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Détruire les papiers de travail NBA : que peut-on jeter après 7 ans ?

15 avril 2026 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Chaque printemps, les cabinets comptables vivent le même moment. L'année dont le délai de conservation fiscal est sur le point d'expirer. Sept ans de papiers de travail, de mémorandums d'audit, de balances et de correspondance client attendent leur élimination. Mais que peut-on réellement jeter, et que faut-il encore garder ? Cet article met en regard les cadres de l'art. 52 AWR, les règles professionnelles de la NBA et l'art. 5, par. 1, point e du RGPD.

Écrit pour le responsable de bureau, le responsable conformité et le bureau technique des cabinets comptables de taille moyenne et petite.

La limite des 7 ans dans l'AWR

L'art. 52 AWR impose aux personnes soumises à l'obligation comptable de conserver leur administration pendant sept ans. Pour les experts-comptables, cela vaut doublement. D'abord pour leur propre administration. Ensuite comme obligation dérivée du dossier client dans lequel sont stockés des documents fiscalement pertinents. Après sept années complètes, le délai de conservation de base s'éteint, sauf exceptions.

Exception importante : l'administration relative à l'immobilier a un délai de conservation de neuf ans (délai de régularisation de la TVA). Ne clôturez donc pas trop tôt un dossier comportant des transactions immobilières.

NBA : au moins sept ans, parfois plus

Le règlement de la NBA sur la déontologie et les règles complémentaires sur le dossier d'audit prescrivent que le dossier d'audit est conservé au moins sept ans, calculés à partir de la date de l'opinion d'audit. Pour les titulaires d'un agrément Wta, ce délai s'allonge dans des situations précises. Les documents de vigilance à l'égard de la clientèle liés à la Wwft ont leur propre délai de cinq ans après la fin de la relation d'affaires.

Concrètement : les sept ans fiscaux sont le plancher. L'obligation de conservation réelle peut être plus longue selon le type de client, la mission d'audit et la nature des transactions. Lisez les détails dans notre article de fond l'obligation de conservation fiscale de 7 ans.

Que peut-on alors jeter ?

Une fois le délai applicable le plus long expiré, un document peut et doit être détruit. L'art. 5, par. 1, point e du RGPD (limitation de la conservation) n'est pas une recommandation aimable mais une obligation : les données personnelles ne peuvent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.

• Brouillons de papiers de travail, planifications et analyses de risques des exercices d'audit clos.
• Correspondance client de missions terminées, à condition qu'elle ne soit pas liée à la Wwft.
• Balances, impressions du grand livre et sous-administrations clients après sept (ou neuf) ans.
• Copies fantômes des déclarations fiscales après sept ans.
• Données de paie des anciens salariés du client, dans la mesure où elles sont conservées en dehors de l'obligation de conservation propre au client.

Gardez toujours la décision de destruction liée au dossier. Une règle générale « tout ce qui a plus de sept ans part » est trop grossière. Elle néglige précisément les exceptions liées à l'immobilier, à la Wwft et aux litiges en cours.

Que faut-il garder ?

• Dossiers comportant des litiges, des réclamations ou des procédures fiscales en cours.
• Vigilance à l'égard de la clientèle Wwft jusqu'à cinq ans après la fin de la relation.
• Dossiers d'audit dont le délai de sept ans n'est pas encore écoulé.
• Documents liés à l'immobilier jusqu'à neuf ans.
• Documents faisant l'objet d'une plainte disciplinaire ou d'une enquête de l'AFM ou de la NBA.

Comment détruire : la pratique

Les papiers de travail contiennent des BSN, des données financières, des informations commercialement sensibles et parfois des catégories particulières de données personnelles. Cela relève le seuil de destruction à DIN 66399 P-5 pour le papier et H-4 ou E-4 pour les supports. Un broyeur de bureau n'atteint généralement pas cette norme.

La destruction de documents mobile sur site est une voie logique pour les cabinets comptables. Les boîtes sortent directement de l'armoire d'archives et passent dans le broyeur sur le parking, sans étape intermédiaire où un dossier client reste dans un camion sur l'A10. Immédiatement après l'achèvement, vous recevez un certificat que vous pouvez classer dans votre système qualité comme preuve de limitation de la conservation.

Documentation et dossier qualité

Consignez la destruction dans le registre de destruction du cabinet : quel millésime, quel type de document, quelle méthode, quel sous-traitant, quel numéro de certificat. Le système qualité de la NBA et toute inspection de l'AFM veulent voir que vous ne faites pas que conserver mais aussi nettoyer. Un registre de destruction bien tenu est la preuve.

Plus de contexte sur la pratique comptable chez DeSnipperaar sur notre page sectorielle dédiée aux experts-comptables.

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En bref : sept ans est le plancher fiscal, neuf ans s'applique à l'immobilier, cinq ans après la fin de la relation pour la Wwft. Ce qui dépasse ces délais peut non seulement partir, il doit partir au titre du RGPD. Détruisez de manière contrôlée, sur site, avec un certificat. C'est ainsi que vous clôturez correctement le millésime.