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Pratique

Prêt pour l'audit : clôturer vos archives en fin d'année

· 7 min de lecture · DeSnipperaar

Chaque année arrive le moment où le comptable sonne à la porte. Armoire ouverte, armoire fermée, où est le journal des achats de l'exercice précédent et pourquoi reste-t-il un carton de 2014 derrière l'étagère ? Des archives bien organisées rendent la clôture annuelle plus rapide, moins chère et moins stressante. Des archives mal organisées vous coûtent des heures de recherche et vous chargent d'un travail de concertation avec le comptable que vous auriez pu employer autrement. Cet article propose un rythme et une checklist pour clôturer vos archives à l'épreuve d'un audit chaque année.

Public visé. Administrateurs, office managers, dirigeants de PME et contrôleurs de gestion.

Pourquoi un rituel annuel ?

Sans moment fixe, vos archives croissent sans limite. Les cartons de papier s'empilent, les disques durs restent dans les armoires, les clés USB disparaissent sous les bureaux. Le RGPD (art. 5) impose la limitation de la conservation. La loi fiscale (AWR art. 52) exige que les documents pertinents restent disponibles. Un rythme annuel concilie les deux. Vous savez toujours quel matériel reste légalement nécessaire et lequel peut partir.

Une archive sans moment de destruction annuel devient un système sans contrôle. Vous conservez trop longtemps, vous ne savez pas ce qui s'y trouve et vous courez un risque RGPD.

Le cycle annuel en cinq phases

Phase 1. Inventaire (janvier)

Après la clôture de l'exercice, vous parcourez les archives. Qu'y a-t-il ? Par étiquette de carton vous notez l'exercice, le type de contenu et le délai de conservation. Pas d'étiquettes ? Commencez maintenant. Un carton sans étiquette est un carton que vous ne pouvez pas vider.

Catégories utiles lors de l'inventaire.

Phase 2. Contrôle de conservation (janvier/février)

Par carton vous déterminez si le délai de conservation a expiré. Deux colonnes sur une liste. « Peut partir » et « reste ». Faites valider la liste par un second regard, de préférence quelqu'un disposant d'un pouvoir de décision (responsable financier, DPO).

Phase 3. Clôture comptable de l'exercice (février/mars)

Votre comptable clôture l'exercice précédent. La nouvelle année entre désormais dans les archives. Ce n'est qu'une fois les comptes annuels définitifs que vous pouvez supposer que personne n'aura besoin de revenir sur un document de cette année-là. Après cela vous pouvez détruire définitivement le jeu le plus ancien (exercice X-8, désormais X-1 + 7).

Phase 4. Moment de destruction (mars/avril)

Planifiez une session de destruction mobile. Rassemblez les cartons « peut partir », l'opérateur vous montre, le broyeur tourne, le certificat sort. Voir destruction mobile versus hors site.

Phase 5. Administration et étiquettes (avril)

Rangez le certificat dans le dossier RGPD. Mettez à jour le registre de conservation. Les emplacements d'archives libérés sont réservés à l'exercice suivant.

Checklist pour le contrôle du comptable

Le comptable ne regarde pas seulement les chiffres mais aussi votre processus administratif. Assurez-vous d'avoir prêt.

  1. Grand livre, bilan, compte de résultat de l'année écoulée
  2. Fiches débiteurs et créanciers
  3. Relevés bancaires et pièces de caisse
  4. Déclarations de précompte salarial et fiches de paie
  5. Contrats des nouvelles relations
  6. Procès-verbaux d'inventaire
  7. Certificats de destruction (preuve que les anciens exercices ont disparu)
  8. Registre des traitements mis à jour
  9. Éventuelles notifications de fuite de données de l'année écoulée

Un dossier complet économise des heures de concertation lors du contrôle.

La clôture derrière vous, le moment de faire le ménage ?

Nous venons sur votre site, déchiquetons votre exercice le plus ancien sur place et livrons un certificat pour votre dossier RGPD. Pas de frais de déplacement au-delà d'un certain volume.

Demander un devis

Audit ISO et NEN 7510

Si votre organisation détient l'ISO 27001 ou la NEN 7510 (santé), la gestion des archives fait partie de l'audit annuel. L'auditeur examine.

  • Les délais de conservation sont-ils fixés dans des procédures ?
  • Sont-ils appliqués ?
  • La destruction est-elle documentée ?
  • Existe-t-il un accord de traitement avec l'entreprise de destruction ?
  • Les supports sont-ils éliminés de manière contrôlée ?

Lors d'un audit NEN 7510 pour les établissements de santé, la destruction des données médicales est un point explicite. Voir la WGBO, 20 ans.

Le week-end de pré-audit

Dans la semaine précédant l'audit, de nombreuses organisations font une session de nettoyage. Ce qui arrive souvent. L'armoire est vidée, les cartons retrouvés sont immédiatement déchiquetés dans un broyeur de bureau. C'est une erreur. La raison. Pas de certificat, pas de documentation, pas de piste d'audit.

Mieux vaut. Planifiez la destruction de façon professionnelle avec un certificat, idéalement au moins un mois avant l'audit. Lors de l'audit vous pourrez alors montrer. « Le 15 février nous avons détruit l'exercice 2018, certificat X, conformément à la DIN 66399 P-5. »

Le volet numérique

L'audit vérifie souvent aussi la pratique des archives numériques.

Chacune de ces actions de nettoyage peut se faire dans la même session de broyage mobile que le papier, à condition de choisir un service qui fait les deux.

Que faire si vous avez pris du retard ?

Vous avez sauté des années et un énorme arriéré s'est accumulé ? Pas de panique. L'approche.

  1. Inventoriez grossièrement ce qui s'y trouve. Pas par document, par carton suffit.
  2. Marquez tous les cartons de plus de 8 ans comme « à évaluer ».
  3. Planifiez une grande session de nettoyage ponctuelle avec un broyeur mobile.
  4. Après le nettoyage, instaurez le rythme annuel.

Aucune honte à avoir d'une grande action ponctuelle. Mieux vaut maintenant que de repousser encore.

Collaboration avec le comptable et le DPO

Planifiez une réunion annuelle. Comptable, DPO, administrateur. À l'ordre du jour.

  • Quels délais ont changé dans la législation ?
  • Quelles nouvelles activités de traitement existe-t-il ?
  • Comment se porte le registre des traitements ?
  • Quels dossiers expireront dans les 12 prochains mois ?
  • Quand planifions-nous la prochaine session de destruction ?

Une heure de réunion annuelle économise des dizaines d'heures de suivi.

Mettre en place un rythme annuel ? Appelez-nous ou demandez un devis via desnipperaar.nl. Nous planifions des moments de destruction fixes, système de rappel inclus.