Financier

Dossiers Wft chez les conseillers financiers : 5 ans et après ?

23 mars 2026 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Les conseillers financiers, les conseillers hypothécaires et les prestataires de services d'investissement travaillent avec des dossiers clients remplis de données personnelles, de données de revenus, de positions patrimoniales et de pièces d'identité. La loi néerlandaise sur la supervision financière (Wft) et ses règles sous-jacentes imposent une constitution et une conservation soignées des dossiers. Mais conserver n'est pas une fin en soi. Dès que le délai légal a expiré, la conservation elle-même devient un risque RGPD. Cet article met les délais côte à côte et décrit le moment où le dossier peut partir.

Pourquoi l'obligation de conservation Wft existe

La Wft et le décret sur le contrôle de conduite des entreprises financières (BGfo) prescrivent qu'un conseiller constitue un profil client étayé (adéquation, connaissances et expérience, appétence au risque) et consigne le conseil de manière traçable. Cette constitution de dossier doit être telle que l'AFM puisse reconstituer après coup quel conseil a été donné et sur quelle base. C'est pourquoi le délai de conservation court en pratique au moins cinq ans à compter de la fin de la relation client ou du dernier conseil.

Interaction avec la Wwft

Les conseillers financiers qui relèvent de la Wwft doivent conserver le contrôle de la clientèle et les données de transaction pendant cinq ans après la fin des services. Ce délai ne court pas automatiquement en parallèle avec le délai Wft des dossiers de conseil, mais en pratique de nombreux cabinets utilisent un seul délai de conservation comme dénominateur pour tout le dossier. Voyez aussi notre explication approfondie dans Wwft : 5 ans de contrôle de la clientèle.

Obligation fiscale de conservation de 7 ans

Les documents administratifs à composante fiscale (factures, grand livre, heures, justification des coûts du cabinet lui-même) relèvent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Pour l'immobilier, même dix ans. Les dossiers clients contiennent parfois des pièces relevant à la fois de la Wft et de la conservation fiscale. Séparez quand c'est possible. Les données personnelles relèvent du délai Wft, la facturation des sept ans.

Limitation de conservation du RGPD

L'article 5, paragraphe 1, point e) du RGPD prescrit que les données personnelles ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire. Dès qu'un délai légal expire, la base d'une conservation ultérieure disparaît, sauf si une autre base subsiste (par exemple un litige en cours). Conserver « par précaution » n'est pas une base. C'est une infraction.

Un cabinet qui laisse tous les dossiers clients dix ou quinze ans au grenier, parce que personne ne sait quand quoi peut partir, court chaque jour un risque de fuite de données et un risque de sanction RGPD.

Une matrice de délais utilisable

• Dossier de conseil Wft (connaissances, expérience, profil, conseil) : 5 ans après la fin de la relation.
• Identification et contrôle des transactions Wwft : 5 ans après la fin des services.
• Documents fiscaux et administratifs : 7 ans.
• Correspondance sans valeur de conseil : aussi court que possible, 5 ans au maximum.
• Copie de la pièce d'identité : uniquement si strictement nécessaire. Sinon, ne pas conserver.

La destruction en pratique

Un dossier client se compose souvent de papier (formulaires d'intake, rapports de conseil signés) et de composants numériques (PDF, correspondance e-mail, scans). Le papier ne peut pas aller simplement dans les vieux papiers. La norme DIN 66399 P-5 est la référence acceptée pour les données financières confidentielles. Les copies numériques exigent une destruction H-4 ou E-4 des supports eux-mêmes (SSD, disques durs, clés USB).

Approche mobile au bureau

Pour les cabinets de conseil à Amsterdam-Noord, DeSnipperaar se déplace sur place avec un déchiqueteur mobile. Les dossiers ne quittent pas les locaux intacts. Le conseiller ou le responsable conformité suit l'opération par la vitre latérale. Vous recevez ensuite un certificat par mission, que vous pouvez joindre à votre registre des traitements. Pas de contrat, pas de minimum, pas d'abonnement. Une tournée de nettoyage une fois par an ou par trimestre suffit souvent.

Enregistrez la destruction

Le traitement au sens du RGPD comprend aussi l'effacement et la destruction. Consignez dans le registre des traitements quelles catégories de dossiers sont détruites, quand, sur quelle base et via quel sous-traitant. Le certificat de destruction est votre preuve a posteriori.

Page sectorielle pertinente

Vous trouverez davantage d'informations pratiques spécifiquement pour les conseillers, les bureaux hypothécaires et les prestataires de services d'investissement sous MiFID II sur notre page sectorielle Conseillers financiers & banques.

---

Prêt à mettre l'archive en ordre ? Demandez un devis sans engagement. Nous passons, suivons l'opération et conseillons sobrement sur ce qui doit ou non relever de la norme de destruction.