Notaires

Minutes et grosses : que peut-on vraiment retirer du protocole notarial ?

30 mars 2026 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Un office notarial produit beaucoup de papier, mais loin de tout relève du protocole. Là où la minute doit être conservée à long terme, les brouillons et les projets retirés peuvent partir après achèvement. Séparer ces volumes est le cœur de la conformité RGPD et d'une gestion des dossiers à l'épreuve du KNB. Cet article expose quels documents vont où et ce qui peut réellement être détruit.

Le protocole : qu'est-ce qui en fait partie ?

La loi sur le notariat (Wna) impose au notaire de tenir un protocole. Le protocole se compose, en bref, des minutes : les actes originaux signés par le notaire. Ces minutes restent à vie au sein de l'office et, en cas de démission de la charge, sont remises à un successeur ou au gardien des archives centrales (BRP/KCN). La destruction n'est pas une option.

Outre les minutes, le protocole comprend.

• Les répertoires (registres des actes).
• Les procurations annexées aux actes.
• Les documents connexes désignés par la loi.

Ces documents ne sont pas candidats à la destruction de documents. Point final.

Grosses et copies : ce n'est pas le protocole

La grosse et la copie (afschrift) sont des expéditions de la minute aux parties. La minute reste à l'office, la grosse va au client. Lorsqu'une grosse non délivrable ou périmée est renvoyée, ou lorsque des copies internes ne sont plus nécessaires, le papier peut être détruit, à condition que la minute reste intacte et que le répertoire soit correct. Ce dernier point est un contrôle de fond. La grosse disparaît, l'enregistrement demeure.

Que peut-on effectivement retirer ?

En dehors du protocole, il existe une large catégorie qui, après achèvement du dossier, doit être détruite sur la base de la limitation de la conservation du RGPD (art. 5(1)(e)).

• Versions de travail et projets retirés d'actes.
• Notes de travail internes et listes de contrôle avec noms de clients.
• Impressions de la chambre de commerce, du cadastre et du BRP qui appartenaient à l'acte.
• Copies de documents d'identité une fois le délai Wwft expiré.
• Formulaires d'intake de clients qui n'ont finalement pas abouti à un acte.

Pour la documentation Wwft, un délai distinct s'applique : cinq ans après la fin de la relation d'affaires ou après la transaction. Ces documents ne peuvent pas partir immédiatement, mais ils doivent être éliminés une fois le délai expiré. Plus d'informations dans notre article sur le devoir de vigilance Wwft et le délai de cinq ans.

L'essentiel. Le protocole est sacré, tout le matériel de travail qui l'entoure doit être détruit une fois que la base du dossier disparaît.

La pratique de la séparation

Dans un office notarial moyen, les documents du protocole et les dossiers de travail se mélangent physiquement. Le dossier qui atterrit dans l'armoire à l'exécution contient à la fois la minute (à conserver) et le dossier de travail complet (à détruire après le délai). La séparation pratique se déroule généralement comme suit.

1. Les minutes vont aux archives des minutes (souvent un coffre ignifuge).
2. Les dossiers de travail restent dans les archives de dossiers avec une date d'expiration.
3. Les archives de dossiers sont parcourues une fois par an et les dossiers expirés sont sortis.
4. Les dossiers expirés partent en lot pour destruction.

Pourquoi la destruction mobile convient

Pour les notaires, le secret professionnel est absolu. Le point de départ est simple. Les dossiers ne peuvent pas quitter les locaux dans leur état d'origine. La destruction mobile de documents résout cela. Le broyeur vient à vous, vous regardez, la destruction a lieu sur votre propre site. Lors des audits, le KNB aime voir que la chaîne est la plus courte possible. Avec un camion mobile, cette chaîne fait quelques mètres entre l'armoire d'archives et la trémie.

Audit KNB : soyez préparé

L'association royale des notaires des Pays-Bas examine également, lors des audits, comment vos archives sont organisées et comment vous détruisez. Un certificat par tournée de destruction, avec date, poids et méthode, constitue une preuve simple. La façon de vous préparer concrètement à un tel contrôle figure dans audit KNB : comment se préparer.

Liste de contrôle : qu'est-ce qui va où ?

• Minutes, répertoires, procurations annexées : protocole, ne pas détruire.
• Grosses à l'office : tenez un registre des expéditions, les grosses rendues peuvent être détruites.
• Dossier de travail après achèvement : détruire une fois que le délai Wwft ou une base de responsabilité antérieure expire.
• Projets retirés, brouillons, intakes sans exécution : détruire une fois que la base du dossier disparaît.
• Supports de données (disques durs, sauvegardes) : H-4 ou supérieur lors de l'élimination.

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Pour l'approche sectorielle, voyez notre page Destruction de documents pour notaires. Vous hésitez sur une catégorie précise ? Appelez-nous ou envoyez-nous un e-mail. Nous réfléchissons volontiers avec vous avant que ne disparaisse quelque chose qui aurait dû être conservé.