Conseillers fiscaux : detruire les dossiers clients
Un conseiller fiscal gere les documents les plus sensibles d'une entreprise ou d'un particulier. Declarations, comptes annuels, donnees salariales avec un BSN, une copie de la piece d'identite issue de la vigilance Wwft et des dossiers clients fiscaux complets. Une partie releve de l'obligation fiscale de conservation, une partie de la Wwft et une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.
La reponse courte est la suivante. Vous conservez les declarations et la comptabilite fiscale pendant sept ans, et les donnees de la vigilance client Wwft jusqu'a cinq ans apres la fin de la relation. Les copies d'identite eparses et les fichiers de travail ne se conservent pas plus longtemps que necessaire. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.
Deux cadres : obligation fiscale et RGPD
Chez un conseiller fiscal, deux cadres se croisent. L'obligation fiscale de conservation et la Wwft vous imposent de conserver certains documents a dessein, pour un delai fixe. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. L'obligation de conservation fixe le plancher de ce que vous devez garder. Le RGPD fixe le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.
Traitez donc le dossier client par type de donnee. Une declaration n'a pas le meme statut qu'un brouillon, une copie d'identite ou un courriel de conseil. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps. Vous evitez ainsi que d'anciens dossiers restent des annees sans qu'aucune base ne subsiste.
Delais de conservation par partie
Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et le delai Wwft a partir de la fin de la relation d'affaires.
| Partie | Point de depart | Delai |
|---|---|---|
| Declarations et comptabilite fiscale | Obligation fiscale | 7 ans |
| Immobilier dans le dossier | Delai prolonge | 9 ans |
| Vigilance client Wwft | Wwft, apres fin de relation | 5 ans |
| Copie d'identite et BSN | Le plus limite possible | seulement le necessaire |
| Correspondance de conseil | Lie a la finalite | le plus brievement possible |
| Brouillons et fichiers de travail | Sans obligation | eliminer aussitot |
Utilisez ce tableau comme repere et pas en remplacement de votre propre appreciation par dossier. En cas de doute, consultez votre ordre professionnel ou votre conseil en protection des donnees. Le volet fiscal est detaille dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans, qui couvre aussi le delai prolonge pour l'immobilier.
Copie d'identite et BSN : soyez prudent
Un dossier client fiscal est rempli d'un numero national. Il figure sur la declaration, sur les bulletins de paie et sur une copie de la piece d'identite. Le BSN est une donnee sensible et une copie d'identite contient, outre ce numero, une photo et plus que vous n'en avez besoin en general. Ne conservez donc que ce que la vigilance client et la declaration exigent vraiment et ne gardez pas de copies eparses tant qu'aucune base ne subsiste. Ce que vous avez eu sur papier, vous l'eliminez en confiance plutot que de le mettre au bac a papier.
Vous evitez ainsi de gerer une montagne de donnees d'identite dont vous n'aviez pas besoin. La gestion des mentions de BSN eparses dans d'anciens classeurs et systemes est traitee dans Numeros BSN dans l'ancienne administration. Les cabinets comptables rencontrent la meme question, comme decrit dans experts-comptables et destruction des dossiers clients.
La vigilance client Wwft et son propre delai
En tant que conseiller fiscal, vous relevez de la Wwft et menez une vigilance client. Vous en conservez les donnees et documents jusqu'a cinq ans apres la fin de la relation d'affaires. Ce delai est distinct des sept ans fiscaux et peut etre plus long ou plus court. Gardez donc le dossier Wwft a part de facon reconnaissable, afin de pouvoir compter le bon delai a la fin de la relation. Ce que vous n'avez plus a conserver par la loi ne doit pas rester indefiniment dans un tiroir.
Apres les cinq ans, la base disparait et vous eliminez l'enregistrement en confiance. Le contexte et le recoupement avec le delai fiscal sont exposes dans Wwft : conserver la vigilance client 5 ans. Comptez le delai par client et pas en une fois pour tout l'archive, afin de ne rien detruire trop tot ou trop tard.
Dossiers numeriques et supports en font aussi partie
La plupart du travail se fait aujourd'hui en numerique. Declarations, scans de passeports et dossiers clients complets se trouvent dans votre logiciel, sur des ordinateurs portables et sur des sauvegardes. Un ancien dossier n'est donc que rarement du papier seul. Quand vous detruisez un dossier client, le volet numerique en fait normalement partie. Un ordinateur portable amorti, un ancien serveur ou un disque externe avec des donnees fiscales ne s'efface pas d'une simple touche. La destruction physique du support est la voie la plus sure.
Traitez donc papier et supports ensemble. Ce qui peut partir sur papier peut generalement partir aussi en numerique, et inversement. Vous evitez ainsi de vider l'armoire tout en laissant un ancien disque avec les memes dossiers. Rassemblez les supports scelles et faites-les detruire en confiance avec le papier.
Comment proceder en 6 etapes
- Divisez le dossier en declarations, vigilance Wwft, copie d'identite et fichiers de travail.
- Limitez copie d'identite et BSN a ce que la declaration et la vigilance client exigent.
- Comptez le delai Wwft par client a partir de la fin de la relation.
- Emportez les supports et traitez numerique et papier ensemble.
- Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes et pas dans le bac a papier.
- Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.
Detruire en confiance avec un certificat
Les dossiers clients fiscaux sont detruits en confiance, car ils contiennent des donnees d'identite, de salaire et de patrimoine. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur portable de travail ou une sauvegarde avec des declarations en fait aussi partie.
Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.
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Demandez un devisErreurs frequentes
- Conserver les copies d'identite indefiniment. Ne gardez que ce que la declaration et la vigilance client exigent.
- Confondre le delai Wwft et le delai fiscal. Ils courent separement l'un de l'autre.
- Ne vider que le papier. Les supports avec les memes dossiers restent sinon en place.
- Jeter non broye. Une declaration avec un BSN dans la rue est une violation de donnees a notifier.
- Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.
Questions frequentes
Combien de temps un conseiller fiscal doit-il conserver declarations et dossiers clients ?
Les declarations et la comptabilite fiscale relevent de l'obligation de conservation de sept ans, comptee a partir de la fin de l'exercice. Pour les donnees immobilieres, un delai prolonge de neuf ans s'applique. Les autres donnees ne se conservent pas plus longtemps que necessaire au conseil et a son reglement.
Puis-je conserver une copie d'identite et le BSN dans le dossier client ?
Soyez prudent ici. Une copie de la piece d'identite contient un BSN et une photo et est sensible. Ne conservez que ce que la vigilance client et la declaration exigent vraiment et eliminez les copies eparses des que la base disparait.
Combien de temps conserver la vigilance client Wwft ?
La Wwft impose de conserver les donnees de la vigilance client jusqu'a cinq ans apres la fin de la relation d'affaires. Ensuite la base disparait et vous eliminez l'enregistrement en confiance.
Comment detruire les dossiers clients fiscaux conformement au RGPD ?
En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles jusqu'a la destruction et vous notez l'operation dans votre registre des traitements.
Conclusion
Un conseiller fiscal travaille avec des donnees d'identite, de salaire et de patrimoine de chaque client, entre une obligation de conservation et le RGPD. Conservez les declarations et la comptabilite fiscale sept ans, conservez la vigilance Wwft cinq ans apres la fin de la relation et soyez prudent avec la copie d'identite et le BSN. Traitez les dossiers numeriques et les supports avec le papier. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos clients.
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