents relèvent de votre secret professionnel (Wna art. 22). Ils n'ont pas leur place dans le bac à vieux papier.

Limitation de conservation du RGPD

Le RGPD impose de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire (art. 5, 1, e). Pour les notaires, le « nécessaire » est lié à :

• Le délai de cinq ans de la Wwft pour le contrôle de la clientèle.
• Le délai de prescription de la responsabilité (souvent 20 ans pour un dommage lié à un acte).
• Le délai de conservation fiscal de sept ans pour l'administration financière.

Pour le matériel de travail sans lien direct avec l'un de ces délais, par exemple les fiches d'accueil de clients qui n'ont finalement pas passé d'acte, vous n'avez pas à attendre cinq ou sept ans. Dès que la base disparaît, vous pouvez détruire. Voyez notre explication dans Conservation Wwft : quels documents relèvent des cinq ans ?.

Extraits portant un BSN : attention particulière

Le BSN est un numéro d'identification protégé par la loi. Les extraits BRP, les copies d'identité et la correspondance comportant un BSN exigent au minimum DIN 66399 P-5 lors de la destruction. Les niveaux inférieurs (P-3 ou P-4) ne suffisent pas. La reconstruction à partir des particules reste alors théoriquement possible. Avec les destructeurs de bureau ordinaires (modèles strip-cut), vous êtes en pratique toujours trop bas.

Un destructeur de bureau pour des documents avec BSN, c'est comme un imperméable en papier. Ça paraît rassurant, mais ça n'arrête rien de ce qui compte vraiment.

Pourquoi un destructeur mobile convient

Pour les notaires, le dossier reste confidentiel jusqu'au dernier moment. Même dans un conteneur de transport scellé, une question demeure. Le client peut-il, dans une plainte disciplinaire, démontrer que les locaux étaient sûrs ? La destruction mobile de documents écarte cette question. Le camion destructeur se gare devant votre porte, votre collaborateur porte le carton jusqu'à la trémie, le processus de destruction est visible par la vitre latérale et, en moins d'une heure, vous recevez un certificat avec la date, le poids et la méthode.

Caractéristiques pratiques habituelles pour l'étude notariale :

• Le camion arrive à l'heure convenue. En dehors des heures de pointe ou en soirée sur demande.
• Votre propre collaborateur supervise la remise. L'opérateur externe ne touche pas les documents avant qu'ils n'entrent dans la trémie.
• Le certificat est délivré sur place. Vous pouvez le classer directement comme preuve de conformité au RGPD.
• Pas de commande minimale, pas de contrat. Un demi-mètre cube convient aussi.

Risque disciplinaire : comment le prévenir ?

Des plaintes disciplinaires sur le traitement des données clients existent bel et bien. Elles portent généralement non pas sur ce que vous avez détruit, mais sur ce que vous avez insuffisamment protégé. Des dossiers sortis du bâtiment, des données parvenues à des tiers ou du matériel resté plus longtemps qu'il n'était raisonnable. Trois règles générales limitent votre exposition :

1. Documentez votre cycle. Quand videz-vous les dossiers, quels délais appliquez-vous, qui valide ?
2. Conservez les certificats de destruction. Au moins sept ans, dans l'archive de votre étude.
3. Choisissez une méthode sans chaîne logistique. La destruction mobile élimine le risque de transport.

Qu'est-ce qui peut partir sans plus de formalités ?

• Brouillons et versions intermédiaires d'actes après la passation.
• Fiches d'accueil de dossiers qui n'ont pas abouti, une fois un délai raisonnable écoulé.
• Anciens extraits BRP qui n'ont servi qu'à la vérification et ne sont pas joints à la minute.
• Impressions de correspondance client également conservée sous forme numérique.

---

Pour l'approche sectorielle, voyez notre page Destruction de documents pour notaires. Lisez aussi quels documents peuvent partir du protocole notarial et comment préparer un audit KNB. Une situation précise vous laisse dans le doute ? Nous réfléchissons volontiers avec vous avant que quoi que ce soit ne parte dans le conteneur alors qu'il aurait fallu le garder.