Fiscalité

L'obligation fiscale de conservation de sept ans : que peut-on jeter ensuite ?

12 décembre 2025 · 8 min de lecture · DeSnipperaar

Chaque année après la déclaration d'impôt sur les sociétés, les entrepreneurs se posent la même question. Quel classeur peut enfin partir ? L'administration fiscale néerlandaise travaille depuis longtemps avec un délai de conservation de sept ans pour l'administration de base, fixé à l'article 52 de la loi générale sur les impôts (AWR). Mais la pratique est plus nuancée. Pour certains éléments, 9 ans s'appliquent, pour d'autres 10, et il existe des documents qui peuvent partir au plan fiscal après 5 ans mais doivent en réalité rester plus longtemps au titre du RGPD. Cet article fait le point.

Public visé : les entrepreneurs, les teneurs de comptes, les administrateurs et les experts-comptables qui veulent faire le ménage chaque année sans risque de redressement ou d'amende RGPD.

Le cœur de l'article 52 AWR

L'article 52 AWR oblige les personnes soumises à l'obligation d'administration à conserver les supports de données pendant sept ans. Le délai commence le 1er janvier de l'année qui suit la dernière année où le document était pertinent. Concrètement, une facture de 2017 peut être déchiquetée le 1er janvier 2025, car l'exercice concerné se situe alors huit années civiles en arrière. Cela diffère souvent de ce que l'on croit.

La loi mentionne explicitement l'« administration de base » : grand livre, administration des débiteurs et créanciers, stock, achats et ventes, paie. L'administration fiscale peut contrôler jusqu'à ces sept ans, et en cas de redressement fiscal parfois plus longtemps via l'article 16 AWR (jusqu'à 12 ans pour les avoirs étrangers).

Les sept ans en pratique

Qu'est-ce qui relève des sept ans standards ?

• Comptes du grand livre et écritures de journal
• Fiches débiteurs et créanciers
• Factures d'achat et de vente
• Relevés bancaires et pièces de caisse
• Administration des stocks
• Comptes annuels et bilan
• Administration de la paie (volet fiscal, jeux de données pour la déclaration de précompte salarial)
• Déclarations de TVA et documents sous-jacents
• Documents d'importation dans le commerce international

Au plan fiscal, cela peut partir après sept ans. Du point de vue du RGPD, regardez si des données personnelles s'y trouvent. Si oui, la destruction n'est pas une faculté mais une obligation, car une conservation prolongée sans finalité est une infraction à l'article 5 du RGPD.

Le délai de neuf ans pour l'immobilier

Si vous avez de l'immobilier dans l'entreprise, un délai de révision de neuf ans s'applique pour la TVA (article 15, paragraphe 6 de la loi sur la TVA et article 13 du décret d'application TVA). Cela signifie que l'administration relative à l'acquisition, à la révision et à la compensation de TVA doit être conservée neuf ans. En pratique, beaucoup d'entrepreneurs arrondissent à dix ans pour ne pas courir de risque.

Un entrepreneur qui a acheté un bien professionnel en 2015 et effectué la dernière révision de TVA en 2024 ne peut détruire définitivement l'administration du bien que le 1er janvier 2034.

Documents qui peuvent partir avant 7 ans

Tout ne doit pas être conservé sept ans. Quelques catégories peuvent partir plus tôt, et au titre du RGPD le doivent.

• Données de candidature : 4 semaines, 1 an au maximum avec consentement.
• Copies de pièces d'identité : 5 ans après la fin du contrat de travail, sans pertinence fiscale ensuite.
• E-mails internes sans pertinence fiscale : aussi court que possible, souvent 1 à 2 ans.
• Notes de frais du personnel avec reçu scanné : 7 ans au plan fiscal, mais le reçu papier original peut souvent partir dès que le scan est stocké de façon « inaltérable ».

Important également. L'autorité néerlandaise de protection des données (AP) a souligné à plusieurs reprises que le délai fiscal de sept ans n'est pas un blanc-seing pour conserver toutes les données personnelles pendant sept ans. Ce n'est que lorsqu'un document a une finalité fiscale et que les données personnelles en forment une part indissociable que l'obligation de conservation s'applique. Pour les éléments périphériques, vous devez être plus strict.

Le volet numérique

L'administration fiscale accepte la conservation numérique si la forme originale d'enregistrement est préservée, si la lisibilité est garantie et si les données sont contrôlables. En pratique, cela veut dire des scans PDF avec une bonne OCR, stockés sur un système avec journalisation. Si votre volet numérique est en ordre, les documents papier peuvent être déchiquetés dès que le scan est vérifié. C'est ainsi que l'on récupère de l'espace d'archives, par exemple via notre service professionnel de déchiquetage de papier.

Attention toutefois. Certains originaux doivent rester physiques. Pensez aux contrats signés avec signature juridiquement valable, aux actes notariés, à certains documents d'importation (douane) et aux certificats de garantie papier. Demandez à votre expert-comptable en cas de doute. Détruire un original est difficilement réversible.

Détruire après 7 ans : la checklist

1. Tracez une ligne du temps et planifiez votre moment de destruction annuel. Tous les documents de l'exercice X peuvent partir le 1er janvier de l'année X+8, sauf exception applicable.
2. Parcourez les exceptions : immobilier (9 ans), litiges en cours, redressement fiscal, obligations de subvention (parfois 10 ans).
3. Séparez physiquement les boîtes à détruire du reste, pour qu'aucune erreur ne se produise.
4. Choisissez une méthode de destruction conforme à DIN 66399 P-5. Lisez au besoin notre article sur les niveaux P de DIN 66399.
5. Faites établir un certificat de destruction et conservez-le 5 ans comme preuve vis-à-vis de l'expert-comptable et de l'AP.
6. Mettez à jour votre registre des traitements. Les traitements qui n'existent plus n'ont pas leur place dans le registre.

Le non-assujetti : indépendant, association, particulier

Tout le monde ne relève pas de l'article 52 AWR. Les particuliers n'ont aucune obligation légale de conservation, mais 5 ans pour les déclarations d'impôt sur le revenu est un délai pratique sûr. Les associations sans but lucratif ont une obligation d'administration plus légère mais s'en tiennent généralement aux mêmes 7 ans pour ne rien avoir à justifier lors d'un contrôle. Les indépendants sont soumis à l'obligation d'administration dès qu'ils sont entrepreneurs au sens de l'impôt sur le revenu et relèvent donc du délai complet.

L'interaction avec le RGPD et le droit du travail

Un piège. Certains dossiers RH doivent partir avant 7 ans (voyez notre cheatsheet des délais de conservation) mais les fiches de paie doivent être conservées 7 ans au plan fiscal. La solution est la séparation. Distinguez la partie fiscalement pertinente (fiche de paie) de la partie sensible au RGPD (absentéisme, candidature) et appliquez le délai approprié à chaque partie du dossier. Cela vous évite de conserver par mégarde tout pendant 7 ans « par précaution » et d'enfreindre ainsi le RGPD.

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