Santé

WGBO 20 ans pour les dossiers patients : la pratique pour médecins et dentistes

30 janvier 2026 · 8 min de lecture · DeSnipperaar

Depuis le 1er janvier 2020, un délai de conservation de 20 ans s'applique aux dossiers médicaux. C'est inscrit à l'article 7:454 du Code civil néerlandais (BW), au sein de la WGBO (loi sur le contrat de traitement médical). Le délai a été porté de 15 à 20 ans pour mieux correspondre à la durée moyenne des soins et des questions de responsabilité. Pour les médecins généralistes, dentistes, kinésithérapeutes et spécialistes, cela signifie concrètement que chaque dossier ouvert reste chez vous pendant vingt ans après la dernière inscription. Cet article aborde ce que cela signifie en pratique et comment détruire en conformité lorsque le délai expire.

Public visé. Médecins généralistes, dentistes, kinésithérapeutes, spécialistes, gestionnaires de cabinet et délégués à la protection des données dans la santé.

L'essence de l'article 7:454 BW

La loi prévoit littéralement que le prestataire de soins conserve le dossier « pendant vingt ans, à compter du moment où la dernière modification du dossier a eu lieu, ou aussi longtemps que cela découle raisonnablement des soins d'un bon prestataire ».

Deux points ressortent. D'abord, le compte à rebours démarre à la dernière modification, pas au début du traitement. Le dossier d'un patient qui vient depuis 2015 et a eu une consultation en 2024 est conservé jusqu'en 2044. Ensuite, « aussi longtemps que raisonnablement » ouvre la porte à une conservation plus longue pour des cas précis, par exemple pour des affections héréditaires où des membres de la famille pourraient encore avoir besoin d'informations.

Exceptions et variantes

• Patients mineurs : les 20 ans ne commencent qu'au 18e anniversaire. Pour un enfant soigné nourrisson et venu pour la dernière fois à l'âge de 2 ans, le délai court jusqu'à ses 38 ans.
• Catégories spécifiques : pour les radiographies par exemple, le délai s'applique pleinement car elles font partie du dossier.
• Patients décédés : 20 ans après le décès, certaines catégories (maladies héréditaires, affections familiales) étant parfois conservées plus longtemps.
• Dossiers psychiatriques : suivent souvent le même régime, avec les directives NIP ou NVvP en complément.
• Dossiers de médecine du travail : 15 ans (l'art. 7:464 BW renvoie à d'autres législations).

Détruire avant 20 ans comporte des risques disciplinaires et civils. Conserver plus longtemps n'est permis sous le RGPD que s'il existe un fondement précis.

DMP et papier, des archives hybrides

La plupart des cabinets travaillent avec un dossier médical informatisé (DMP) comme Promedico, Medicom, Mira, Exquise ou OmniHis. Mais il subsiste presque toujours une partie d'archives papier.

• Anciennes fiches de l'ère pré-DMP
• Courriers entrants et lettres d'adressage non entièrement numérisés
• Radiographies sur film (surtout dans les anciens cabinets dentaires)
• Tracés d'ECG et résultats de laboratoire sur papier
• Formulaires d'admission

Pour la partie papier, le même régime s'applique que pour le numérique. Conserver 20 ans, puis détruire. Une approche hybride ne fonctionne que s'il est clair quel support porte le « document source ». Documents sources sur papier avec une copie numérique, le papier peut partir dès que l'archivage numérique est inviolable et lisible (conformément à l'art. 32 RGPD).

Que détruisez-vous au terme des 20 ans ?

À partir de 2040, la première vague de dossiers sous le nouveau régime commence à expirer. Pour 2025, ce sont encore des dossiers de 2005 qui relevaient de l'ancien régime de 15 ans, mais qui ont reçu le nouveau traitement de 20 ans en 2020 si quelque chose y a été modifié.

Concrètement, vous détruisez.

• Fiches papier des dossiers
• Lettres d'adressage et rapports de spécialistes
• Radiographies sur film (série F DIN 66399)
• Anciennes microfiches
• CD et DVD avec de l'imagerie (série O DIN 66399)
• Clés USB et cartes SD avec sauvegardes (série E)
• Disques durs d'anciens postes de travail (série H, voir effacer ou détruire un disque dur)

Pour le papier, le niveau DIN 66399 P-5 est le standard dans la santé, car les dossiers patients relèvent de la catégorie particulière de l'art. 9 RGPD.

Certification et rôle du DPO

Chaque tour de destruction exige un certificat qui rejoint le dossier RGPD du cabinet. Le délégué à la protection des données (obligatoire dans les grandes organisations de soins, recommandé dans les plus petites) s'en sert pour les audits et les éventuelles questions de l'autorité néerlandaise de protection des données ou de l'inspection de la santé et de la jeunesse.

Au minimum sur le certificat.

1. Nombre d'unités par type (fiches de dossier, radiographies, bandes, disques)
2. Méthode (broyeur mobile, désintégrateur)
3. Niveau DIN 66399 (P-5, E-5, F-5 pour l'imagerie)
4. Date et lieu de la destruction
5. Noms de l'exécutant et du témoin (gestionnaire de cabinet, médecin, DPO)
6. Numéro de mission unique

Fermer ou transmettre un cabinet

Quand un médecin part à la retraite ou transmet le cabinet, l'obligation de conservation demeure. Il y a deux options.

1. Transmission au successeur : le nouveau médecin reprend le dossier sous le secret. Le patient a le droit d'accès et peut s'opposer. Documentez la transmission dans un accord de traitement.
2. Service d'archivage externe : des gestionnaires d'archives spécialisés conservent les dossiers jusqu'au terme du délai. La destruction a alors lieu sous la gestion de ce service. Vérifiez s'il propose le DIN 66399 P-5 et la certification.

Ce qui n'est pas permis, conserver les dossiers au domicile du médecin. Le lieu doit disposer d'un contrôle d'accès, d'un coffre résistant au feu et d'une journalisation.

L'articulation avec le RGPD

Le délai de conservation propre à la WGBO prime sur la limitation de la conservation du RGPD. Tant que les 20 ans courent, la conservation n'est pas seulement permise mais obligatoire. Dès que le délai expire, l'art. 5 RGPD revient au premier plan et la destruction devient la règle par défaut.

Les patients peuvent, pendant le délai, demander une destruction anticipée (art. 7:455 BW). Le médecin peut refuser si « un intérêt substantiel d'une personne autre que le patient » s'y oppose (par exemple une demande de responsabilité en cours). Dans la plupart des cas, la demande est accordée et la destruction suit selon le P-5.

Le calendrier pratique

Un bon cabinet programme un moment de destruction par an, de préférence en janvier ou février. C'est calme et vous pouvez retirer des archives les dossiers de l'année d'il y a 20 ans moins 1 (donc en 2026 les dossiers dont la dernière inscription date de 2005), établir une liste de contrôle et les faire détruire dans un passage de broyeur mobile.

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