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Courtiers d'assurance : detruire les dossiers clients

23 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un courtier d'assurance gere l'image complete d'un client. Dossiers de police, donnees de sinistre et de dommage, donnees de paiement et, pour l'assurance vie et sante, des donnees de sante aussi. Une partie releve de l'obligation de conservation de la Wft, une partie des regles fiscales et une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse courte se presente ainsi. Le coeur du dossier de conseil et d'intermediation se conserve sous la Wft generalement cinq ans, la comptabilite financiere sept ans au titre de l'obligation fiscale. Les donnees de sante et les autres donnees clients ne se conservent pas plus longtemps que necessaire au conseil et a la police en cours. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Trois cadres : Wft, fiscal et RGPD

Dans un cabinet de courtage, trois cadres se croisent. La Wft exige un dossier qui consigne le conseil et l'intermediation, avec son propre delai de conservation de generalement cinq ans. L'obligation fiscale impose de conserver votre comptabilite pendant sept ans. Le RGPD exige en outre de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. Les deux premiers cadres fixent le plancher de ce que vous devez conserver, le RGPD le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.

Traitez donc les dossiers clients par type. Une note de conseil n'a pas le meme statut qu'une copie d'un certificat de police, une declaration de sinistre ou une declaration de sante. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps. Davantage sur les bases se trouve dans conserver les dossiers Wft 5 ans.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et le delai Wft a partir de la fin de la prestation ou de la police.

Partie	Point de depart	Delai
Comptabilite financiere et commissions	Obligation fiscale	7 ans
Dossier de conseil et d'intermediation	Devoir de diligence Wft	generalement 5 ans
Vigilance et identification du client	Wwft	5 ans apres la fin de la relation
Donnees de sinistre et de dommage	Jusqu'au reglement et fiscal	lie a la finalite + 7 ans
Donnees de sante de l'assurance	Donnees sensibles, limitation	le plus brievement possible
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de votre propre politique. En cas de doute, consultez votre fonction conformite ou votre conseil en protection des donnees. La vigilance a l'egard du client a son propre delai, que vous trouvez dans Wwft : conserver la vigilance client 5 ans.

Donnees de sante : donnees sensibles

L'assurance vie et sante fait passer des informations sensibles. Une declaration de sante, une justification medicale lors d'un sinistre ou un resultat d'examen touche a des donnees de sante. Ce sont des donnees sensibles, pour lesquelles le RGPD pose des exigences plus strictes. Gardez cette information a part de facon reconnaissable de la comptabilite ordinaire, utilisez-la seulement pour le conseil ou la police en cours et eliminez-la ensuite. Conserver parce que cela pourrait un jour servir n'est pas un motif valable.

Soyez prudent aussi avec une copie d'une piece d'identite. Une telle copie contient un numero national et une photo et est sensible. Notez seulement ce dont vous avez reellement besoin et ne conservez pas de copies eparses plus longtemps que necessaire. Ce que vous avez eu sur papier, vous l'eliminez en confiance.

Eliminer apres la police

Des qu'une police s'arrete, la finalite du dossier change. Le devoir de diligence court encore quelques annees et la comptabilite reste conservee au titre fiscal, mais beaucoup de pieces eparses n'ont plus de base. Les donnees de sinistre reglees, les anciens devis et les declarations de sante perimees peuvent partir une fois le delai ecoule et sans reclamation ou litige en cours. Le reglement des sinistres et des polices chez l'assureur lui-meme est dans assureurs : detruire les dossiers de sinistres et polices.

Si vous travaillez avec des tiers qui traitent des dossiers, vous consignez les accords sur la conservation et la destruction. A quoi cela ressemble, vous le lisez dans la checklist de l'accord de traitement.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, dossier de conseil, vigilance client et donnees de sante.
2. Limitez les donnees d'identite a ce dont vous avez reellement besoin.
3. Traitez les donnees de sante a part et eliminez-les apres le conseil ou la police.
4. Respectez les delais Wft et fiscaux par type de dossier.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les dossiers clients sont detruits en confiance, car ils contiennent des donnees d'identite, financieres et parfois de sante. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de bureau ou une sauvegarde contenant des dossiers de police en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Traiter les donnees de sante comme du papier ordinaire. Les donnees sensibles exigent un soin particulier.
• Conserver les dossiers de police indefiniment. Apres le delai Wft et fiscal, la base disparait.
• Collectionner les copies de piece d'identite. Notez seulement ce dont vous avez reellement besoin.
• Jeter non broye. Un dossier de police dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un courtier d'assurance doit-il conserver un dossier client ?

Le coeur du dossier de conseil et d'intermediation se conserve sous la Wft generalement cinq ans, a compter de la fin de la prestation. La comptabilite financiere releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les autres donnees clients ne se conservent pas plus longtemps que necessaire.

Puis-je conserver des donnees de sante issues d'une assurance vie ou sante ?

Les donnees de sante sont des donnees sensibles et exigent une prudence particuliere. Ne les conservez que le temps necessaire au conseil ou a la police en cours et eliminez-les ensuite en confiance. Gardez-les a part de facon reconnaissable de la comptabilite ordinaire.

Que faire d'un dossier de police apres la fin de l'assurance ?

Conservez ce que la Wft et les regles fiscales exigent et eliminez le reste. Une fois le delai de conservation ecoule et sans reclamation ou litige en cours, vous faites detruire le dossier en confiance.

Comment detruire les dossiers clients conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Un courtier d'assurance travaille avec des donnees d'identite, financieres et parfois de sante de chaque client, entre la Wft, l'obligation fiscale et le RGPD. Conservez le dossier de conseil selon le delai Wft, conservez la comptabilite sept ans et soyez prudent avec les donnees de sante et les copies d'identite. Ce qui n'a plus de base apres la police, vous l'eliminez. Faites-le detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez tous les cadres et protegez les donnees de vos clients.

A lire aussi : conseillers fiscaux : detruire les dossiers clients, bureaux de paie : detruire les donnees de salaires, intermediaires de credit : detruire les dossiers clients et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

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